Cotação a partir de foto, PDF ou planilha no WhatsApp

Onde fica

Na conversa com a Dri. O cliente te manda o pedido do jeito dele (a foto do caderno, o PDF que o sistema dele gera, uma planilha) e você encaminha o arquivo para a Dri no WhatsApp, no Chat da Dri ou no Telegram. Ela lê os itens, casa com o catálogo e devolve a cotação montada.

A cotação criada fica em Cotações. A leitura fica registrada em Ações com IA, com o arquivo original, que você abre a partir da conversa.

Se preferir fazer isso pelo computador, o mesmo tipo de arquivo entra pela tela. Ver Importar uma cotação pela tela: foto, PDF ou planilha.

O que faz a Dri acertar de primeira (código completo, quantidade, preço negociado e o CNPJ do cliente no mesmo arquivo), com exemplos de cada formato, está em Pedir pela Dri no WhatsApp.

Os arquivos que a Dri lê

• Foto (JPEG, PNG ou WEBP): inclusive pedido escrito à mão.
• PDF: o pedido gerado pelo sistema do cliente. Um PDF que é só a foto de um papel escaneado é lido como imagem, e aí a leitura tem a mesma chance de dúvida de uma foto.
• Planilha: .xlsx, .xls ou .csv. O arquivo que o sistema do cliente chama de Excel e que por dentro é uma página de internet também é lido: a Dri reconhece o formato pelo conteúdo, não pelo nome.
• Áudio: ela transcreve e trata como texto.

Vídeo ela não lê: a resposta é 🎬 Ainda não consigo assistir vídeos. Um arquivo de outro tipo recebe uma resposta que nomeia o formato, por exemplo *🤔 Ainda não leio arquivos .docx., seguida da lista do que ela lê (foto, PDF, planilha, áudio ou texto). Quando o tipo do arquivo não dá para identificar, a resposta é 🤔 Não consigo tirar um pedido desse tipo de arquivo.*

No WhatsApp, um arquivo acima de 50 MB não é aberto; a resposta pede para dividir o pedido em partes.

Link não é arquivo. A Dri não baixa nada a partir de um link (CamScanner, Google Drive, WeTransfer): ela só lê o arquivo que chega na conversa. Baixe o PDF ou a foto e mande o arquivo.

Arquivo que a própria Vendria gerou. A lista de produtos que a Dri exporta não é pedido: quando ela volta com o nome que a Vendria deu, as linhas entram com quantidade assumida, sem usar o estoque, a caixa nem o preço da lista como pedido, e a resposta avisa 📋 Este arquivo é uma lista de catálogo gerada pela Vendria, não um pedido e pede quanto vai de cada. Já o PDF ou a planilha de uma cotação exportada é lido como pedido e vira uma cotação nova. Para mexer na cotação que já existe, não reenvie o arquivo: ver Ajustar a lista sem refazer o pedido inteiro e Montar uma cotação por texto no WhatsApp.

Como mandar a foto para ler melhor

A qualidade da foto é o que mais pesa na leitura de um pedido escrito à mão.

• Mande a foto em alta qualidade. No WhatsApp, ative o envio de mídia em HD nas configurações do aplicativo, ou mande a foto como Documento: ela chega sem compressão. No Telegram, anexe como Arquivo em vez de Foto. Quando a foto chega pequena, a própria Dri manda essa dica.
• Enquadre a folha inteira, com luz uniforme e o celular paralelo ao papel.
• Várias páginas: mande todas juntas. Um lote vai até 20 fotos; as que passam disso não entram na leitura.

⚠️ Quando várias fotos chegam no mesmo instante, o WhatsApp não informa a ordem em que foram enviadas. A Dri avisa na resposta para você conferir a sequência das páginas. Se ficou trocada, reenvie as fotos uma de cada vez, na ordem certa.

O texto que vai junto da foto

A Dri lê o texto que você escreve junto da foto (a legenda) para quatro coisas: o que fazer com a foto, a quantidade, o cliente e duas condições do pedido — o prazo e o desconto.

O texto mandado logo antes da foto também vale. Se você escreve "Fazer cotação / CNPJ 60.677.339/0001-59 / Prazo 30 45 60" e manda a foto em seguida, as duas mensagens são lidas como uma só. Isso vale quando o texto é cabeçalho de pedido (nomeia pedido, cotação ou orçamento, traz CNPJ, quantidade, prazo ou desconto); um "oi" ou uma pergunta continuam sendo mensagem por si.

Isso vale para foto, inclusive a mandada como Documento. O texto que vai junto de um PDF ou de uma planilha fica registrado na conversa, mas não é lido para montar a cotação: o cliente e as quantidades vêm do próprio arquivo.

• Quantidade. "manda 2 caixas", "1 caixa de cada item", "3 desse": vale para cada item em que a foto não trazia quantidade. A quantidade escrita no papel nunca é trocada pela da legenda. Se a folha já diz 40 caixas, é o número da folha que fica. Na foto do próprio produto, reconhecida pela imagem, só o número é levado: ver Foto de produto sem código: como a Dri reconhece, e quando ela prefere ler.
• Cliente. O CNPJ (com ou sem pontuação), o código do cliente ou o nome como está no cadastro, por exemplo "essas são pra MERCADO EXEMPLO". O CNPJ é o jeito mais seguro. Vale quando quem manda a foto é da empresa (vendedor ou administrador), não o cliente. O vendedor só vincula cliente da carteira dele; o administrador alcança qualquer cliente da organização.
• O papel vence a legenda. Se a folha traz um CNPJ (mesmo um que não está no cadastro), ou um nome que o cadastro reconhece, a legenda não troca o cliente.
• Nome que serve para dois clientes não é escolhido. A cotação sai sem cliente e você escolhe na tela.

• Prazo e desconto do pedido. "prazo 30/45/60", "pagamento a vista", "com 50% de desconto". O prazo entra na cotação; o desconto é aplicado depois que ela é criada, e respeita o teto da loja — quando passa do teto, a Dri diz. Os números do prazo e do desconto não são confundidos com quantidade.
• O que ela não lê na legenda: forma de pagamento, transportadora, frete, observação e ordem de compra. Esses vão numa mensagem depois da cotação criada — ver Mudar as condições do pedido pelo WhatsApp.

A legenda decide o que a Dri faz com a foto. Em algumas contas:

• Legenda de pedido — "Montar cotação FWB", "segue o pedido", "2 caixas de cada" — ou foto sem legenda nenhuma: a foto vira cotação, direto, sem passo a mais.
• Pergunta sobre o que está na foto — "qual o tamanho?", "tem estoque?": a Dri lê os códigos da foto e responde a pergunta sobre eles. A cotação não é criada, e ela avisa 📸 Usei só os códigos da foto para responder.
• Outro assunto — "montar um catálogo com essas ref.", "quero os boletos dessa venda": vale o mesmo. A Dri usa o que a foto mostra (os códigos, o número da venda) como referência e faz o que você pediu.
• Não deu para entender o que você quer, e a leitura também não reconheceu um pedido na imagem: a Dri pergunta, com três botões, 📷 Recebi sua imagem, mas não reconheci um pedido nela. O que você quer que eu faça?. Dá para responder tocando no botão ou escrevendo (é um pedido, consulta, outra coisa).

Para só consultar sem mandar foto nenhuma, escreva o código em texto. Ver Consultar preço e estoque pela Dri. Quando a legenda pergunta por um produto citado pelo código ou pelo nome ("quanto custa o AB10371?"), a resposta vem com a ficha do produto e as fotos ficam de lado; a Dri avisa 📸 Li sua pergunta e ainda NÃO li as fotos.

🚧 Em liberação: a Dri olha o arquivo antes de decidir. Estamos liberando aos

poucos um jeito novo de a Dri tratar foto, PDF e planilha, igual nos três:

- Foto de código de barras: ela lê o código e mostra o produto. Código que

não está no catálogo, ela diz que não achou, e nunca troca por outro produto.

- Foto de produto sem certeza de qual é: ela pergunta **📷 Não tenho certeza

de qual produto é esta foto. É um destes?**, com os candidatos e a opção

Nenhum, antes de montar a cotação.

- Lista de códigos sem quantidade e sem frase que diga o que fazer: ela

pergunta, com os botões Montar cotação, Lista p/ cadastro e **Preço e

estoque**. Quem compra não recebe a opção de cadastro.

- Foto de boleto ou de nota com o número legível: ela segue para a segunda via

ou o status. Se pela foto um dígito pode ter saído trocado, ela mostra o número

que leu e pede que você escreva o pedido com ele.

Enquanto a sua conta não recebe a novidade, vale o que está descrito acima.

O que ela responde logo que o arquivo chega

A primeira resposta confirma o recebimento, antes da leitura: 📄 Recebi o PDF, estou lendo…, 📊 Recebi a planilha, estou lendo… ou, para fotos, 📷 Recebi a imagem, estou lendo…. O aviso não diz «cotação» porque a Dri ainda não sabe o que o arquivo é: ele pode virar cotação, lista ou uma pergunta.

Fotos mandadas em sequência viram uma leva só. A Dri espera alguns segundos sem foto nova e responde uma vez, com a contagem (por exemplo 📷 Recebi as 6 imagens, estou lendo…). Não precisa avisar que terminou de mandar.

O que acontece depois que ela lê

A Dri lê o arquivo, casa cada item com o catálogo, aplica o preço e já cria a cotação: você não escolhe nada antes. Enquanto monta, ela pode avisar com ⏳ Montando a cotação no sistema, seguido de quantos itens está casando.

A resposta começa com ✅ Cotação criada!, diz quantos itens foram processados (com o ícone da origem: 📷 foto, 📄 PDF, 📊 planilha) e traz a loja, o cliente, a contagem de pendências e o link para abrir a cotação. No fim vêm dois botões:

1. Exportar: gera o arquivo da cotação; se você não disse o formato, ela pergunta Excel ou PDF. Ver Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp.
2. Adicionar itens: a Dri responde 👍 Manda os itens: foto, documento ou texto. Vou adicionar direto à cotação atual. e a próxima foto, planilha ou mensagem entra na mesma cotação.

Quantidade sem unidade: caixa ou peça

Quando a foto, o PDF ou a planilha traz só o número, sem dizer se é caixa ou peça, vale o padrão da sua empresa. A ordem é esta:

1. A unidade escrita na linha vence tudo. "10 cx" é caixa e "10 un" é peça. Numa planilha, uma coluna de unidade é lida linha a linha.
2. As outras linhas do mesmo pedido decidem em seguida: se a maioria das linhas com unidade está em caixas, a linha sem unidade vai junto.
3. O padrão da empresa, que o administrador escolhe em Unidade padrão quando a quantidade vem sem unidade (ver Configurações: as lojas da organização e as chaves de cada uma). Sem padrão definido, a Dri decide pelo próprio pedido: a linha fica em peças e, quando o número não fecha a embalagem, ganha uma pendência para você confirmar caixa ou peça.

A preferência que você disse à Dri na conversa ("eu sempre peço em caixa") vale só para o que você digita ou fala. Foto, PDF e planilha seguem o padrão da empresa, porque o papel quase sempre é o pedido do cliente.

Produto sem embalagem cadastrada nunca vira caixa. Quando a Dri aplica o padrão, a resposta traz uma linha que começa com 📦 Sem unidade na mensagem, com a unidade usada e o motivo, seguida das primeiras linhas convertidas (código, caixas e peças).

Mandou em peças e virou caixa: como desfazer

Se o cliente pediu em peças e a cotação saiu em caixas, desfaça na tela:

1. Abra a cotação pelo link da resposta.
2. No painel Conferência e ajustes do pedido, em Embalagem e unidades, procure a linha Quantidades em caixas.
3. Clique em Converter em peças. As quantidades voltam ao número que veio no pedido e o total é recalculado.

O botão aparece enquanto a cotação ainda pode ser editada. Pela conversa, hoje, só dá para corrigir item por item, por exemplo "deixa 240 unidades do AB10371".

Mandar mais arquivos com uma cotação aberta

Com uma cotação aberta na conversa, a Dri não junta sozinha o arquivo novo. Ela responde, com o ícone da origem, quantos itens encontrou e quantos a cotação ativa já tem (por exemplo "📄 12 itens encontrados. Você tem uma cotação ativa com 8 itens."), com dois botões: Adicionar à cotação e Nova cotação.

• Dá para responder escrevendo. "adiciona", "junta", "na mesma", "nova", "outra" ou "separada" valem como o toque no botão. Número sozinho não vale: a Dri lê o dígito como quantidade.
• Responda antes de mandar o próximo arquivo. A pergunta guarda só a última leitura: dois PDFs mandados um atrás do outro, com a pergunta ainda aberta, deixam só o segundo esperando a resposta.
• Adicionar itens vale para a próxima entrada. Tocado o botão, a próxima foto, planilha ou mensagem entra direto na cotação, sem pergunta. Depois disso, a pergunta volta.
• Adicionar soma. Um código que já está na cotação é somado à linha que existe, e a resposta mostra "linha somada, agora X". Às vezes o código fica numa linha separada, e a resposta diz o motivo: rateio por filial, leitura de quantidade ou preço pendente, caixa ou unidade a confirmar, ou código repetido no documento.
• "desfaz" tira a última leva. A mensagem "desfaz" remove os itens que a última leva acrescentou e desfaz as somas que ela fez. Ver Recomeçar, encerrar e os comandos da conversa.

Quando o que você quer é só a lista, e não a cotação

Às vezes o arquivo do cliente não é pedido: é uma lista de produtos para cadastrar no sistema dele, ou para saber o preço. Isso ainda não está liberado para todo mundo. Onde está liberado, você pede a lista e a Dri devolve a lista de preços com os produtos do arquivo, nos formatos de sempre (Excel ou PDF), sem montar cotação.

• Escreva junto do arquivo, ou logo antes dele. Frases como "converte pro modelo de cadastro", "manda isso como lista em excel", "preenche as informações dos produtos dessa planilha" ou "só os preços, sem fazer orçamento" pedem a lista. Vale para foto, PDF e planilha.
• Pode escrever antes de mandar o arquivo. Uma frase de lista que anuncia o arquivo, como "pode preencher as informações dos produtos da planilha que vou mandar abaixo", tem resposta na hora pedindo o arquivo. O primeiro arquivo que chegar, em até 15 minutos, consome essa frase: se ele vier sem texto, ela vale como o texto dele; se vier com texto próprio, vale o dele — e a frase não fica esperando o arquivo seguinte.
• Escreveu só o formato? Com "manda em excel" e nada mais, a Dri lê o arquivo e pergunta o que você quer, com os botões Montar a cotação e Só a lista.
• A lista sai com os produtos que ela achou no catálogo, na ordem do arquivo, com a tabela e o desconto do cliente ativo na conversa. Quantidade e preço que vieram no arquivo não entram. A mensagem da lista diz quantos itens entraram, quais foram casados pela descrição (confira esses) e quais faltaram.
• A leitura vale 15 minutos. Passado isso, mande o arquivo de novo.
• Já virou cotação? Com a cotação aberta na conversa, peça "agora manda como lista". Se essa cotação acabou de nascer do arquivo e ninguém mexeu nela, a resposta traz também o botão Descartar com o número dela.
• Arquivo grande pergunta antes. Mais de 300 itens sem nada escrito: a Dri pergunta se é mesmo uma cotação desse tamanho ou só a lista. Acima do limite de itens de uma cotação, os botões são Mandar a lista e Vou dividir.
• Arquivo sem nenhuma quantidade. Até 300 linhas, nenhuma com quantidade e nada escrito: a cotação é montada como sempre, e a resposta traz os botões Mandar como lista (manda a lista e descarta a cotação) e É cotação mesmo (não muda nada). Se não tocar em nenhum, a cotação fica como está.

Quem é comprador sempre recebe a cotação. Mais sobre a lista em Gerar uma lista de produtos pelo WhatsApp.

O cliente vem do documento quando dá

Se o documento traz o CNPJ do cliente, a Dri procura no cadastro e, achando, já monta a cotação para ele, com o desconto negociado. O cliente do documento vale mais que o cliente que estava escolhido na conversa, e mais que o cliente escrito na legenda.

Sem CNPJ legível, ou com um CNPJ que não está no cadastro, a cotação sai sem cliente (a resposta mostra 👤 Comprador não identificado) e você informa o cliente depois. Quando a folha não traz CNPJ nenhum, escreva o CNPJ do cliente na legenda da própria foto. Se a folha traz um CNPJ, é ele que vale, mesmo fora do cadastro, e a legenda não o troca. Ver Escolher o cliente da conversa no WhatsApp.

Pedido com itens de duas lojas

Quando o arquivo traz códigos de duas lojas que você atende, a Dri cria uma cotação por loja, desde que a chave Carrinho multi-loja da organização esteja ligada (ela vem ligada). A resposta abre com ✅ 2 cotações criadas!, lista cada loja com o número da cotação, os itens e o total dela, e traz o link Veja a compra completa.

Com uma cotação aberta, prefira Nova cotação para um pedido de outra loja: assim a Dri separa por loja. O que você adiciona entra na cotação aberta, mesmo que seja de outra loja, e ali aparece como pendência. Ver Quando um pedido vira vários: a compra multi-loja pelo lado da casa.

Pedido de uma loja que não está na sua carteira

Se todos os códigos encontrados são de uma loja que não está na sua carteira, a Dri não cria a cotação. Ela diz de qual loja o pedido parece ser, quantos itens casaram lá, e oferece o botão Criar mesmo assim. Se precisar de acesso àquela loja, fale com o seu gestor.

Quando só parte dos itens não encontrados parece ser dessa loja, a cotação sai normalmente e a resposta avisa numa linha que começa com ↪️. Na tela, essas linhas aparecem marcadas, e o painel Conferência e ajustes do pedido oferece Descartar (N). Ver Linha de outra loja numa compra: de qual loja é este item?.

Foto recusada antes de ler

Antes da leitura, cada foto passa por um teste de qualidade. Se ela estiver desfocada, escura demais ou pequena demais, a Dri responde 📷 A foto ficou difícil de ler: com o que consertar, e pede outra. Uma foto reprovada segura o lote inteiro: refaça a que foi recusada e mande de novo. Ver Quando a foto é recusada antes mesmo de ser lida.

Foto do produto, sem pedido escrito

Se o cliente manda a foto do próprio produto (a caixa na prateleira, o item na mão), a Dri tenta reconhecer o produto pelas fotos do catálogo em vez de ler. Ver Foto de produto sem código: como a Dri reconhece, e quando ela prefere ler.

Quando ela fica em dúvida sobre um item

Foto e PDF escaneado geram dúvida de leitura com muito mais frequência que planilha: código borrado, dois produtos parecidos, quantidade que pode ser caixa ou peça. A Dri não pergunta isso na conversa: monta a cotação, mostra 🔍 N pendências para revisar com calma na cotação e deixa cada dúvida na linha, para você resolver na tela. Ver Quando a Dri pergunta, e como responder.

Um número lido no lugar da quantidade que é, na verdade, o código de uma linha do documento (a ficha de um produto encaminhada como foto, por exemplo) não vira milhares de unidades: a linha entra com quantidade assumida e uma pendência que diz que aquele número é o código.

Mandei e não veio resposta

Depois do aviso de recebimento, a Dri responde com a cotação, com uma pergunta, com o pedido de outra foto ou com uma mensagem de erro. As mensagens de erro mais comuns, e o que fazer:

• Não encontrei itens neste PDF.: a leitura não achou pedido. Mande os itens em texto ou outro arquivo. Na FOTO, essa situação virou uma pergunta: 📷 Recebi sua imagem, mas não reconheci um pedido nela. O que você quer que eu faça?, com os botões É um pedido, É uma consulta e Outra coisa.
• ❌ Não consegui processar o PDF. Tente enviar novamente.: mande o mesmo PDF de novo. A planilha tem a mensagem equivalente, e quando o problema é do arquivo (planilha com senha, formato que precisa ser salvo de novo) a resposta diz o que consertar.
• ⚠️ Ocorreu um erro ao processar as imagens. Tente novamente.: mande as fotos de novo.
• 😕 Deu um erro do nosso lado e eu não consegui ler as fotos que você mandou.: as fotos não foram processadas. Mande de novo.
• ⚠️ Nosso serviço de extração está temporariamente indisponível.: tente de novo em alguns segundos.
• ⚠️ Limite de uso do serviço de IA atingido.: tentar de novo não resolve. Avise o administrador, como a própria mensagem pede.

Se depois do Processando não chegar nada em alguns minutos, mande o arquivo de novo uma vez. Se repetir, avise o seu gestor.

Perguntas comuns

Mandei seis fotos e só recebi o pedido de outra foto. Por quê? Uma delas foi reprovada no teste de qualidade, e isso segura o lote. Refaça a foto indicada e mande todas de novo.

A cotação saiu sem cliente, mas o CNPJ estava no pedido. O que houve? O CNPJ pode não ter ficado legível ou não estar no cadastro. Informe o cliente pela conversa ou na tela. Escrever o CNPJ na legenda não ajuda nesse caso: quando a folha traz um CNPJ, é o da folha que vale.

Escrevi 40 caixas na legenda e veio 1 caixa. Por quê? A quantidade lida na folha vence a da legenda. Se a leitura achou um número no papel, é ele que fica, e às vezes esse número é o da embalagem impressa na foto: o 24 de uma caixa com 24 peças vira 24 peças, que é 1 caixa. Corrija na linha da cotação ou diga a quantidade certa à Dri.

Perguntei o preço junto da foto e virou cotação. Por quê? Em algumas contas a pergunta junto da foto é respondida sobre os códigos que ela mostra, e a cotação não é criada. Nas demais, a foto é sempre lida como pedido — ali, para só consultar, mande o código em texto, sem foto.

Escrevi o desconto junto da foto e não entrou. Como aplico? Desconto e prazo escritos na legenda (ou na mensagem logo antes da foto) são aplicados. Se o desconto passar do teto da loja, a Dri diz na resposta e ele não é aplicado — nesse caso fale com quem administra a loja. Se mesmo assim não entrar, mande numa mensagem depois que a cotação for criada, por exemplo "dá 5% de desconto".

Mandei a planilha em peças e o total saiu enorme. O que houve? A quantidade sem unidade foi lida em caixas pelo padrão da empresa e multiplicada pela embalagem. Use Converter em peças na cotação, ou mande de novo com uma coluna de unidade.

Reenviei a lista corrigida e as quantidades dobraram. Por quê? Adicionar à cotação soma na linha que já existe. Mande "desfaz" para tirar a última leva e depois diga a quantidade certa, por exemplo "muda o AB11729 pra 2 caixas", ou ajuste na tela.

Posso pedir "desfaz" logo depois que a cotação foi criada? Não para apagar a cotação: "desfaz" tira só a última leva acrescentada a uma cotação que já estava aberta. Para começar outra, ver Recomeçar, encerrar e os comandos da conversa.

Mandei mais fotos depois e virou outra cotação. Como junto? Com uma cotação aberta, a Dri pergunta Adicionar à cotação ou Nova cotação. Para ir direto para a mesma, toque em Adicionar itens antes de mandar.

Mandei fotos com itens de duas lojas. O que acontece? Numa cotação nova, a Dri separa uma cotação por loja e responde ✅ 2 cotações criadas!.

O cliente me mandou um link do CamScanner. Posso encaminhar o link? Não: a Dri não abre link. Baixe o PDF e mande o arquivo. O PDF escaneado é lido como foto, então confira as pendências na cotação.

Qual o limite de fotos? Até 20 por lote. Acima disso, mande em mais de uma vez.