Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou

Onde fica

Liberar, fechar ou finalizar o orçamento é o botão Confirmar orçamento: é ele que transforma a cotação em pedido. No menu, em Cotações, abra a cotação. O botão é o preto na ponta direita da barra do alto da página; no celular, ele fica na barra fixa do rodapé. Ele tem um de dois nomes:

• Confirmar orçamento: quando a cotação ainda não foi enviada ao cliente, ou já voltou para a sua empresa;
• Cliente confirmou: quando a proposta está com o cliente (a cotação aparece como Aguardando aprovação do cliente).

Quando a sua loja envia pedidos ao ERP, o botão ganha o selo ERP e a descrição passa a dizer que o pedido também vai para lá.

Confirmar direto, sem enviar o orçamento

Em Rascunho ou Aguardando, Confirmar orçamento fecha o pedido na hora: a descrição do botão diz "fecha o pedido direto, sem conferência". Serve para o cliente que já aprovou por telefone, pela conversa ou pessoalmente, e não precisa receber proposta nenhuma.

Se o cadastro do cliente pede conferência da proposta antes de fechar, a tela pergunta primeiro: "Este cliente exige conferência da proposta antes de fechar. Confirmar direto, sem enviar o orçamento?" Responder que sim fecha o pedido do mesmo jeito; cancelar deixa tudo como estava, e aí o caminho é Enviar orçamento (ver Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente).

Registrar o aceite com Cliente confirmou

Quando a proposta congelada está com o cliente e ele responde que aceita (por WhatsApp, telefone, e-mail), clique em Cliente confirmou. Abre a janela Cliente confirmou — COT-…, que lembra qual versão o cliente tem em mãos:

1. Em Como chegou o aceite? (opcional), o campo já vem com "WhatsApp". Troque se foi por outro meio, ou deixe como está.
2. Clique em Registrar e confirmar.
3. Se aparecer a janela de estoque ou do ERP (seções abaixo), confira e continue.

O pedido fecha, e a página passa a mostrar Confirmado — registrado por <seu nome> (WhatsApp). O aceite é do cliente; o registro é seu, e fica com o seu nome.

⚠️ O aceite vale para a versão que o cliente tem. Se a proposta mudou depois de enviada, ele aceitou a versão anterior. Confira antes de registrar.

A janela que aparece antes de fechar

Em dois casos o clique abre uma janela de conferência antes de fechar:

• Confira antes de fechar: há item sem estoque suficiente e ninguém decidiu o que fazer. Ela oferece as mesmas escolhas da tabela: Mandar a quantidade pedida assim mesmo, Mandar só o que tem em estoque (com a pré-venda, na loja que a conta) e Mandar só o que tem em estoque, sem a pré-venda (na loja sem pré-venda, Mandar só o que tem em estoque e tirar o que não tem). A última manda só o que está na prateleira, e o item sem nada lá sai do orçamento. Ver Estoque na cotação: o aviso de falta e as saídas.
• Este pedido será gravado no seu ERP: a loja envia pedidos ao ERP. A janela mostra o que vai ser gravado, e o botão final diz Confirmar e enviar ao ERP (ou Registrar e enviar ao ERP, no caso do aceite do cliente).

Fechar a janela sem clicar cancela a confirmação.

O que muda quando o pedido é confirmado

• O status vira Confirmado, e o número troca de COT para ORD: o mesmo documento, com o mesmo número base.
• Uma mensagem confirma, por exemplo: "Pedido #123 confirmado — 2 itens ficaram de fora e 1 aviso registrado no pedido."
• A cotação trava para sempre: preço, itens e condições não mudam mais.
• Quando a loja envia pedidos ao ERP, o envio acontece nesse momento. Se ele falhar, ver Quando o pedido confirmado não entra no ERP.

O Registro do envio: avisos e itens que ficaram de fora

Depois de confirmar, a página do pedido ganha o bloco Registro do envio (quando a loja tem ERP, ele fica como seção dentro do painel do ERP). Ele nasce fechado e mostra as contagens ao lado do título: "2 itens não foram no pedido", "3 avisos registrados no envio". Clique para abrir:

• Itens que ficaram de fora: cada linha que não foi no pedido, com código, descrição, quantidade e o motivo: quantidade zero, código não encontrado no catálogo, removida por decisão do vendedor ou não entrou nas saídas do pedido, e para onde ela não foi (ERP, arquivo do cliente).
• Avisos no momento do envio: o que a tela avisava no instante da confirmação: pendência de conferência em aberto, item fora do múltiplo da embalagem, falta de estoque, forma de cobrança ou prazo em branco, pedido abaixo do mínimo, e parecidos.

É um registro, não uma lista de tarefas: ele serve para responder, dias depois, por que o pedido saiu como saiu. A cotação continua guardando tudo o que o cliente pediu.

O que não impede confirmar

Quase nada impede. Pendência de conferência, falta de estoque, quantidade fora do múltiplo e linha zerada viram aviso, não trava. Você vê os avisos antes, no painel de conferência, e eles ficam gravados no Registro do envio. A forma de cobrança em branco não trava numa loja sem ERP. Numa loja que envia pedidos ao ERP, ela só avisa quando a integração tem uma forma padrão: o pedido vai com ela, e o aviso diz Vai com a forma de cobrança padrão.

⚠️ A consequência continua sendo sua: confirmar com falta de estoque sem decidir manda a quantidade cheia para o pedido e para o arquivo do cliente.

Quando o botão de confirmar fica cinza

O botão fica cinza quando o pedido não pode ser montado ou a loja não o aceita, e o motivo aparece ao lado, em Ver o motivo (ou Ver os N motivos). Passe o mouse ou clique para ler. Numa loja sem ERP, o pedido mínimo aparece numa frase curta que aponta para o painel de conferência, onde está o detalhe. Os casos:

• o pedido está abaixo do pedido mínimo e a loja não aceita abaixo dele: acrescente itens. Vale em qualquer loja, com ou sem ERP;
• a loja envia pedidos ao ERP e falta o que o pedido precisa para ser gravado: cliente sem CNPJ (o motivo diz Cliente sem CNPJ: escolha na cotação um cliente com CNPJ no cadastro), pedido sem itens, ou forma de cobrança que nem a cotação nem a integração resolvem (o motivo diz Conexão sem forma de cobrança padrão: quem cuida da integração cadastra a forma padrão);
• o cliente tem título vencido no ERP e a loja ligou, nas Regras Comerciais, Bloquear envio para cliente com títulos vencidos: o motivo aparece como Cliente com título vencido, o pedido não sai, com quantos títulos, o total e a data do mais antigo. A cotação continua salva e pode ser confirmada quando os títulos forem quitados. Título em aberto que ainda está no prazo não bloqueia;
• o ERP da loja recusa este cliente (não cadastrado, cadastro duplicado ou cliente bloqueado): o motivo diz qual foi e em qual ERP. Acerte o cadastro no ERP (ou peça a quem cadastra clientes) e use Conferir no ERP na cotação (seção abaixo);
• em algumas lojas a recusa vale também para outras previsões do ERP. Nas demais, o painel de conferência avisa que o pedido vai falhar no ERP, mas o botão continua liberado;
• você trabalha numa representação que reserva o envio ao ERP para o Sócio ou o Administrativo: a descrição diz "grava no ERP — só o Sócio ou o Administrativo confirma". Peça a um deles.

Para os impedimentos do pedido (mínimo, cliente, itens, forma de cobrança, título vencido, previsão do ERP), o administrador da empresa ou da loja vê, no menu Outras ações, o item Confirmar mesmo assim, e a dispensa fica registrada. Ele avisa que o pedido pode ser recusado pelo ERP. Vendedor não vê essa opção; se precisar, peça ao administrador. A reserva da representação não tem essa saída: quem confirma é o Sócio ou o Administrativo.

Cliente que o ERP recusa trava a confirmação

O ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele, sem duplicidade e sem bloqueio. Quando a Vendria já sabe que o ERP vai recusar o cliente, o botão de confirmar fica cinza, em qualquer loja: confirmar só produziria um pedido que não entra no ERP. Na cotação, a faixa de conferência do cliente fica vermelha e diz em qual ERP o cliente falta e, se ele existe em outro ERP da empresa, onde.

O que destrava:

1. Cadastre o cliente no ERP indicado, ou peça a quem cadastra clientes. Quem pode cadastrar cliente no ERP pela Vendria vê, na própria faixa, o botão Cadastrar cliente no ERP (…). Ver Pedir o cadastro de um cliente novo.
2. Depois que o ERP aprovar o cadastro, clique em Conferir no ERP: a Vendria pergunta ao ERP na hora, e a confirmação libera.

Na loja em que o ERP aceita o cadastro dentro do pedido, não é preciso esperar: quem pode cadastrar vê, na faixa, Cadastrar junto com o pedido. Com o cadastro salvo, a faixa fica azul e a confirmação libera na hora; o cliente vai ao ERP no mesmo envio do pedido. Ver Pedir o cadastro de um cliente novo.

Mesmo sem o clique, a recusa não fica valendo por muito tempo: ela é conferida de novo com o ERP depois de uns 10 minutos, enquanto um cliente aceito vale por 24 horas. Assim, quem acabou de cadastrar o cliente no ERP não fica barrado por uma resposta velha.

A Vendria também aprende com o envio. Quando um pedido confirmado volta recusado pelo ERP porque o cliente não está cadastrado lá (ou está em dobro), essa resposta fica guardada, e a próxima confirmação desse CNPJ, no mesmo ERP, trava antes, em vez de mandar outro pedido que seria recusado. Ver Quando o pedido confirmado não entra no ERP.

Perguntas comuns

Como libero, fecho ou finalizo o orçamento? Abra a cotação em Cotações e clique em Confirmar orçamento. Se a proposta já está com o cliente, o botão se chama Cliente confirmou: clique nele quando o cliente aceitar.

Liberar o pedido é a mesma coisa que liberar o crédito do cliente? Não. Confirmar o orçamento é com você, na cotação. O crédito é do ERP da loja: quando a loja é integrada, a cotação mostra ao lado do cliente Crédito disponível com o valor, Sem crédito disponível, Cliente bloqueado no ERP ou Crédito: sem dado no ERP. Esse selo é informação e não deixa o botão de confirmar cinza. Mudar o limite ou desbloquear o cliente é com quem cuida do crédito na sua empresa, no ERP, e não se faz pela Vendria.

Exportei a cotação pelo WhatsApp. O pedido já está confirmado? Se você é vendedor ou representante, e não administrador da empresa ou da loja, não: a cotação continua em rascunho, com a marca de exportada, e a Dri avisa que o pedido ainda não foi criado. Abra a cotação na tela e clique em Confirmar orçamento. Ver Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp.

Por que não aparece o botão de confirmar? A cotação já foi confirmada, rejeitada, cancelada ou venceu, ou não é um documento que você pode fechar.

A cotação venceu e o cliente aceitou agora. E agora? Cotação Expirado não se confirma. Abra a cotação e altere o que precisa (ela volta para edição), reenvie com prazo novo e registre o aceite da versão nova. Ver Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar.

Confirmei por engano. Dá para desfazer? Pedido confirmado não volta a ser cotação pela tela. O caminho é cancelar o pedido e, se for o caso, duplicar a cotação. Ver Duplicar e revisar uma cotação.

E quando é uma compra com vários pedidos? Cada pedido tem o seu botão, e a página da compra tem Confirmar tudo. Ver A página da compra: confirmar, rejeitar e incluir lojas de uma vez.

Por que o Confirmar tudo está cinza na página da compra? Algum pedido da compra vai ser recusado na confirmação (por exemplo, o ERP daquela loja recusa o cliente), e confirmar tudo recusaria a compra inteira. A tela diz qual, ao lado do botão: "… o pedido desta loja vai ser recusado na confirmação. Confirmar tudo recusaria a compra inteira — abra o pedido para ver o motivo e resolvê-lo." Isso vale também para o administrador: a opção de confirmar mesmo assim fica na página de cada pedido, não na da compra.