Quando o pedido confirmado não entra no ERP

Onde fica

Quando a sua loja envia pedidos ao ERP, a página do pedido (no menu em Cotações) tem a faixa Status de envio no ERP. Fechada, ela mostra esse nome e um estado curto, com as mesmas palavras do selo do ERP no cartão da lista: importado, aguardando importação, importação atrasada há 17 h, enviando, tentando de novo, falta corrigir, recusado, cliente não cadastrado, cliente duplicado, não entrou e outros. Quando o pedido nunca foi enviado, o cabeçalho diz Pedido ainda não enviado ao ERP.

Clique no cabeçalho para abrir a faixa. Dentro dela, o bloco Estado traz o título completo do que aconteceu, a explicação e os botões de ação. Na página da compra, o mesmo estado aparece numa caixa colorida por pedido, só para leitura.

Quando dá tudo certo, a faixa encolhe. Com todos os pedidos do envio já no ERP e nada pendendo de ninguém, a página da cotação passa a mostrar os pedidos em abas — uma por pedido, e a Cotação original por último —, e a faixa vira uma linha só: "Enviado ao ERP (conexão) em <data>. Os pedidos estão nas abas acima.", com a âncora do envio ao lado. O estado, o número, o total e a nota de cada pedido moram na aba dele (ver O pedido como ele ficou no ERP).

A faixa inteira volta — e é nela que está a ação — sempre que o envio ainda pede alguém: envio que falhou, recusado, filial segurada, rateio incompleto, pré-venda esperando o aceite no ERP. Não há aba para o que não virou pedido.

O que a faixa diz sobre o ERP é sempre sobre este documento inteiro, e é a mesma régua do selo do ERP no cartão da lista: as duas telas nunca discordam. Num documento que tem pedido e pré-venda, o cabeçalho continua falando do PEDIDO enquanto ele estiver em andamento — uma pré-venda já faturada não faz o documento parecer resolvido. A pré-venda que ainda espera o aceite no ERP aparece com o Nº âncora dela, rotulado: nesse intervalo a âncora é o único jeito de achá-la lá dentro.

Na lista de Cotações, o filtro ERP: não está no ERP junta os pedidos confirmados que tiveram envio e não estão no ERP, com a contagem entre parênteses: é o jeito mais rápido de achar todos de uma vez. Ele traz todos os estados abaixo que não são importado nem aguardando importação, inclusive enviando e tentando de novo, em que a Vendria ainda está cuidando do envio. O selo de cada cartão diz em qual deles o pedido está.

Numa loja que não envia pedidos ao ERP, nada disso aparece.

Por que um pedido confirmado pode ficar fora do ERP

Confirmar cria o pedido na Vendria e dispara o envio ao ERP. São dois passos separados de propósito: uma falha do ERP nunca desfaz a confirmação. Por isso existe um estado real (pedido confirmado aqui e ausente lá), e é dele que esta página trata.

O motivo muda o conserto. Às vezes a Vendria nem chegou a falar com o ERP; às vezes o ERP respondeu e recusou; às vezes a chamada não completou. O bloco Estado diz qual foi, e as seções seguintes dizem o que fazer em cada caso.

O que cada estado do envio ao ERP quer dizer

Estes são os títulos que aparecem no bloco Estado da faixa Status de envio no ERP. Entre parênteses, a palavra que o selo do ERP mostra no cartão da lista e no cabeçalho fechado da faixa para o mesmo estado:

• Pedido importado no ERP (importado): entrou; o número do pedido no ERP vem junto.
• Pedido aguardando importação no ERP (aguardando importação): chegou ao ERP e espera alguém de lá importar. Se a importação demora mais que o normal desta conexão, o título passa a ser Importação atrasada no ERP, com o tempo de espera, e o selo fica âmbar e diz importação atrasada: cobre quem importa os pedidos no ERP. A Dri usa a mesma régua quando você pergunta do pedido.
• Enviando o pedido ao ERP (enviando): ainda sem resposta; se ela não vier, o reenvio automático assume.
• Tentando enviar de novo ao ERP (tentando de novo): o ERP não respondeu, e uma nova tentativa automática já está marcada. Nada a fazer agora; confira mais tarde.
• Este pedido não foi enviado ao ERP (falta corrigir): a Vendria achou um problema antes de falar com o ERP, e nenhuma conexão foi contatada. O motivo vem escrito logo abaixo.
• O ERP recusou a importação deste pedido (recusado): o pedido chegou ao ERP e a retaguarda de lá não aceitou. A causa está no cadastro do ERP.
• O ERP recusou este pedido (não entrou): recusa definitiva, sem nova tentativa automática.
• O ERP (Filial) não aceitou o pedido: o cliente não está cadastrado lá (cliente não cadastrado; com o nome da conexão do seu ERP no lugar de Filial): o ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele. Ver a seção Quando o ERP recusa o pedido por causa do cliente, logo abaixo.
• O ERP (Filial) não aceitou o pedido: há mais de um cadastro com o CNPJ deste cliente (cliente duplicado): o ERP tem o cliente em dobro e não sabe em qual lançar.
• O ERP está com a gravação desligada (gravação desligada): a conexão recusou gravar o pedido. Só o suporte da Vendria resolve.
• Não foi possível decidir para qual ERP enviar (sem conexão que atenda): os itens do pedido não são todos da mesma conexão de ERP. Acerte a loja dos itens no catálogo e reenvie.
• Tentativas de envio ao ERP esgotadas (tentativas esgotadas): o envio falhou em todas as tentativas automáticas e não será tentado de novo sozinho. Acione o suporte da Vendria.
• Envio retirado da fila do ERP (retirado da fila): alguém tirou o envio da fila de importação.
• Pedido ainda não enviado ao ERP (falta enviar): o pedido está confirmado e o envio nunca foi feito.

Abaixo do título, a linha Detalhe do ERP: traz a mensagem que o ERP devolveu, quando há uma, ou Motivo:, quando quem recusou foi a Vendria, antes de falar com o ERP. É a frase a copiar ao pedir ajuda.

Na recusa por causa do cliente, a mensagem técnica do ERP ("no customer for CNPJ…") não aparece: no lugar dela vem a explicação em português. Se o ERP apontou mais alguma coisa na mesma resposta (um produto, uma tabela), isso aparece numa linha à parte, O ERP também apontou: …. Leia essa linha antes de reenviar: cadastrar o cliente não resolve o resto, e o reenvio voltaria recusado pelo outro motivo.

Quando o ERP recusa o pedido por causa do cliente

É o caso mais comum de pedido confirmado que não entra: o cliente não está cadastrado no ERP daquela loja, ou está cadastrado duas vezes. Numa empresa com mais de um ERP, o cliente pode existir num e faltar no outro. O título diz em qual ERP ele falta, com o nome da conexão entre parênteses (por exemplo, ERP (Filial)).

O pedido não se perdeu. Ele está confirmado na Vendria, com itens, preços e condições. Quando o título diz que o ERP não aceitou o pedido, ele pode ser reenviado sem digitar de novo. A explicação da faixa diz exatamente isso, e diz o que fazer:

1. Cadastre o cliente no ERP indicado (ou peça a quem cadastra clientes na sua empresa). No caso do cadastro duplicado, o conserto é o contrário: deixar um cadastro só no ERP, e isso se faz no próprio ERP.
2. Espere o ERP aprovar o cadastro. Esse aceite é um passo manual de quem cuida do ERP.
3. Volte ao pedido e clique em Reenviar ao ERP. Isso vale para o título O ERP (…) não aceitou o pedido. Quando o título diz recusou a importação deste pedido, o botão não aparece e o caminho é um pedido novo, como explica a seção Quando a recusa veio na importação, mais abaixo.

Cadastrar o cliente direto do pedido recusado

Quando o motivo é cliente não cadastrado, quem pode cadastrar cliente no ERP vê, ao lado de Reenviar ao ERP, o link Cadastrar cliente no ERP (Filial). Ele abre o cadastro já preenchido: com os dados que o cliente tem em outro ERP da empresa, quando ele existe lá, ou com o que a Vendria sabe dele. O CNPJ é o que o ERP recusou, e a conexão marcada é a do pedido. Confira os dados e clique em Enviar cadastro ao ERP. A mensagem confirma: "Cadastro enviado ao ERP (Filial). Depois que o ERP aprovar o cadastro, reenvie o pedido."

Depois do envio, o link dá lugar ao andamento do cadastro, que todos que veem o pedido enxergam (mesmo quem não pode cadastrar):

• "Cadastro enviado ao ERP (Filial) em 08/10 às 14:30 — aguardando aprovação. Quando o ERP aprovar, reenvie o pedido.", com o botão Verificar de novo, para perguntar ao ERP se o cadastro já foi aprovado;
• quando o ERP aprova: "O ERP (Filial) aprovou o cadastro (código 12345). Agora reenvie o pedido." O código do cliente no ERP só aparece para quem fez o cadastro, para a representação dele e para os administradores; os demais leem a mesma frase sem o código.

Quem não pode cadastrar cliente no ERP não vê o link. No lugar dele, lê "Peça a quem cadastra clientes para cadastrar este CNPJ no ERP (Filial); depois reenvie o pedido." Ver Pedir o cadastro de um cliente novo.

O link não aparece no cadastro duplicado: não há cliente a cadastrar, e cadastrar de novo criaria o terceiro. Resolva a duplicidade no ERP.

No pedido rateado entre filiais, cada filial tem o seu CNPJ. Por isso o link e o andamento não ficam no topo do pedido, e sim na linha de cada filial recusada, já com o CNPJ daquela filial: cadastre por ali (ou peça a quem cadastra clientes) e reenvie a filial pela linha dela.

Quando a recusa veio na importação

Se o título diz O ERP (Filial) recusou a importação deste pedido: o cliente não está cadastrado lá, o pedido chegou ao ERP e foi a retaguarda de lá que o recusou. Aí reenviar não adianta: o ERP responderia com a mesma recusa. Cadastre o cliente (ou peça a quem cadastra) e, depois que o ERP aprovar, faça um pedido novo, duplicando este. Ver Duplicar e revisar uma cotação.

O pedido que levou o cliente junto

Na loja que aceita o cadastro dentro do pedido, a cotação pode ter sido confirmada com Cadastrar junto com o pedido (ver Pedir o cadastro de um cliente novo). Aí o pedido não foi recusado: ele saiu com o cliente dentro. Na seção do cliente, a cotação mostra a faixa Cadastro do cliente enviado ao ERP (Filial), aguardando aprovação; o painel do ERP resume cadastro do cliente aguardando aprovação ao lado do título e, aberto, diz:

"Cliente cadastrado no ERP (Filial) junto com o pedido — aguardando aprovação da retaguarda."

Não há nada a reenviar. O pedido fica aguardando importação até a retaguarda aprovar o cliente; ela importa o pedido logo em seguida. Quando o cadastro é aprovado, a faixa e a linha somem e quem enviou o cadastro recebe um aviso no sininho de que o cliente já pode receber pedidos. O aviso não fala do pedido: o andamento dele aparece no painel do ERP da cotação. Se o pedido passar a Importação atrasada, a causa costuma ser o cadastro parado ou recusado do lado de lá: a Vendria não fica sabendo de uma recusa de cadastro. Fale com quem cuida do ERP; se ele recusar o pedido também, vale o caminho das seções acima.

A próxima cotação desse cliente já sabe

A Vendria guarda a resposta do ERP. Depois de um pedido recusado por cliente não cadastrado, a próxima cotação desse cliente, para o mesmo ERP, não confirma: o botão fica cinza com o motivo, em vez de mandar outro pedido que seria recusado. Ela destrava quando o cadastro existir no ERP: a recusa é conferida de novo com o ERP depois de uns 10 minutos, ou na hora, com Conferir no ERP na cotação. Ver Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou.

Pelo WhatsApp vale o mesmo: quando o ERP recusa o cliente, a exportação responde que o pedido não foi confirmado, em vez de confirmar um pedido que não entraria no ERP.

Enviar ao ERP um pedido que nunca foi enviado

Quando o cabeçalho da faixa diz Pedido ainda não enviado ao ERP, o bloco Estado traz o botão Enviar ao ERP para quem pode enviar. É o caso típico do pedido confirmado sem passar pela tela (por exemplo, exportado pelo WhatsApp por um administrador) e que nunca foi gravado no ERP.

1. Abra o pedido e confira itens, condições e cliente.
2. Abra a faixa Status de envio no ERP e clique em Enviar ao ERP.
3. Acompanhe a faixa: o estado curto do cabeçalho passa a mostrar o envio.

Reenviar ao ERP depois de corrigir a causa

O botão Reenviar ao ERP aparece só em dois casos: a recusa definitiva que espera uma pessoa (O ERP recusou este pedido, Este pedido não foi enviado ao ERP e a recusa por causa do cliente, O ERP (…) não aceitou o pedido) e o pedido cujos itens não pertencem todos à mesma conexão de ERP (Não foi possível decidir para qual ERP enviar). Nos outros estados o botão não aparece, porque reenviar ali duplicaria o pedido ou brigaria com a tentativa automática.

Num pedido que não é rateado, o mesmo Reenviar ao ERP aparece também no alto da página, à direita, no lugar do botão principal do pedido. No celular, ele fica na barra de baixo, junto do total. Os dois botões fazem o mesmo reenvio: use o que estiver mais à mão.

O ERP recusou a importação deste pedido nunca tem o botão, nem quando o motivo é o cliente: o pedido já chegou ao ERP, e o caminho é um pedido novo (seção Quando reenviar não resolve, abaixo). Na recusa O ERP recusou este pedido, corrija o motivo e use Reenviar ao ERP; se o botão não aparecer, acione o suporte da Vendria.

Reenviar é a mesma venda tentando chegar ao ERP outra vez; não cria documento novo. Corrija antes o motivo escrito no bloco; reenviar sem corrigir devolve a mesma recusa.

Quem pode reenviar: o vendedor dono do pedido e quem administra a empresa. O vendedor da casa não reenvia o pedido de um colega. Numa representação que não libera o envio ao ERP pelo vendedor, o botão aparece desabilitado, com o motivo: o Sócio ou o Administrativo da representação é quem envia.

Quando reenviar não resolve

Alguns estados não têm botão de reenviar, e neles o caminho é outro:

• O ERP recusou a importação deste pedido (inclusive quando o motivo é o cliente não cadastrado): reenviar a mesma referência não muda nada: o ERP responderia com a mesma recusa. Corrija no cadastro do ERP o que ele apontou e faça um pedido novo, duplicando este. Ver Duplicar e revisar uma cotação.
• Envio retirado da fila do ERP: alguém tirou o envio da fila. A referência foi consumida; para vender de novo, é preciso um pedido novo.
• O ERP está com a gravação desligada e Tentativas de envio ao ERP esgotadas: o pedido não entrou e só o suporte da Vendria reenvia. Acione o suporte com o número do pedido.

Um pedido confirmado não volta a ser rascunho

Não há como reabrir como rascunho um pedido confirmado, mesmo que ele nunca tenha entrado no ERP. Para corrigir e mandar de novo, duplique o pedido: a cópia nasce em rascunho, com número novo, e você a confirma depois de acertar. O original continua como está.

Dispensar o aviso do ERP

Quando o pedido parou num estado que não vai mais andar sozinho, o bloco Estado pode trazer Dispensar o aviso (ou Dispensar os N avisos, num pedido rateado). O clique tira o aviso da fila de pendências, e só isso: nada é enviado nem cancelado no ERP, e o que já entrou lá continua lá.

⚠️ Pela tela do vendedor não há como desfazer a dispensa. Use-a quando o assunto já foi resolvido de outro jeito, por exemplo, quando você duplicou o pedido e o novo entrou.

No pedido rateado, confira filial a filial

Um pedido rateado entre filiais vira vários pedidos no ERP, um por filial. A faixa resume tudo no título ("2 de 3 filiais com pedidos no ERP" ou "Pedido enviado ao ERP nas 3 filiais") e lista cada filial logo abaixo, com o estado de cada uma.

O resumo não basta: duas filiais podem ter entrado e a terceira ter sido recusada. Nesse caso o Reenviar ao ERP fica na linha da filial que falhou, e reenvia só ela, sem mexer nas que já entraram. Quando alguma filial nem chegou a ter envio, a faixa diz isso e pede o suporte da Vendria.

Com o rateio todo no ERP, cada filial vira uma aba (acima de seis pedidos, uma aba Pedidos N com um seletor dentro que busca pelo nome da filial ou pelo número). A filial que o ERP cancelou ao dividir não conta na contagem: "3 de 3 filiais" fala das que valem. Enquanto uma filial ainda aguarda o ERP importar, ela não tem pedido nem aba, e é a faixa que a mostra — com a âncora, que é o que se procura lá dentro.

Perguntas comuns

O envio parece certo, mas o cliente diz que não há pedido. O que houve? Confira se o bloco Estado diz Pedido aguardando importação no ERP: nesse estado o pedido chegou ao ERP e espera o aceite manual de quem cuida do ERP. Até esse aceite, ele não vira pedido definitivo lá.

Por que o botão Reenviar ao ERP não aparece? Porque o estado não é de reenvio. Leia o título do bloco Estado e siga o caminho da seção correspondente.

A Dri disse que o envio ao ERP falhou porque o CNPJ do cliente não tem cadastro. O que eu faço? Cadastre o cliente no ERP e depois siga o que o título da faixa Status de envio no ERP diz, na página do pedido. A Dri repete o motivo do jeito que o ERP o escreveu, em inglês e com um código técnico na frente: quando ele traz no customer for CNPJ seguido de um número, é esse o caso. Na página do pedido, a faixa já explica em português:

• se o título diz O ERP (…) não aceitou o pedido, o pedido é reenviado sem duplicar. Cadastre o cliente (quem pode tem o link Cadastrar cliente no ERP ali mesmo), espere o ERP aprovar o cadastro e clique em Reenviar ao ERP. Reenviar antes do cadastro aprovado devolve a mesma recusa. O passo a passo está em Quando o ERP recusa o pedido por causa do cliente, acima;
• se o título diz O ERP (…) recusou a importação deste pedido, o botão Reenviar ao ERP não aparece: cadastre o cliente e, depois que o ERP aprovar, faça um pedido novo, duplicando este.

Quando o motivo traz ambiguous, o ERP tem mais de um cliente com esse CNPJ: deixe um cadastro só no ERP e siga o mesmo caminho do título. A Dri não reenvia pela conversa: o reenvio é pela página do pedido.

O ERP recusou meu pedido: a Vendria tenta de novo sozinha? Depende do título do bloco Estado:

• Falha temporária no envio ao ERP: o ERP estava fora do ar ou não respondeu. A Vendria tenta de novo sozinha, em intervalos que vão de minutos a algumas horas, e não é preciso fazer nada;
• O ERP (…) não aceitou o pedido ou O ERP recusou este pedido: o ERP recusou antes de importar, e não há nova tentativa automática. Corrija o motivo e use Reenviar ao ERP; se o botão não aparecer, acione o suporte da Vendria;
• O ERP recusou a importação deste pedido: o pedido chegou ao ERP e foi recusado lá dentro. Reenviar não adianta: corrija o cadastro no ERP e faça um pedido novo, duplicando este.

Cadastrei o cliente e reenviei, mas voltou recusado. Por quê? O ERP ainda não aprovou o cadastro (o aceite é manual, do lado de lá), ou apontou outro motivo junto: confira a linha O ERP também apontou.

Preciso digitar o pedido de novo? Não, quando o título diz que o ERP não aceitou o pedido: ele está confirmado na Vendria e é reenviado como está.

Como evitar que o pedido seja recusado por cliente sem cadastro? Antes de confirmar, a cotação confere o CNPJ no ERP. Se ele não está cadastrado, aparece Este cliente não está cadastrado no ERP e a confirmação fica travada: cadastre lá e use Conferir no ERP para perguntar de novo. Na loja que aceita o cadastro dentro do pedido, Cadastrar junto com o pedido libera a confirmação na hora, e o cliente vai no mesmo envio. Se o ERP não respondeu, aparece Não foi possível conferir todos os CNPJs no ERP, que não impede confirmar; é por esse caminho que um cliente sem cadastro passa. Nesse caso, use Conferir no ERP antes de confirmar.

A faixa diz que a observação foi ajustada. O pedido entrou? Chegou ao ERP: o texto de faturamento foi adaptado para caber lá, e a observação gravada no ERP não é exatamente a digitada. Esse aviso não depende de o pedido ter dado problema — um pedido importado, verde e correto, pode ter chegado com a observação reescrita —, então ele fica à vista mesmo quando o resto da faixa não tem nada a cobrar, e também no cartão do pedido na página da compra.

Como vejo o pedido do jeito que ele ficou no ERP? Abra a aba dele na página da cotação — com o envio resolvido ela já abre na do primeiro pedido — ou clique no número do pedido no ERP, que leva à mesma aba. Ver O pedido como ele ficou no ERP.