Baixar a cotação em PDF, Excel ou CSV: o menu Exportar e os modelos

Onde fica

No menu, em Cotações, abra a cotação ou o pedido. O botão Exportar fica na barra do alto da página, ao lado de Outras ações. Numa compra com vários pedidos, a página da compra tem o botão Baixar tudo, que baixa todos os pedidos num arquivo .zip.

O menu Exportar só baixa arquivos. Ele não envia nada ao cliente nem ao ERP.

Um pedido que já está no ERP: um botão por aba

Quando a cotação já virou pedido no ERP, a página dela passa a ter abas: uma por pedido e, por último, Cotação original. Aí cada aba tem o seu botão de arquivo, e a barra do alto não serve as duas:

A diferença de nome é proposital: o mesmo botão gerando arquivos diferentes conforme a aba confundia. Exportar cotação baixa a cotação, o que o cliente pediu, com os modelos da empresa; Baixar cópia do pedido (PDF) baixa a cópia daquele pedido como o ERP o gravou, e só aparece depois que a leitura do pedido chegou. Ver O pedido como ele ficou no ERP.

O que tem no menu Exportar

De cima para baixo:

1. Orçamento padrão ("No modelo e no formato em uso"): baixa o orçamento como ele está agora, no modelo de orçamento que a empresa usa e no formato desse modelo. Em PDF é o mesmo papel que o cliente receberia se você enviasse agora; em Excel, a planilha com as colunas do modelo. Só aparece na cotação: num pedido confirmado o orçamento não existe mais.
2. Os atalhos ★: um por modelo que o administrador da sua empresa marcou como atalho. Cada um mostra o nome do modelo e o formato embaixo (por exemplo, "Excel"). Um clique baixa o arquivo pronto.
3. Escolher modelo…: abre a janela onde você escolhe qualquer modelo da empresa, cada um no formato dele, e vê uma prévia antes de baixar.
4. Baixar arquivo: os formatos simples: PDF, Excel, um Excel (…) para cada configuração de planilha da empresa, CSV e, quando o pedido tem rateio entre filiais, Por filial (CSV ERP, .zip), com um arquivo por filial.

Se aparecer Sem permissão para o atalho, a sua conta não consegue ler os modelos. Peça ao administrador da empresa.

Baixar com um atalho ★

Clique no atalho e o arquivo baixa com o número do documento no nome. Não há janela nem prévia.

Se o modelo converte quantidades em caixas e algum item não tem a quantidade por caixa cadastrada, o atalho não consegue montar o arquivo: aparece "Faltam fatores de embalagem. Abra "Escolher modelo…" para ajustar." e a janela completa abre sozinha, já no ponto de resolver (seção abaixo).

Escolher modelo: passo a passo

1. Em Exportar, clique em Escolher modelo…. A janela se chama Exportar cotação (ou Exportar pedido, depois de confirmado).
2. Em Modelo, escolha um dos modelos da empresa. Cada opção mostra, à direita, o formato em que sai: o formato é do modelo, e a janela não pergunta outro. As primeiras opções são o Modelo padrão de cada formato (Excel, PDF, CSV e Texto (.txt)), sem modelo nenhum. Os marcados com ★ são os atalhos. Na cotação a lista traz também os modelos de orçamento da empresa, inclusive as cópias dos Extras: em PDF eles baixam o papel que o cliente recebe, em Excel a planilha com as colunas do modelo. No pedido eles não aparecem.
3. Confira a Pré-visualização, que mostra as primeiras linhas como vão sair.
4. Clique no botão, que diz o formato: Baixar Excel, Baixar PDF, e assim por diante. O arquivo sai com o nome do documento.

Mudar as colunas ou o formato de um modelo é tarefa do administrador da empresa: a janela não ajusta o modelo na hora.

O que dá para configurar, e quem configura

O vendedor escolhe entre os modelos que existem, mas não muda o modelo. Ver Modelos de exportação de pedidos e cotações: padrão, customizados e atalhos ★ e Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp.

As tabelas extras do pedido confirmado

Num pedido já confirmado, o download pela janela leva junto, em arquivos separados, as tabelas extras que o pedido tiver (a janela avisa: "Os itens que não entraram e os de pré-venda, quando houver, saem em arquivos separados ao lado do pedido."):

• Itens que não entraram (demanda futura): exporta, como uma segunda tabela, os itens que ficaram fora do pedido: por falta de estoque, por não estarem no catálogo, ou porque alguém os guardou para depois. O arquivo usa o mesmo nome com o sufixo "_nao_entraram".
• Itens em pré-venda: exporta, numa tabela separada, os itens vendidos como pré-venda, com a data de chegada. Sufixo "_pre_venda".
• Empacotar em ZIP: junta o pedido e as tabelas extras num .zip só. Desligado, os arquivos baixam separados. Fica indisponível sem tabelas extras ligadas ou com ajustes personalizados.

Quando falta a embalagem para converter em caixas

Se o modelo converte quantidades em caixas e algum item não tem a quantidade por caixa, a janela mostra Embalagem ausente para conversão em caixas, com a lista dos códigos. Você tem duas saídas:

• preencher Unidades por caixa e clicar em Salvar embalagem e pré-visualizar: isso grava a embalagem no cadastro do produto;
• clicar em Exportar sem caixas: a janela troca para um modelo da empresa que não converte em caixas e refaz a prévia.

Item sem produto no catálogo aparece como "Item sem produto no catálogo" e não recebe embalagem.

Baixar a compra inteira: Baixar tudo

Na página da compra, Baixar tudo abre um menu com:

• os atalhos ★, cada um gerando um .zip;
• Escolher modelo… (.zip): a mesma janela, chamada Exportar compra. A prévia mostra o primeiro pedido, e o download sai com um arquivo por pedido dentro do .zip;
• Excel (.zip): "Uma planilha por pedido";
• CSV (.zip): "Para importar no ERP".

Se você não alcança todos os pedidos da compra, o .zip sai só com os seus e o nome do arquivo termina em "_parcial". Quando falta embalagem num dos pedidos, a mensagem diz qual pedido e quais códigos.

⚠️ Quando a sua empresa trata os pedidos de uma compra como independentes, a página da compra não tem Baixar tudo: cada pedido se baixa na página dele.

Qual PDF mandar para o cliente

O PDF de Baixar arquivo é gerado na hora, a partir da cotação como ela está agora, e pode trazer campos internos da sua empresa. O Orçamento padrão é o papel do cliente, também desenhado da cotação de agora: serve para conferir antes de enviar. Para mandar a proposta ao cliente, use Enviar orçamento e o PDF da versão (vN), que é o arquivo que fica registrado. Ver Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente.

Quando dá errado

• "Você não tem permissão para ver os modelos de exportação." A janela não consegue ler os modelos. Peça ao administrador da empresa.
• "Sem linhas para pré-visualizar." O documento não tem linhas que o modelo exporte.
• "Nenhum modelo sem conversão em caixas disponível." A empresa não tem modelo sem caixas; preencha a embalagem ou peça ao administrador.
• O atalho que eu usava sumiu. O administrador tirou o atalho do modelo. Ele continua em Escolher modelo…, no campo Modelo, enquanto o modelo existir. O atalho do orçamento deu lugar ao Orçamento padrão, o primeiro item do menu; num pedido confirmado ele não aparece.
• Quero o arquivo pelo WhatsApp. Peça à Dri na conversa. Ver Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp.