Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp

Resumo

Exportar pelo WhatsApp é você tocar em Exportar na mensagem da cotação e escolher Excel ou PDF: o arquivo chega na conversa, a cotação ganha a marca de exportada e a conversa se encerra. Se você é administrador da empresa ou da loja daquela cotação, a Dri também tenta confirmar o pedido, e se algo impedir, a mensagem que vem com o arquivo diz o quê. Para o vendedor e o representante, a cotação continua em rascunho e se confirma pela tela.

O que exportar pelo WhatsApp não faz: em regra, não grava nada no ERP, mesmo quando o pedido é confirmado ali; a gravação no ERP sai pela tela do pedido. Pedir o arquivo por escrito ("manda em PDF") também não é exportar: entrega só o arquivo, e a cotação fica como estava, em rascunho e aberta na conversa. Os modelos customizados de pedido não se escolhem pela conversa, só pelo menu Exportar da cotação na Vendria.

O que é

Depois que a Dri monta a cotação no WhatsApp, ela oferece os botões [Exportar] e [Adicionar itens]. Tocando em Exportar, aparecem [Excel] e [PDF], e o arquivo chega na conversa.

Exportar pelo WhatsApp é mais do que baixar: é dizer "estou mandando este pedido". Por isso o toque no botão faz outras coisas além de gerar o arquivo, e pedir o arquivo por escrito não faz. As duas seções seguintes explicam a diferença.

Para baixar a cotação pela tela, ver Baixar a cotação em PDF, Excel ou CSV: o menu Exportar e os modelos.

Pedir o arquivo por escrito não é exportar

Pedir o arquivo em palavras entrega só o arquivo; tocar em Exportar é que exporta. Esta é a diferença que mais engana:

• Tocar em [Exportar] e escolher o formato (ou escrever exatamente o rótulo do botão) é exportar. O documento é marcado como exportado, a Dri tenta confirmar o pedido e a conversa se encerra.
• Pedir o arquivo em palavras ("manda o primeiro pedido em PDF") entrega só o arquivo. O documento continua exatamente como estava: em rascunho, sem marca de exportação, nada vai ao ERP, e a conversa segue aberta na mesma cotação. A mensagem avisa: "📄 Só o arquivo: o pedido continua em rascunho e nada foi enviado ao ERP."

A regra por trás: nenhum passo sem volta sai de uma frase que não o pediu.

O efeito colateral é proposital: sem a marca de exportação, a cotação não entra na resposta de "o que está pendente pra mim?". Um rascunho que ninguém exportou não é tarefa pendente de ninguém.

O que acontece quando você toca em Exportar

Tocar em Exportar gera o arquivo, marca a cotação, tenta confirmar o pedido e encerra a conversa, nesta ordem:

1. A Dri gera o arquivo no formato escolhido e manda na conversa, com a contagem de itens ("Planilha enviada! 12 itens."). Item sem produto do catálogo e item com quantidade zero ficam fora do arquivo, e a legenda do arquivo diz quantos entraram do total (por exemplo, "2 de 16 itens").
2. O documento ganha a marca de exportado: na lista de cotações ele passa a aparecer como Exportado, com há quanto tempo.
3. A Dri tenta confirmar o pedido, o que só acontece em alguns casos (veja a seção sobre quem confirma).
4. Junto do arquivo chega o aviso sobre o pedido, quando há um: cliente faltando, pendência de conferência, item zerado, falta de estoque, pedido mínimo e outros. Numa cotação só, sai um aviso, o que mais pesa. Numa compra com mais de uma loja, sai um por motivo.
5. A conversa é encerrada. A cotação continua salva em Cotações, mas deixa de estar aberta na conversa: a próxima mensagem começa um atendimento novo e só mexe nela se você disser qual é. Ver a seção Depois de exportar: mexer de novo na cotação.

Quem confirma o pedido ao exportar pelo WhatsApp

Pelo WhatsApp, o pedido só é confirmado quando quem exporta é administrador da empresa ou da loja daquela cotação. Para o vendedor e o representante, o toque em Exportar entrega o arquivo e deixa a cotação em rascunho, com a marca de exportada. A mensagem diz: "📄 Enviei o arquivo. O pedido ainda não foi criado: abra a cotação na Vendria e confirme para gerá-lo."

Isso é decisão, não falha: no WhatsApp não há tela para mostrar o que o pedido vai levar antes de confirmá-lo. O vendedor confirma pela tela da cotação. Ver Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou.

A exceção é quando falta algo sem o qual o pedido nem pode ser montado. Aí a mensagem não é a do 📄, para ninguém: numa loja que envia pedidos ao ERP, uma cotação sem cliente chega com "🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: falta informação que o ERP exige para montar o pedido". Na grande maioria das vezes, o que falta é o cliente. A seção dos avisos diz o que pode faltar e onde resolver cada um.

Depois de exportar: mexer de novo na cotação

Depois que você toca em Exportar, a conversa foi encerrada e a cotação deixou de estar aberta nela. Para mexer de novo, diga à Dri qual cotação é, ou ajuste pela tela.

• Acrescentar itens: itens mandados sem dizer a cotação viram uma cotação nova, porque a exportada já não está aberta na conversa. Para completar a exportada pela conversa, diga qual é: "na cotação de ontem, põe mais 2 AB10371" ou "na última cotação". Isso vale enquanto a cotação não foi confirmada. Se mais de uma serve, a Dri pergunta "Em qual cotação eu mexo?", e a conversa passa a mexer na que você escolher. Ver Recomeçar, encerrar e os comandos da conversa.
• Prazo, forma de pagamento, desconto: a Dri muda essas condições só na cotação aberta na conversa. Logo depois do export, ela responde "Não tem cotação aberta nesta conversa para eu ajustar." Diga a condição antes de tocar em Exportar, ou escolha na tela da cotação. Ver Mudar as condições do pedido pelo WhatsApp.
• Abrir de novo: toque no link da mensagem da cotação, ou abra pela lista em Cotações, ajuste e confirme por ali. Para vendedor e representante ela continua em rascunho, então dá para editar, pela tela ou pela conversa.
• Exportar outra vez: o botão Exportar da mensagem da cotação continua valendo enquanto ela não foi confirmada, porque leva o número da cotação. Ele gera o arquivo de novo e encerra a conversa de novo. Se a cotação já foi confirmada, a Dri responde "⚠️ Esta cotação não está mais aberta para exportação."
• Quer continuar mexendo pelo WhatsApp? Peça o arquivo por escrito ("manda em PDF"): sai só o arquivo, e a conversa continua aberta na mesma cotação, pronta para o próximo ajuste.

Os avisos que chegam com o arquivo exportado

O arquivo sai em todos os casos, e você pode mandá-lo ao cliente: os avisos falam do pedido, não do arquivo. Alguns impedem a confirmação; os outros só descrevem o pedido que saiu.

Impedem:

• informação que o ERP exige: "🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: falta informação que o ERP exige para montar o pedido". O que pode faltar, e onde resolver:
• o cliente da cotação, numa loja que envia pedidos ao ERP. Escolha no quadro do cliente na tela da cotação, ou diga o cliente à Dri antes de tocar em Exportar ("é da Casa Modelo" ou o CNPJ): o toque em Exportar grava na cotação o cliente escolhido na conversa. Ver Escolher o cliente da conversa no WhatsApp e O cliente da cotação: identificar, definir e trocar;
• se o cliente que você quer ainda não está cadastrado, não há o que escolher: peça o cadastro antes. Ver Pedir o cadastro de um cliente novo;
• um cliente escolhido, mas sem CNPJ no cadastro: o pedido do ERP é identificado pelo CNPJ. Se a venda é para uma empresa, escolha o cadastro com CNPJ; se é para pessoa física, o pedido não vai ao ERP;
• num pedido de grupo, as quantidades distribuídas entre as empresas: sem elas não há para quem faturar. Distribua os itens na tabela da cotação, ou escolha a empresa que fatura o pedido inteiro;
• a forma de pagamento, quando o ERP da loja exige uma, nada foi escolhido e a conexão com o ERP não tem uma forma padrão;
• um cliente com título vencido, quando a loja bloqueia esse caso;
• nas lojas com a trava completa ligada, também um preço que o ERP não deixa calcular. A tela da cotação diz qual é.
• pedido mínimo: "🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: o total está abaixo do pedido mínimo desta loja". Abra a cotação na tela para ver quanto falta.
• cliente que o ERP recusa: "🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: o ERP desta loja recusa este cliente". O ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele, sem duplicidade e sem bloqueio. Abra a cotação para ver o motivo exato, acerte o cadastro no ERP (ou peça a quem cadastra clientes), use Conferir no ERP e exporte de novo. Sem o botão, a recusa é conferida de novo com o ERP quando você abre a cotação ou exporta outra vez, passados uns dez minutos da última conferência.
• código repetido: "🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: o mesmo código está em mais de uma linha, e o ERP desta loja não aceita código repetido no pedido. Junte as linhas numa só (ou mantenha só uma) na cotação e confirme de novo." Isso só acontece nas lojas cujo ERP recusa o mesmo código em duas linhas. Logo abaixo, a mensagem diz qual código está repetido.

Só avisam:

• pendência de conferência: a leitura saiu como estava; abra a cotação na tela, confira e exporte de novo se algo mudar;
• item com quantidade zero: aquele item não entrou no pedido;
• falta de estoque sem decisão: a quantidade pedida foi inteira para o pedido e para o arquivo. Decida na linha da cotação, na tela (ver Estoque na cotação: o aviso de falta e as saídas), e exporte de novo;
• prazo em branco, forma de cobrança que falta para o prazo negociado, rateio por filial recusado: o pedido existe na Vendria, mas vai ter problema na hora de ir ao ERP. Cada aviso diz o que escolher ou corrigir na tela da cotação.

O aviso de que a forma de pagamento vai com o padrão da conexão, quando ninguém escolheu uma, não vem na mensagem do WhatsApp: ele só aparece na tela da cotação.

O ERP e a exportação pelo WhatsApp

Em regra, exportar pelo WhatsApp não grava nada no ERP, mesmo quando o pedido é confirmado ali. A gravação no ERP sai pela tela do pedido, onde dá para ver os avisos antes de mandar. Quando a sua loja envia pedidos ao ERP, confira a cotação na tela depois de exportar. Ver Quando o pedido confirmado não entra no ERP.

Exportar uma compra com mais de uma loja

Quando a cotação virou uma compra com pedidos de lojas diferentes, a exportação gera um arquivo por loja, e a mensagem diz quantos saíram ("3 arquivos enviados!"), com uma linha por loja e a contagem de itens de cada uma.

Se a sua empresa trata cada pedido da compra como independente, só o pedido desta conversa pode ser confirmado por ali. A mensagem avisa: "Confirmei só o pedido desta conversa. Os demais desta compra se confirmam na web, um a um".

Modelos de arquivo na exportação pelo WhatsApp

Pelo WhatsApp, o arquivo da cotação sai no modelo padrão daquele formato, o mesmo do download pela tela sem escolher modelo.

• No PDF, a Dri não pergunta modelo: sai direto.
• No Excel, se a loja tem planilhas de pedido cadastradas, a Dri pergunta "Qual formato deseja usar?" e mostra Padrão Vendria junto com o nome de cada planilha. Com até três opções elas vêm em botões; com mais, você responde o número. Sem planilha cadastrada, o arquivo sai direto.
• Padrão Vendria é o modelo padrão de Excel da sua empresa, ou o da representação creditada na cotação, quando ela tem um.
• Numa compra com mais de uma loja ela não pergunta: cada loja sai no seu.
• Os modelos customizados de pedido (aqueles que, na tela, aparecem no atalho ★ e em Escolher modelo…) não se escolhem pela conversa. Para usar um deles, abra a cotação na Vendria e use o menu Exportar. Ver Modelos de exportação de pedidos e cotações: padrão, customizados e atalhos ★.

Para saber quais modelos existem, peça "quais modelos eu tenho?": ela lista os modelos de exportação, separados entre os da lista do catálogo e os de pedidos e cotações, e as planilhas de pedido da loja.

Pedir a lista de produtos num modelo nomeado ("manda a lista no modelo Time Interno") já é entrega: ela gera o arquivo da lista naquele modelo. Isso vale para a lista, não para a cotação. Ver Modelos de arquivo da lista: de quem é o layout.

Foto, colunas e itens por página no arquivo da cotação

O PDF da cotação já sai com a foto de cada item que tem foto cadastrada, quando a sua empresa não fixou colunas no modelo de PDF. Item sem foto sai sem ela, e se nenhum item tem foto a coluna nem aparece.

• No Excel da cotação, sem colunas fixas, a coluna Imagem traz um link Ver imagem, e não a foto dentro da célula.
• Com um modelo de colunas fixas, a foto só sai se o modelo tiver a coluna de imagem. Quem muda o modelo é o administrador. Ver Colunas, unidade, filial e formatação de um modelo de exportação de pedido.
• Pela conversa não dá para tirar, acrescentar ou renomear coluna do arquivo da cotação, nem escolher itens por página ou grade. Isso é da lista de produtos, não da cotação.
• Para mandar ao cliente um catálogo com foto dos itens da cotação, peça uma lista de produtos com os códigos desses itens. Ver Gerar uma lista de produtos pelo WhatsApp.

No celular, no computador, no chat próprio e no Telegram

Os botões [Exportar], [Excel] e [PDF] funcionam igual no WhatsApp do celular, no do computador, no chat próprio da Dri e no Telegram, e o arquivo chega na mesma conversa em que você pediu. Tocar em Exportar não abre formulário: a Dri pergunta o formato na própria conversa.

No chat próprio, o arquivo aparece na conversa e abre numa prévia, com o botão Baixar. Ver Onde falar com a Dri: WhatsApp, chat próprio e Telegram.

Quem confirma o pedido ao exportar é decidido pela pessoa, não pelo canal: a regra da seção Quem confirma o pedido ao exportar pelo WhatsApp vale nos três.

Quando o arquivo exportado não sai

Se o arquivo não chegar, a Dri avisa e manda o link da cotação para baixar pela Vendria: "Não consegui entregar a planilha aqui no WhatsApp. Peça de novo. Se continuar, baixe pelo site:", seguido do link. O link abre a cotação, e lá o menu Exportar baixa o arquivo. No chat próprio e no Telegram, a frase nomeia o canal em que você está.

Se o arquivo não saiu, a cotação não é marcada como exportada e a conversa não fecha: toque em Exportar de novo. Numa compra com mais de uma loja, ela conta o que saiu e o que não saiu ("2 de 3 arquivos enviados.", com uma linha por loja) e termina com "Toque em Exportar para tentar novamente."

O arquivo nunca some em silêncio: uma mensagem de "enviado" sobre um arquivo que não chegou seria pior que o erro.

Erros comuns

• Tocar em Exportar querendo só o arquivo. Exportar marca a cotação como exportada e encerra a conversa; para administrador, também confirma o pedido. Para só receber o arquivo, peça em palavras: "manda em PDF".
• Pedir o arquivo em palavras achando que exportou. "Manda em PDF" entrega só o arquivo: a cotação continua em rascunho e nada vai ao ERP.
• Exportei e a cotação continua Rascunho. É o normal para vendedor e representante: confirme pela tela.
• Pedi o PDF e a conversa não fechou. Pedir por escrito entrega só o arquivo. Para exportar de fato, toque em Exportar.
• Perguntar "como faço isso?" logo depois do aviso. O Exportar encerra a conversa, e a mensagem seguinte começa um atendimento novo, que não tem o aviso anterior. Diga o que quer: "como escolho o cliente da cotação?".
• Mandei mais itens depois de exportar e virou outra cotação. Depois do Exportar a conversa encerra. Diga à Dri em qual cotação pôr os itens ("na última cotação, põe mais 2 AB10371"), acrescente pela tela da cotação exportada, ou apague a cotação nova e ajuste a exportada.
• Tocar em Adicionar itens numa mensagem antiga. Ele só vale enquanto a conversa daquela cotação está aberta; depois do export, os itens vão para uma cotação nova.
• A planilha não chegou e a Dri mandou um link. Peça de novo. Se repetir, abra o link e baixe pelo menu Exportar da cotação, ou peça o PDF.
• Pedir "o PDF do pedido com 4 itens por página". Itens por página e grade não existem no arquivo da cotação; são da lista de produtos.
• O cliente recebeu um item sem estoque. Sem decisão na linha, a quantidade pedida vai inteira. Decida na cotação e exporte de novo.

Perguntas comuns

O que faço depois de exportar a cotação pelo WhatsApp? Mande o arquivo ao cliente. Se você é vendedor ou representante, abra a cotação pelo link e confirme para gerar o pedido; o que faltar (cliente, prazo, forma de pagamento) se escolhe ali.

Exportei e veio "NÃO foi confirmado": o que falta? Quase sempre o cliente da cotação. Também pode ser a forma de pagamento, as quantidades de um pedido de grupo, um cliente com título vencido, o pedido mínimo da loja, um cliente que o ERP recusa ou o mesmo código em duas linhas, nas lojas cujo ERP não aceita isso. A seção dos avisos lista cada caso e onde resolver.

O PDF que veio com o aviso pode ir para o cliente? Pode. O arquivo é o orçamento e saiu normalmente; o aviso é sobre virar pedido.

Como evito o aviso de cliente faltando? Diga o cliente à Dri antes de tocar em Exportar ("é da Casa Modelo" ou o CNPJ), ou escolha o cliente na tela da cotação.

Posso pedir para a Dri mudar o prazo depois de exportar? Logo depois, não: a conversa encerrou, e a Dri responde que não tem cotação aberta na conversa. Mude pela tela da cotação, ou diga o prazo antes de tocar em Exportar.

Por que eu, vendedor, não confirmo pelo WhatsApp? Porque o WhatsApp não tem tela para mostrar o que o pedido vai levar antes de confirmar. Você confirma pela tela da cotação; ver a seção Quem confirma o pedido ao exportar pelo WhatsApp.

Dá para escolher o modelo do arquivo pela conversa? Só entre o Padrão Vendria e as planilhas de pedido da loja, no Excel. Os modelos customizados de pedido se usam pela tela da cotação.