O cliente da cotação: identificar, definir e trocar

Onde fica

Abra a cotação em Cotações. O cliente aparece na seção Cliente, logo no alto da página.

Quando a cotação está aberta para edição (rascunho), o cliente é o campo Empresa do bloco de cliente: o mesmo campo que aparece no carrinho de uma cotação nova. Fora do editor, a seção Cliente traz o link Definir cliente (sem cliente) ou Trocar cliente (com cliente).

Por que o cliente da cotação muda o preço

O cliente escolhido decide o desconto negociado, a tabela de preço e, em loja integrada a ERP, o ajuste de preço que o ERP guarda para ele. Enquanto a cotação está sem cliente, os preços são os de tabela.

Em loja que aplica um percentual por cliente vindo do ERP, a tela avisa isso ao lado do campo de cliente com a faixa Preço base.: os valores podem subir ou descer assim que o cliente for vinculado. Quando o cliente tem ajuste em vigor, a seção Cliente mostra uma linha Preço: com o nome da tabela e o percentual, por exemplo "105% da tabela".

Como a Vendria identifica o cliente sozinha

Quando a cotação nasce de um documento (foto, PDF, planilha), a Vendria tenta achar o cliente e diz como achou, com uma linha logo abaixo do título da seção:

• Identificado pelo CNPJ no documento: o CNPJ lido casou com um cadastro.
• Identificado pelo nome no documento: casou pelo nome da empresa.
• Identificado pelo CNPJ de N filiais: o documento trazia CNPJs de filiais, e eles apontam para o mesmo cliente.
• Identificado por X de Y filiais reconhecidas: os nomes de filial escritos no pedido bateram com filiais cadastradas de um cliente.

Se você trocar o cliente depois, a linha some: ela descreve a escolha automática, não a sua.

⚠️ A identificação automática respeita a sua carteira. Se o cliente achado no documento é de outro vendedor, a Vendria não vincula e avisa: Cliente identificado no documento está fora da sua carteira. Vínculo não aplicado. A cotação segue sem cliente, a preço de tabela.

Cliente não identificado: o que a tela oferece

Sem cliente, a seção mostra o selo âmbar Cliente não identificado, seguido do que foi lido do documento (nome, CNPJ, cidade, telefone). É o convite para você escolher o cliente certo antes de mandar a proposta.

Quando há candidatos prováveis, aparece o campo Clientes sugeridos, com um botão "1 sugestão" ou "N sugestões". Cada sugestão traz o CNPJ e o motivo do palpite ("pelo nome" ou "X de Y filiais"). Escolher uma sugestão vincula o cliente; não confirma a cotação. A linha Comprador provável resume o candidato mais forte e pede que você confirme.

Num pedido de grupo sem empresa mãe, a seção diz Pedido de grupo · N destinos, um pedido para cada · sem empresa mãe. Isso não é pendência: cada destino tem o próprio cliente. No carrinho e no editor o mesmo modo aparece como Por loja · N lojas.

Buscar o cliente pelo código do ERP

Quando a cotação está sem cliente e a loja é integrada a um ERP que permite essa busca, a seção Cliente mostra o quadro Matriz não identificada — anexe o cliente para verificar filiais no ERP, com dois caminhos:

1. Em Buscar por código do cliente, digite o código que o cliente tem no ERP no campo Código do cliente (ERP) e clique em Buscar.
2. Se só um ERP responde, a matriz é definida na hora: Matriz definida: <razão social> · CNPJ … · conexão ….
3. Se mais de um ERP tem aquele código, a tela pede Vários clientes encontrados — escolha o ERP e lista as opções; clique na certa.
4. Com a matriz definida, a Vendria procura as filiais dela no ERP.

O outro caminho do quadro é Inserir CNPJ da matriz, para digitar o CNPJ à mão.

Mensagens comuns da busca por código: Nenhum cliente com esse código no ERP., O ERP desta loja não permite busca por código. e Não foi possível consultar o ERP agora. Tente novamente.

No editor, não existe esse quadro: o próprio campo Empresa aceita o código do ERP na busca (Nome, CNPJ ou código do cliente...).

Pelo WhatsApp, o mesmo código serve: escreva "cliente 43" na conversa. Ver Escolher o cliente da conversa no WhatsApp.

Definir ou trocar o cliente fora do editor

1. Na seção Cliente, clique em Definir cliente ou Trocar cliente.
2. Digite no campo Buscar cliente.... Cada linha da lista traz a razão social em cima e, embaixo, nome fantasia, cidade, código no ERP e CNPJ.
3. Em loja com ERP, digite pelo menos 3 letras para a busca incluir também os clientes do ERP. As linhas com o ícone de banco de dados vêm de lá: o clique traz o cliente para a Vendria e já o vincula (a linha mostra "importando...").
4. Clique no cliente. A mensagem Cliente vinculado — totais atualizados confirma.

Para deixar a cotação sem cliente, use Remover cliente, no fim da mesma lista. A mensagem é Cliente removido — totais atualizados.

Se o cliente não existe em lugar nenhum, o rodapé da lista pode trazer Cadastrar cliente novo no ERP. Ver a seção Cliente que não existe no sistema, mais abaixo.

Quando a cotação faz parte de uma compra com vários pedidos, o link vira Definir na compra ou Alterar na compra e leva à página da compra, onde o cliente é definido para todos os pedidos de uma vez. Na empresa que trata cada pedido da compra como independente, o link continua Definir cliente ou Trocar cliente e a troca vale só para aquele pedido.

Definir o cliente no editor (campo Empresa)

No rascunho, clique no campo Empresa ("Selecione um cliente") e busque. A lista começa pela sua carteira.

• Nenhum deixa a cotação sem cliente.
• Buscar fora da minha carteira no ERP… amplia a busca para toda a base do ERP; ← Voltar para a minha carteira desfaz.
• Só clientes deste ERP esconde quem não tem cadastro no ERP da loja desta cotação; Mostrar todos os clientes volta à lista inteira.
• Um aviso Carteira parcial — digite para buscar todos os seus clientes. quer dizer que a lista aberta mostra só uma parte da carteira; digitar o nome busca nela inteira.

Com o cliente escolhido, aparece ao lado o campo Contato (opcional), para indicar a pessoa do cliente que fez o pedido.

O que recalcula quando você define ou troca o cliente

• Totais e desconto: a cotação é repreçada com o desconto e a tabela do novo cliente. A troca vale para a cotação inteira, não só para as linhas novas.
• Ajuste do ERP: o ajuste de preço do cliente é relido no ERP no momento do vínculo. Se mudou, a tela avisa O ajuste deste cliente mudou no ERP: de … para …. Os preços já foram recalculados. Se o ERP não respondeu, o aviso diz que o preço usa o ajuste da última leitura e pede para conferir no ERP antes de enviar.
• Prazo e frete: sugestões que tinham vindo do cliente anterior são soltas, e a tela volta a buscar as praticadas pelo novo.
• Filial na lista: as filiais de um cliente aparecem recuadas embaixo dele, para você achá-lo pelo nome ou CNPJ de uma loja da rede. Clicar numa filial escolhe o próprio cliente: quem paga o pedido é sempre o cliente. Num pedido rateado, as filiais de cada destino continuam como estavam.

Usar dados do documento ou do ERP

Em loja integrada, a Vendria confere o CNPJ do cliente no ERP. Quando o ERP responde, a seção Cliente passa a exibir razão social, nome fantasia, IE, e-mail e telefone como estão no ERP, e ao lado dos selos aparece o botão Usar dados do documento. Ele volta a exibir o que foi lido do pedido; Usar dados do ERP desfaz. Se os dois divergem, a diferença aparece em âmbar ao lado.

O CNPJ nunca é trocado por essa escolha: ele é a chave da conferência.

Cliente fora da sua carteira

O cliente da cotação tem de ser da carteira de quem vende aquele pedido. Quando o vendedor da cotação já está definido, a lista de clientes vem filtrada pela carteira dele, e o topo da lista diz isso: Só a carteira de <nome>. Para ver todos, um administrador tira o vendedor no bloco Vendedor.

Se você é representante, alcança só os clientes da sua carteira (ou da sua representação). Escolher um cliente fora dela é recusado com Cliente fora da sua carteira. A mensagem não diz de quem é o cliente, de propósito.

Cliente que não existe no sistema

Cadastrar cliente novo é tarefa do administrador da sua empresa. Enquanto o cadastro não sai, a cotação segue sem cliente, a preço de tabela, e você vincula depois. Ver Pedir o cadastro de um cliente novo.

Cadastrar cliente novo no ERP, sem sair da cotação

Em loja com ERP, quem pode cadastrar cliente no ERP vê no rodapé do seletor de cliente a opção Cadastrar cliente novo no ERP. Ela aparece no Definir cliente / Trocar cliente da página da cotação, no campo Empresa do editor e do carrinho, e no seletor de cliente da página da compra. Quem pode: os administradores da empresa e, numa empresa de representação, o Sócio, o Administrativo e o Vendedor que a representação liberou em Permissões.

1. Busque o cliente primeiro. Se ele não aparecer, clique em Cadastrar cliente novo no ERP.
2. A janela Cadastrar cliente no ERP abre com o que você digitou na busca: um CNPJ válido vai para o campo CNPJ; um nome vai para a Razão social.
3. Complete os dados e confira a lista de conexões: uma linha por ERP da empresa, com uma caixa de seleção. As livres vêm marcadas, e as do ERP desta cotação aparecem com o selo necessária para este pedido. Desmarque as que não quiser; uma conexão que não pode receber o cadastro aparece desabilitada, com o motivo.
4. Clique em Enviar cadastro ao ERP.

O cliente entra na cotação na hora, e a mensagem diz: "Cadastro enviado ao ERP (Filial). O cliente já está nesta cotação; a confirmação libera quando o ERP aprovar o cadastro." Você segue montando a cotação normalmente, com o cliente certo e os preços dele.

⚠️ Confirmar fica travado até o ERP aprovar o cadastro (nas lojas que aceitam o cadastro junto com o pedido, veja abaixo). O ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele, e o aceite do cadastro é um passo manual de quem cuida do ERP. Enquanto isso, a faixa de conferência do cliente mostra "Cadastro enviado ao ERP (Filial) em 08/10 às 14:30 — aguardando aprovação". Quando o ERP aprovar, use Conferir no ERP e a confirmação destrava.

Às vezes o cadastro é enviado, mas o cliente não pode entrar nesta cotação. A mensagem diz isso sem dar o motivo: "O cadastro foi enviado ao ERP (Filial), mas o cliente não pôde entrar nesta cotação. Escolha o cliente na lista quando ele aparecer ou fale com quem administra os clientes."

Na loja que aceita o cadastro dentro do pedido

Algumas lojas têm um ERP que recebe o cliente novo junto com o pedido: os dois chegam no mesmo envio, e a retaguarda aprova o cliente e importa o pedido em seguida. Nelas, quando a cotação ainda não tem cliente e não está rateada entre filiais, a janela abre com uma escolha a mais, Quando o cadastro vai ao ERP:

• Cadastrar junto com o pedido (recomendado, já vem marcado): o cadastro fica salvo na Vendria e vai ao ERP no mesmo envio do pedido, quando a cotação for confirmada. O botão é Salvar para enviar com o pedido, e não há lista de conexões: o destino é o ERP desta cotação.
• Enviar o cadastro agora: o envio de sempre, com a lista de conexões.

Com Cadastrar junto com o pedido, a mensagem diz "Cadastro salvo para ir ao ERP (Filial) junto com o pedido. O cliente já está nesta cotação, e ela já pode ser confirmada: a retaguarda aprova o cadastro e importa o pedido em seguida." Aqui confirmar não espera a aprovação. O que acontece depois, e o que fazer se a retaguarda recusar o cadastro, está em Pedir o cadastro de um cliente novo.

Se a janela disser que o ERP desta cotação "ainda não aceita o cadastro dentro do pedido", marque Enviar o cadastro agora: vale o caminho de cima.

Quando dá errado

• "Cliente fora da sua carteira.": o cliente é de outro vendedor. Peça ao administrador para ajustar a carteira, ou para o vendedor dono cuidar do pedido.
• "O cliente não pode ser alterado: …": a troca reprecifica a cotação, e o preço não pode mudar nesse momento. Se a mensagem diz está com o comprador (versão enviada), o cliente tem em mãos uma proposta enviada: abra a cotação e troque o cliente por ali. Ela volta para edição depois do aviso, e a versão que ele recebeu deixa de valer. Ver Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar. Nos outros casos, como uma cotação que já foi ao ERP ou um pedido confirmado que o cliente aceitou pelo link, duplique a cotação para refazer com outro cliente.
• "Conector do ERP fora do ar — não dá para conferir sua carteira agora.": a lista depende da carteira do ERP e ele não respondeu. Não é a carteira que sumiu; tente de novo em instantes.
• "Nenhum cliente com esse nome na carteira do vendedor do pedido.": a busca está recortada pela carteira do vendedor desta cotação.
• "ERP indisponível — tente novamente.": a busca na base do ERP falhou; os clientes já cadastrados continuam aparecendo.

Para escolher o cliente pelo WhatsApp, ver Escolher o cliente da conversa no WhatsApp.

Perguntas comuns

Como acho o cliente pelo código dele no ERP? Na tela, digite o código no campo Empresa do editor ou, fora do editor, em Código do cliente (ERP) no quadro da seção Cliente (quando o ERP da loja permite essa busca). No WhatsApp, escreva "cliente 43" para a Dri.

Trocar o cliente muda o preço das linhas que já estão na cotação? Muda. A cotação inteira é repreçada com o desconto, a tabela e o ajuste do ERP do novo cliente, não só as linhas que entrarem depois.

A cotação pode ficar sem cliente? Pode, a preço de tabela, e a seção Cliente mostra o selo Cliente não identificado. Escolha o cliente antes de enviar, para o desconto dele valer.

Por que o cliente que o documento trazia não foi vinculado? Quando a tela avisa Cliente identificado no documento está fora da sua carteira. Vínculo não aplicado., ele é da carteira de outro vendedor, e a cotação segue sem cliente. Sem esse aviso, a Vendria não teve certeza de quem é o cliente: confira os Clientes sugeridos ou busque o cliente pelo nome, CNPJ ou código.