A página da compra: confirmar, rejeitar e incluir lojas de uma vez

Onde fica

No menu, em Cotações, clique num cartão Compra da lista. A página abre com o título Compra e o número dela, o status geral (Parcial quando os pedidos estão em situações diferentes) e a linha de resumo: quantos pedidos, quantos itens e o total. A data e a origem ficam nessa linha quando a compra foi montada na tela; quando ela nasceu de algo que o cliente mandou, elas moram no bloco Extração, logo abaixo.

Uma compra existe quando um pedido do cliente tem itens de mais de uma loja da sua empresa: ao fechar, ele vira um pedido por loja, e a compra reúne os pedidos. Para entender por que isso acontece, ver Quando um pedido vira vários: a compra multi-loja pelo lado da casa.

As partes da página da compra

De cima para baixo:

• os botões de lote: Baixar tudo, Rejeitar tudo e Confirmar tudo;
• Pedidos desta Compra, o primeiro bloco: um cartão por pedido, com a loja como título, o número, a quantidade de itens e, quando há o que resolver, a marca âmbar com o número de pendências daquele pedido;
• Extração, quando a compra nasceu de algo que o cliente mandou: o tipo (documento, texto ou áudio), o original com o que a Vendria leu dele, a origem e a data. Ver Conferir a cotação contra o documento que o cliente mandou;
• Cliente e vendedor da compra;
• Itens da compra: todas as linhas de todos os pedidos numa tabela só.

Pedidos desta Compra, Cliente e vendedor e Itens da compra abrem e fecham com um clique no título, como os quadros da página do pedido; a seta à direita mostra se a seção está aberta. Pedidos desta Compra começa aberta. Cliente e vendedor começa fechada, com o nome do cliente e do vendedor no título, e Itens da compra também, com o Total da compra à vista. Fechado, o título de Pedidos desta Compra diz quantos pedidos pedem atenção.

As pendências: contadas no pedido, resolvidas nele

A página da compra só conta. Cada pedido mostra uma marca âmbar, N pendências, que soma tudo o que pede ação nele: dúvidas de leitura, dúvidas gerais da compra (como a do cliente ou a do CNPJ, que aparecem em todos os pedidos), linhas fora do múltiplo da embalagem, linhas com quantidade zero, impedimentos e avisos graves para confirmar, e a loja abaixo do pedido mínimo. No computador, pare o mouse sobre a marca para ver do que ela é feita. Para resolver, clique no cartão: é na página do pedido que cada pendência aparece com a sua escolha, em qualquer aparelho. A loja abaixo do pedido mínimo também trava o Confirmar tudo, e a marca diz isso.

Esta página resume e age em lote. A edição de uma linha acontece sempre na página do pedido: clique no cartão dele.

Confirmar tudo

Confirmar tudo (N) confirma de uma vez todos os pedidos da compra que ainda não foram confirmados. O número entre parênteses é quantos serão confirmados.

1. Clique em Confirmar tudo (N).
2. Se a loja envia pedidos ao ERP, confira a janela Este pedido será gravado no seu ERP e confirme.
3. Leia as mensagens: uma diz quantos pedidos foram confirmados; outra, quando houver, diz "N aviso(s) registrado(s) em N pedido(s): … Abra cada pedido para ler o registro da confirmação."; e cada pedido que não entrou no ERP ganha a sua própria mensagem.

⚠️ A compra fecha inteira ou não fecha. Se um pedido não pode ser montado, a confirmação de todos é recusada. Por isso, quando uma loja está abaixo do pedido mínimo e não aceita abaixo dele, o botão já fica cinza, e o pedido daquela loja conta a pendência na marca dele. Acrescente itens nele, ou confirme os pedidos um a um.

As outras pendências avisam mas não impedem: elas se resolvem dentro de cada pedido.

Rejeitar tudo

Rejeitar tudo (N) arquiva de uma vez os pedidos ainda não confirmados. A tela pergunta "Rejeitar os N pedido(s) desta compra?" e oferece um campo de motivo opcional, que fica no histórico de cada pedido. Cancelar a pergunta não rejeita nada; confirmar com o campo vazio rejeita sem motivo.

Pedido que não pode mais ser rejeitado (já confirmado, por exemplo) é avisado à parte: "COT-… não pôde ser rejeitado (…)".

Incluir outra loja na compra

Quando o cliente quer também produtos de uma loja que ainda não está na compra, use Incluir outra loja nesta compra, à direita do título de Pedidos desta Compra:

1. Clique em Incluir outra loja nesta compra.
2. Em Escolha a loja…, selecione a loja.
3. A mensagem "Pedido da <loja> criado nesta compra" confirma. O pedido novo aparece na lista, vazio e em rascunho, com as condições comerciais da compra.
4. Abra o cartão dele para acrescentar os itens.

Só aparecem as lojas que você alcança e que ainda não têm pedido nesta compra. Se não houver nenhuma, o link não aparece. Depois de confirmado, a compra não recebe loja nova.

O cliente da compra: Definir na compra

Na compra, o cliente é um só para todos os pedidos. Por isso, na página de um pedido que faz parte de uma compra, o cliente não se escolhe ali: aparece o link Definir na compra (ou Alterar na compra, se já há cliente), que traz você para esta página.

Aqui, use Definir cliente (ou Trocar cliente). A escolha vale para todos os pedidos e recalcula os totais: a mensagem é "Cliente vinculado — totais atualizados". Se os pedidos estiverem com clientes diferentes, a seção se chama Clientes da compra, lista cada cliente com quantos pedidos tem, e avisa: "Definir um cliente aqui vale para a compra inteira: os pedidos com outro cliente passam a ser deste, e os totais são recalculados."

Com a seção Cliente e vendedor fechada, o título mostra o nome do cliente e o do vendedor, e a conferência do CNPJ no ERP continua à vista.

Depois que algum pedido da compra foi confirmado, o cliente não muda mais.

O vendedor da compra

A seção do vendedor mostra quem responde pela compra. Quando a compra está na fila de uma representação, sem vendedor, os membros dela veem Assumir. O Sócio e o Administrativo veem também Distribuir (ou Trocar vendedor), com a lista Passar para, e Devolver à fila, que solta o vendedor e devolve a compra à fila da representação. Tudo isso vale para a compra inteira.

Quando a sua empresa trata cada pedido como independente

Algumas empresas preferem que os pedidos de uma compra sigam separados. Nesse modo, definido pelo administrador, a página da compra não tem Baixar tudo, Rejeitar tudo nem Confirmar tudo, e não tem seção de cliente: cada cartão de pedido mostra o Cliente, o Vendedor e o código do cliente no ERP daquela loja, e cada pedido se confirma, se rejeita e recebe o cliente na página dele.

A tabela Itens da compra

Itens da compra (N) começa fechada: clique no título para abrir. Ela junta as linhas de todos os pedidos, com as colunas Loja, SKU, Produto, Qtd, Unitário e Total. A loja da linha é um atalho para o pedido dela. a definir, em âmbar, quer dizer que ninguém decidiu ainda de qual loja é a linha. Código não encontrado é item fora do catálogo. Embaixo, o Total da compra; quando a compra tem mais de um cliente, ele vem marcado como "soma de referência: cada pedido é faturado por si". O total aparece mesmo com a tabela fechada.

Reabrir, duplicar e baixar

• Não há "Reabrir como rascunho". Pedido confirmado não volta a ser cotação. Para refazer, abra um dos pedidos e use Outras ações → Duplicar. Numa compra, a tela pergunta o escopo: Só este pedido ("uma cotação nova, fora de qualquer compra") ou A compra inteira ("todos os pedidos que você alcança, numa compra nova"). A cópia nasce em rascunho e a original não muda. Se algum pedido é de cliente fora da sua carteira, A compra inteira fica indisponível, com esse motivo. Ver Duplicar e revisar uma cotação.
• Baixar tudo baixa os pedidos num .zip. Ver Baixar a cotação em PDF, Excel ou CSV: o menu Exportar e os modelos.

Perguntas comuns

• Confirmar tudo está cinza. Uma loja está abaixo do pedido mínimo (o pedido dela conta a pendência na marca âmbar), ou você não pode gravar no ERP desta loja (o recado logo abaixo dos botões diz quem confirma).
• Confirmei tudo e um pedido ficou de fora. Leia as mensagens: o pedido que não pôde ser confirmado aparece com o motivo. Abra-o para resolver.
• O pedido novo da loja incluída não aparece na lista de Cotações. A lista esconde pedido sem itens. Ele aparece aqui na compra; acrescente os itens.
• Não vejo os botões de lote. A sua empresa trata os pedidos da compra como independentes, ou todos os pedidos já foram confirmados.