Pedir o cadastro de um cliente novo

Onde fica

No menu, em Clientes: é lá que aparecem os clientes do ERP que você pode trazer. Na cotação, o mesmo vale no campo de cliente. E pelo WhatsApp, pedindo à Dri.

Quem cadastra cliente

Cadastrar um cliente novo na Vendria é tarefa do administrador da sua empresa. O vendedor não tem, em Clientes, os botões de criar cadastro. E, se abrir o formulário de cadastro por algum atalho, o salvamento é recusado para a sua conta.

O que o vendedor pode fazer: trazer do ERP um cliente da própria carteira que ainda não está na Vendria, pedir o cadastro ao administrador e seguir com a cotação sem cliente enquanto o cadastro não sai.

A exceção: cadastrar o cliente no ERP

Cadastrar o cliente no ERP da empresa, pela Vendria, é outra coisa, e tem regra própria. Podem:

• os administradores da empresa;
• numa empresa de representação, o Sócio e o Administrativo, sempre, e o Vendedor quando o Sócio liberou no cartão Envio ao ERP, em Configurações da representação. São duas chaves: uma para o cadastro pela aba Clientes e outra para o cliente novo que vai junto com o pedido. Com a da cotação bloqueada, o cadastro fica guardado com o pedido e o Administrativo confere e confirma (ver Permissões: o que a equipe da representação pode fazer).

O vendedor interno da empresa, sem ser administrador, não cadastra no ERP, salvo na empresa em que ele vê todos os clientes: aí ele cadastra escolhendo a representação dona do cliente. Na cotação e no pedido recusado, quem não pode vê, no lugar do botão, uma frase dizendo a quem pedir.

Para quem pode, o cadastro no ERP aparece em quatro lugares:

• em Clientes, no botão Cadastrar cliente no ERP;
• na faixa de conferência do cliente dentro da cotação (seção abaixo);
• no seletor de cliente da cotação, com Cadastrar cliente novo no ERP;
• quando a cotação ainda está sem cliente, no botão Cadastrar "nome do cliente" (ou Cadastrar cliente, se o documento não trouxe o nome) ao lado do seletor, na cotação, na compra e no carrinho. Ele abre o mesmo cadastro, já com o que foi lido do documento. Se a loja da cotação não tem ERP conectado, esse botão abre o cadastro só da Vendria, que é do administrador.

Ver O cliente da cotação: identificar, definir e trocar.

Primeiro, confira se o cliente já existe

Antes de pedir um cadastro, procure o cliente em Clientes, no campo Buscar por nome, CNPJ ou código.... Busque também pelo CNPJ: muitas vezes o cliente está cadastrado com a razão social, e você procurou pelo nome fantasia.

Em loja integrada a ERP, a lista de Clientes também traz os clientes da sua carteira do ERP que ainda não estão na Vendria. Nessas linhas aparece o botão Trazer para a Vendria: um clique cria o cadastro com os dados do ERP, sem esperar ninguém. Se a linha disser Só o representante padrão traz, o cliente é de outro representante no ERP, e é ele quem precisa trazer.

O mesmo vale dentro da cotação: no campo de cliente, digite 3 letras ou mais e as linhas vindas do ERP aparecem na lista; escolher uma traz o cliente e já o vincula à cotação.

Quando a Dri diz que não encontrou o cliente

"Não encontrado" quer dizer que a Dri não achou, com o dado que você mandou, nenhum cliente que você possa usar. Não quer dizer, sozinho, que o cliente não tem cadastro. Cada resposta diz uma coisa:

• "Comprador '…' não encontrado.": nenhum cliente da sua carteira casou com o que você escreveu (nem no ERP da loja, onde a busca no ERP está ligada). A resposta sugere tentar o nome completo, telefone, CPF ou CNPJ e traz o link da sua lista de Clientes. Confira lá pela razão social e pelo CNPJ antes de pedir cadastro.
• "Nenhum comprador encontrado para…": a mesma coisa, quando você só perguntou pelo cliente, sem escolher para a cotação.
• "O cliente deste CNPJ está fora da sua carteira: vínculo não aplicado.": o cliente existe, mas é de outro vendedor ou ainda está sem vendedor. Pedir cadastro não resolve: quem muda a carteira é o administrador (mais abaixo).
• "Este cliente está na carteira de outro vendedor: vínculo não aplicado.": a mesma situação, achada pelo nome no ERP da loja.

⚠️ Pelo nome, a Dri nem sempre distingue "de outro vendedor" de "sem cadastro". A busca por nome olha só a sua carteira, então um cliente cadastrado na carteira de um colega costuma voltar como não encontrado, igual a um cliente que não existe. Pelo CNPJ ela distingue: se o cliente for de outro vendedor, ou estiver sem vendedor, ela diz que está fora da sua carteira; se nenhum cadastro da sua empresa tiver aquele CNPJ (nem o ERP da loja, onde a busca no ERP está ligada), ela diz que não encontrou. Por isso, antes de pedir cadastro, mande o CNPJ: "troca o cliente para 11.222.333/0001-81".

A sugestão de tentar nome, telefone, CPF ou CNPJ vem sempre igual, mesmo quando você acabou de mandar um deles. Se você mandou o CNPJ completo e veio "não encontrado", repetir o CNPJ não muda nada: o cliente não tem cadastro com esse CNPJ, e o caminho é trazê-lo do ERP, cadastrá-lo no ERP pela cotação (quem pode, ver abaixo) ou pedir o cadastro.

Cliente que existe num ERP e falta no outro: cadastrar pela cotação

Numa loja integrada, a cotação confere o CNPJ do cliente no ERP. Quando o ERP da loja não conhece o cliente, a faixa de conferência fica vermelha com Este cliente não está cadastrado no ERP, e a confirmação trava: o ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele. A linha do CNPJ diz em qual ERP ele falta e, quando ele já existe em outro ERP da empresa, onde.

Quem pode cadastrar cliente no ERP vê, na linha, o botão Cadastrar cliente no ERP (Filial). Quando o cliente já está cadastrado em outro ERP da empresa, o botão diz de onde vêm os dados: Cadastrar cliente no ERP (Filial) com os dados do ERP (Principal).

1. Clique no botão. O cadastro abre já preenchido com o cadastro que existe no outro ERP, e o topo diz de onde veio: "Dados do cadastro no ERP (Principal) (código 12345) — confira antes de enviar". Sem cadastro em outro ERP, vêm os dados que a Vendria tem do cliente.
2. Confira os dados. As conexões em que o cliente falta vêm marcadas, e a desta cotação tem o selo necessária para este pedido. Desmarque as que não quiser.
3. Clique em Enviar cadastro ao ERP. A mensagem confirma: "Cadastro enviado ao ERP (Filial). A confirmação libera quando o ERP aprovar o cadastro." (nas lojas que aceitam o cadastro junto com o pedido, veja abaixo)

Se a leitura do outro ERP falhar, o cadastro abre assim mesmo, com o CNPJ, para você preencher o resto.

Cadastrar junto com o pedido: confirmar sem esperar a aprovação

Em algumas lojas, o ERP aceita o cadastro do cliente dentro do próprio pedido: o cliente e o pedido chegam juntos, e a retaguarda aprova o cliente e importa o pedido logo em seguida. É o mesmo jeito que o aplicativo de vendas do próprio ERP trabalha. Nessas lojas, quem pode cadastrar cliente no ERP vê, na linha do CNPJ, o botão Cadastrar junto com o pedido no lugar do cadastro comum, e a faixa diz "Ele pode ser cadastrado junto com este pedido."

Quando ele aparece: a loja da cotação aceita o cadastro dentro do pedido, o cliente não está no ERP dela e a cotação não está rateada entre filiais. Se o botão não aparece para você, o caminho é o de cima: cadastrar e esperar a aprovação.

1. Clique em Cadastrar junto com o pedido. A janela abre com Cadastrar junto com o pedido marcado em Quando o cadastro vai ao ERP, e os dados vêm preenchidos como no cadastro comum (do outro ERP, quando o cliente existe lá).
2. Confira os dados. O destino é um só: o ERP desta cotação.
3. Clique em Salvar para enviar com o pedido. Nada vai ao ERP agora: o cadastro fica guardado na Vendria. A mensagem confirma: "Cadastro salvo para ir ao ERP (Filial) junto com o pedido."

A faixa fica azul, com "O cliente será cadastrado no ERP (Filial) junto com este pedido", e a confirmação libera na hora. Para corrigir algum dado antes de confirmar, use Conferir dados do cadastro, na própria faixa: a janela reabre com o que você salvou, e é só salvar de novo.

Prefere mandar o cadastro já? Na mesma janela, marque Enviar o cadastro agora. Nessas lojas a confirmação também não espera a aprovação: assim que o ERP desta cotação recebe o cadastro, a faixa diz "Pode confirmar agora: o pedido vai junto com o cadastro".

O que acontece depois de confirmar. O pedido sai com o cliente dentro. Na seção do cliente, a cotação passa a mostrar a faixa Cadastro do cliente enviado ao ERP (Filial), aguardando aprovação, e o painel do ERP diz "Cliente cadastrado no ERP (Filial) junto com o pedido — aguardando aprovação da retaguarda." Enquanto isso o pedido fica aguardando importação: a retaguarda aprova o cliente primeiro e importa o pedido em seguida: às vezes em poucos minutos, às vezes só no dia seguinte ou depois. O tempo total depende de quando alguém da retaguarda faz o aceite, que é um passo manual. Quando o cadastro é aprovado, a Vendria liga o cliente ao ERP sozinha em até cerca de 1 hora, a faixa e a linha somem e quem enviou o cadastro recebe um aviso no sininho: "O cliente já pode receber pedidos neste ERP." O aviso é sobre o cliente, não sobre o pedido: o andamento do pedido (aguardando importação, importado) você acompanha no painel do ERP da cotação.

Se a retaguarda recusar o cadastro. A Vendria não fica sabendo de uma recusa de cadastro: o pedido continua aguardando importação e, passado o prazo normal da loja, aparece como Importação atrasada. Fale com quem cuida do ERP: ou o cadastro é corrigido lá e os dois entram, ou o pedido é recusado também e passa a valer o caminho de Quando o pedido confirmado não entra no ERP.

Quem não pode cadastrar lê, nessas lojas: "Peça a quem cadastra clientes para cadastrar este cliente no ERP (Filial); dá para fazer junto com este pedido, sem esperar a aprovação."

O andamento do cadastro, na própria faixa

O cadastro chega ao ERP como pendente, e alguém do lado de lá precisa aprovar. Enquanto isso, a linha do CNPJ mostra o andamento no lugar do botão:

• "Cadastro enviado ao ERP (Filial) em 08/10 às 14:30 — aguardando aprovação. Quando o ERP aprovar, a confirmação libera (use Conferir no ERP)."
• "O ERP aprovou o cadastro (código 12346). Use Conferir no ERP para liberar a confirmação." O código só aparece para quem fez o cadastro, para a representação dele e para os administradores.
• "O envio do cadastro falhou — tente cadastrar de novo.": o botão volta.

Conferir no ERP, na faixa, pergunta ao ERP de novo, na hora. Cada vez que a faixa é aberta, a Vendria também pergunta se o cadastro já foi aprovado; quando foi, a recusa antiga é apagada e a confirmação destrava.

Quem não pode cadastrar lê, na linha: "Peça a quem cadastra clientes para cadastrar este CNPJ no ERP (Filial); depois use Conferir no ERP."

Cliente novo, que não existe em lugar nenhum

Quem pode cadastrar cliente no ERP cadastra o cliente novo direto do seletor de cliente da cotação, com Cadastrar cliente novo no ERP: o cliente entra na cotação na hora e a confirmação libera quando o ERP aprovar o cadastro. Na loja que aceita o cadastro dentro do pedido, a janela já vem com Cadastrar junto com o pedido marcado, e a confirmação libera na hora (seção acima). O botão Cadastrar "nome do cliente", ao lado do seletor, abre o mesmo cadastro já preenchido com o que foi lido do documento. O passo a passo está em O cliente da cotação: identificar, definir e trocar.

Se a mensagem disser "O cadastro foi enviado ao ERP (…), mas o cliente não pôde entrar nesta cotação.", o cadastro foi feito: escolha o cliente na lista quando ele aparecer, ou fale com quem administra os clientes.

Pedir o cadastro pela Dri no WhatsApp

A Dri anota o pedido de cadastro, mas quem cadastra é o administrador, e você precisa falar com ele.

1. Na conversa com a Dri, peça: "cadastra o cliente Auto Peças Silva".
2. A Dri pede o nome e, se você tiver, o telefone do comprador.
3. Ela responde "Anotei o pedido de cadastro", com o número do pedido, o nome e, se você deu, o telefone que ficaram anotados, e avisa: "Ele não chega sozinho ao administrador e eu não aviso quando o cadastro sair."

Se já existe um pedido anotado com o mesmo nome, a Dri não duplica: responde "Já anotei um pedido de cadastro para" aquele cliente, com o número do pedido, e pede que você fale com quem administra a sua empresa.

O pedido aparece em Ações, como uma ação Solic. cliente.

⚠️ O pedido de cadastro não chega sozinho ao administrador

O pedido anotado pela Dri não entra numa fila de aprovação e não gera aviso para o administrador. Para o cadastro acontecer de fato, avise quem administra a empresa diretamente.

O pedido anota só o nome e o telefone. O CNPJ que você mandou na conversa não vai junto. Passe ao administrador, de uma vez, o que o cadastro precisa: nome fantasia, razão social, CNPJ, telefone, e-mail e endereço. E peça que ele coloque o cliente na sua carteira: cliente cadastrado sem vendedor, ou na carteira de outra pessoa, não pode ser vinculado por você.

Se o cliente tiver cadastro no ERP, diga isso ao administrador: ele pode trazê-lo do ERP em vez de digitar os dados.

A Dri não avisa quando o cadastro sai. Quando o administrador disser que cadastrou, mande o CNPJ à Dri para vincular o cliente à cotação: "troca o cliente para 11.222.333/0001-81". Ela também pede isso na própria resposta: "Depois que ele cadastrar, me mande o CNPJ e eu vinculo o cliente."

Se você é o administrador e pediu à Dri

Se quem pediu o cadastro à Dri foi você, administrador, o pedido também fica só anotado em Ações, como Solic. cliente: ninguém aprova e ninguém cadastra por você. A Dri responde igual ao vendedor e manda falar com quem administra a empresa, mas quem cadastra é você mesmo, pela tela.

Em Clientes, use Cadastrar cliente no ERP para digitar os dados (ele envia o cadastro direto para o ERP) ou Importar Documento para enviar a ficha cadastral do cliente. Na empresa sem ERP conectado, no lugar de Cadastrar cliente no ERP está Nova Empresa. Se o cliente já está no ERP da loja, clique em Trazer para a Vendria na linha dele. Se Importar Documento não aparece e a tela diz Clientes vêm do ERP, a sua empresa está no modo em que os clientes vêm só do ERP: cadastre pelo Cadastrar cliente no ERP, ou no próprio ERP, e traga o cliente pela busca. Depois, mande o CNPJ à Dri para vincular o cliente à cotação. Ver Cadastrar um cliente: Nova Empresa, documento ou ERP.

A cotação não espera o cadastro

Você não precisa parar a venda enquanto o cadastro não sai:

• Pelo WhatsApp: a Dri segue montando a cotação sem cliente selecionado. Sem cliente, os preços saem de tabela, sem desconto negociado.
• Na tela: a cotação fica com o selo Cliente não identificado. Quando o documento trouxe um CNPJ que não está cadastrado, o editor mostra o aviso CNPJ … não cadastrado.

Quando o cadastro existir, vincule o cliente à cotação: pela Dri, pelo CNPJ ("troca o cliente para 11.222.333/0001-81"), ou pela tela (Definir cliente / campo Empresa). A cotação é recalculada na hora com o desconto e a tabela do cliente. Ver O cliente da cotação: identificar, definir e trocar.

⚠️ Vincule o cliente antes de mandar a proposta: o preço que o cliente recebeu é o que vale, e depois de enviada a troca de cliente pode ser recusada.

⚠️ Montar e enviar a proposta não esperam o cadastro; confirmar espera. Numa loja que envia pedidos ao ERP, a confirmação fica travada enquanto o ERP não conhece o cliente, porque o pedido seria recusado lá. A exceção é a loja que aceita o cadastro dentro do pedido: lá, Cadastrar junto com o pedido libera a confirmação na hora (ver acima).

Quando o cliente existe, mas é de outro vendedor

Se o cliente já está cadastrado na carteira de outra pessoa, pedir cadastro não resolve: quem muda a carteira é o administrador. Na tela, ao escolher o cliente, a Vendria responde Cliente fora da sua carteira. Pelo WhatsApp, a Dri avisa "O cliente deste CNPJ está fora da sua carteira: vínculo não aplicado." e segue com a cotação sem cliente.

Quando dá errado

• "Importação de clientes do ERP não está habilitada para esta loja.": nesta loja o vendedor não traz cliente do ERP; peça o cadastro ao administrador.
• "Este cliente é de outro representante. Ele precisa trazê-lo para a Vendria.": o ERP aponta outro representante como dono do cliente.
• "Você ainda não tem vínculo com o ERP — fale com o administrador para consultar clientes por aqui.": a sua conta não está ligada ao seu código de vendedor no ERP, então a carteira do ERP não aparece para você.
• Pedi o cadastro pela Dri e o cliente não apareceu: o pedido só fica anotado; fale direto com o administrador. Se o administrador é você, cadastre o cliente em Clientes.
• O administrador cadastrou, e a Dri diz que o cliente está fora da minha carteira: o cliente foi cadastrado sem vendedor ou na carteira de outra pessoa. Peça ao administrador que o coloque na sua carteira.

Perguntas comuns

A Dri avisa quando o administrador cadastrar o cliente? Não. Ninguém avisa. Quando o administrador disser que cadastrou, mande o CNPJ à Dri para vincular o cliente à cotação.

O pedido de cadastro pela Dri chega ao administrador? Não. Ele fica anotado e aparece em Ações, mas não entra numa fila nem gera aviso. Fale direto com o administrador e passe os dados do cliente.

Sou o administrador e pedi à Dri para cadastrar um cliente. Quem aprova? Ninguém. O pedido fica só anotado em Ações, e quem cadastra é você, em Clientes, com Cadastrar cliente no ERP (que envia o cadastro direto para o ERP) ou Trazer para a Vendria. Na empresa sem ERP conectado, o cadastro é pela Nova Empresa.

Por que a Dri diz que não encontrou um cliente que existe? Ou ele está na carteira de outro vendedor (ou sem vendedor), ou o nome está escrito diferente do cadastro, ou ele ainda não foi trazido do ERP para a Vendria. Mande o CNPJ: assim a Dri diz se ele é de outra carteira.

Preciso esperar o cadastro para montar a cotação? Não. A cotação segue sem cliente, a preço de tabela, e é recalculada quando você vincular o cliente.