Estoque na cotação: o aviso de falta e as saídas

O que é

A leitura de estoque que aparece em cada linha da cotação, o que ela faz quando falta mercadoria, e as saídas que você tem para cada item em falta: entregar parte, guardar o resto para um pedido futuro, ajustar, manter ou remover.

Onde fica o estoque da cotação

• Na tabela de itens da cotação e do carrinho, na coluna Estoque, linha a linha.
• Na gaveta de cada linha (o detalhe que abre ao tocar nela), junto da quantidade e do preço, ficam as saídas para a falta.
• No painel de avisos do documento, a linha Disponibilidade resume quantas linhas têm falta e leva até elas.

De onde vem o número de estoque

Do ERP da loja, consultado produto a produto. A consulta só existe quando a loja controla estoque e tem o ERP ligado.

Quando não há leitura, a coluna diz por quê em vez de mostrar zero: zero é uma afirmação, e "não li" é outra:

• Verificando estoque…: a consulta está em andamento;
• Sem conexão com o ERP: a loja ainda não tem ERP ligado;
• Não encontrado no ERP: o ERP respondeu, mas não controla aquele código;
• Linha sem código: a linha não tem código de produto para perguntar;
• Não foi possível verificar ou Estoque indisponível: a consulta falhou agora; vale tentar de novo depois.

Quando a leitura envelhece, a tela avisa. Na cotação, Atualizar o pedido, no menu Outras ações, faz a leitura de novo.

Como ler a coluna Estoque

• Disponível: tem o que foi pedido.
• Estoque justo · N em estoque: tem, mas por pouco.
• Faltam X de Y: tem só parte do pedido.
• Pré-venda cobre os X que faltam: falta na prateleira, mas a pré-venda cobre a diferença.
• Sem estoque próprio · N para pré-venda ou · N a chegar: nada na prateleira, com pré-venda ou compra a caminho.
• Esgotado: nada, nem a caminho.

Ao lado do número de estoque fica um i pequeno, quando o ERP respondeu a leitura daquela linha. Ele abre a explicação do estoque do produto: a conta com os números dele (prateleira, reservado para pré-venda, em conferência, vendido na pré-venda) e o que cada termo quer dizer. No computador abre ao passar o mouse, e um clique deixa fixo até o próximo clique; no celular, toque para abrir e fechar. O i só explica: ele não muda nada na linha.

Numa linha com falta, uma divergência de container · N abaixo do número quer dizer que o ERP tem N peças no local separado para diferenças de container. Elas não entram no estoque nem na pré-venda até a fornecedora decidir: confirme antes de prometer.

Depois de uma decisão, a linha passa a dizer qual foi: Reduzida ao estoque, Vai na pré-venda, Estoque + pré-venda, Removida do pedido ou Mantida acima do estoque. Na gaveta, a decisão fica numa linha discreta, com o que acontece no pedido; mudar mostra de novo as saídas e o Desfazer, e Conferido tira a linha da contagem do painel.

Uma leitura absurda (um valor que não é número, ou uma quantidade impossível) também pede decisão, como se fosse falta. É a leitura mais suspeita de todas e não pode passar sem ninguém olhar.

Quando a loja conta a pré-venda como estoque, a linha que a pré-venda cobre inteira não é falta: ela não pede decisão, não entra no aviso da confirmação nem nas ações em massa. A coluna Estoque continua mostrando a prateleira e a pré-venda dela. Na confirmação ela vai ao pedido e ao ERP do mesmo jeito de antes; para separar a parte da pré-venda num pedido de pré-venda, use Vender na pré-venda na linha.

As saídas, na linha

A decisão é por linha: toque na linha para abrir a gaveta dela, e as opções ficam ali, ao lado da quantidade e do preço. Com a gaveta fechada, elas não aparecem. Pelo painel de avisos, ver na tabela leva direto à gaveta da primeira linha com falta:

• X neste pedido · Y para futuro: entrega agora o que dá para vender (a prateleira e, quando a loja vende pré-venda, a pré-venda) e guarda o resto do que o cliente pediu para um pedido futuro;
• Só o estoque: X · Y para futuro (só quando a loja vende pré-venda e ela muda a conta): entrega só o que está na prateleira, sem comprometer a pré-venda, e guarda o resto para o futuro. Sem pré-venda, daria o mesmo número da opção anterior, e por isso não aparece;
• Nada neste pedido · N para futuro: tira a linha deste pedido, mas guarda o que o cliente pediu;
• Reduzir ao estoque (N), Reduzir à pré-venda (N) ou Estoque + pré-venda (N: X + Y): reduz a linha para o que a loja entrega, e o nome diz de onde sai. A diferença fica registrada em Demanda futura quando o pedido é confirmado;
• Vender na pré-venda (N) (quando a prateleira não chega e a pré-venda cobre o pedido inteiro): a quantidade não muda, e ela sai num pedido de pré-venda. Nesse caso é o botão em destaque; Nada neste pedido continua ali para o cliente que não quer esperar;
• Remover do pedido: a linha some da cotação e não fica registrada em lugar nenhum. Use quando o item foi lido errado ou não era para estar ali;
• Manter como está (acima do estoque): deixa a quantidade cheia, de propósito. É exceção consciente, e fica marcada como tal;
• Desfazer: apaga a decisão tomada e devolve a linha à quantidade pedida.

O painel conta, a linha decide

No painel de avisos do documento, a linha Disponibilidade traz a contagem ("N linhas com falta", "N esgotado", "N estoque justo") e, embaixo, "N linhas para conferir na tabela" com o atalho ver na tabela, que rola até a primeira dessas linhas e abre a gaveta dela.

O painel não lista item a item e não tem botão de decisão por item. Ele é o resumo e a ação em massa:

• Mandar só o que tem em estoque (N): para todas as linhas com falta parcial de uma vez: cada uma fica com o disponível, e o que faltar fica anotado para vender depois;
• Mandar só o que tem em estoque, sem a pré-venda (N) (na loja que não conta a pré-venda: Mandar só o que tem em estoque e tirar o que não tem): cada linha com falta fica só com o que há na prateleira, e o que faltar fica anotado na Demanda futura; as linhas sem estoque nenhum saem do orçamento e não voltam.

Enquanto houver falta sem decisão, a linha do painel lembra o que acontece: "você: a linha vai inteira · o comprador: recusa na aprovação".

Guardar para o futuro ou remover

As saídas para futuro registram na hora o que ficou de fora na aba Demanda futura da cotação: o cliente pediu, a loja não tinha, e isso fica guardado para um pedido seguinte, inclusive para avisar quando o item voltar ao estoque.

• O resto guardado por X neste pedido · Y para futuro e por Só o estoque pode ser devolvido ao pedido enquanto ele não fechar.
• A linha tirada por Nada neste pedido não volta para este pedido.
• Reduzir ao estoque (e as outras reduções), Manter como está e a linha sem decisão só vão para a aba Demanda futura quando o pedido é confirmado. Antes disso, a aba mostra só o que você mandou para lá.
• Remover do pedido não guarda nada. Se o cliente ainda quer o item, prefira uma saída "para futuro".

Ajustar a demanda futura

Na aba Demanda futura você registra o que o cliente quer de verdade, sem mexer no pedido:

• Quantidade e Embalagem (desejada pelo cliente): as duas colunas começam no que o cliente pediu e mudam o mesmo número, em peças ou em caixas, como na linha do pedido. Se ele queria 500 e o pedido saiu com 480, ponha 500: a coluna Diferença passa a contar o que ele deseja menos o que está Incluso no pedido. O pedido, o estoque e o arquivo do pedido não mudam.
• Observação: uma anotação opcional por item ("pediu o modelo novo"), na coluna dela. Ela aparece na aba e na tela Demanda latente, e não sai no arquivo do cliente.
• Adicionar item, embaixo da tabela: a mesma busca do pedido. Escolha um produto do catálogo, ou use o pé da busca para adicionar um código que ainda não existe ou só a descrição. O que você adiciona aparece no fim da lista. Se o produto tem estoque agora, a tela pergunta antes de guardar, porque talvez ele deva entrar no pedido.
• Excluir: apaga o item da aba e do pedido futuro, e não tem volta. Para registrar de novo, use Adicionar item ou salve para futuro na linha do pedido.

Na cotação, a aba mostra só o que você mandou para lá: o que salvou para futuro na linha e o que adicionou. Ao confirmar, as linhas que passam do estoque entram sozinhas, e a aba ganha a coluna Estoque agora e o botão Criar o pedido futuro, que leva o que ficou faltando em cada linha, já com a quantidade desejada. Uma linha em que o cliente queria no máximo o que vai ser entregue fica de fora.

Linha rateada arredonda para baixo

Numa linha distribuída entre filiais, o disponível é arredondado para baixo: é quantidade que alguém separa e despacha. Com 0,7 na prateleira, a saída que exigiria uma unidade inteira fica indisponível, e o botão diz por quê.

Falta sem decisão NÃO impede confirmar, exceto pelo link do cliente

Na tela da cotação e pela conversa com a Dri, o documento confirma assim mesmo: a falta sem decisão é aviso, não porta. ⚠️ A exceção é o link de conferência do cliente: ali a falta sem decisão recusa a aprovação. Por isso, decida as faltas antes de enviar a proposta.

E a consequência é concreta: a linha vai inteira, com a quantidade cheia, para o pedido, para o ERP e para o arquivo do cliente. Decidir antes de confirmar vale a pena porque o item esgotado vira problema seu depois, não porque o sistema exige.

Na janela de fechamento da tela, a saída Mandar a quantidade pedida assim mesmo já vem marcada, e confirmar por ali registra essa decisão. O que passa do estoque e da pré-venda somados entra na aba Demanda futura. A linha que a pré-venda cobre inteira não entra: pela conta, nada falta nela.

Pelo WhatsApp e pelo link do cliente

• Quando o pedido é confirmado pela conversa com a Dri, a falta também não trava: a resposta avisa que havia item sem estoque suficiente e sem decisão, que a quantidade foi inteira para o pedido, e que a decisão se toma na linha da cotação.
• ⚠️ Pelo link de conferência do cliente, a régua é outra: ali a falta sem decisão recusa, e o cliente lê que a proposta ainda não pode ser confirmada e que deve falar com você. Decida as faltas antes de enviar a proposta.

Quando a falta nem chega a pedir decisão

• A loja não controla estoque ou não tem ERP ligado: sem leitura, não há o que decidir.
• Não houve consulta, ou o ERP respondeu que não conhece o código: não há falta afirmada, e travar o pedido pelo silêncio do ERP puniria o documento por algo que não é dele.
• A linha já tem decisão: qualquer uma das saídas, ou uma quantidade editada à mão que caiba no estoque.

Perguntas comuns

• Confirmei e o item esgotado foi para o ERP. Sem decisão, a linha vai cheia. Para o próximo, decida na gaveta antes de confirmar.
• O cliente não consegue aprovar pelo link. Há linha com falta sem decisão; resolva na cotação e reenvie.
• Não aparece "Só o estoque". Ele só aparece quando há pré-venda que mudaria a conta; sem ela, dá o mesmo número de X neste pedido · Y para futuro.
• A coluna diz "Não encontrado no ERP". O código não é controlado no estoque do ERP; não há falta a decidir.