Montar uma cotação por texto no WhatsApp

Onde fica

Na conversa com a Dri, pelo WhatsApp, pelo Chat da Dri ou pelo Telegram. Você escreve o pedido numa mensagem e ela devolve a cotação pronta, com o link para abrir na tela.

A cotação criada fica em Cotações, como qualquer outra. A conversa inteira, com o que a Dri fez em cada mensagem, fica em Ações.

Como pedir uma cotação por texto

Escreva numa mensagem só o que o cliente pediu, com o cliente e, em cada item, o código e a quantidade com a unidade:

faz um pedido pra Casa Modelo: 10 cx do AB10008, 4 cx do AB10371 e 24 un do AB10372

Não existe carrinho montado item a item na conversa. Quando a mensagem traz códigos e quantidades, a Dri lê tudo, casa cada item com o catálogo e cria o documento de uma vez, sem pedir confirmação antes. Ela também entende o nome do produto no lugar do código, mas com o código completo ela acerta de primeira; só com o nome, pode deixar a linha para você confirmar.

Se você atende mais de uma loja e nem os códigos nem o cliente decidem de qual loja é o pedido, a Dri pergunta antes Para qual loja é essa cotação?. Com a opção Carrinho multi-loja, que já vem ligada, códigos de lojas diferentes na mesma mensagem viram uma cotação por loja. Ver a seção sobre atender mais de uma loja, mais abaixo.

Dizer o cliente é o que mais ajuda: com o nome ou, melhor, o CNPJ dele na mesma mensagem, a cotação já sai com as condições dele. Sem cliente, ela sai com o preço de tabela, e você informa o cliente depois. Ver a seção sobre o preço, mais abaixo.

Exemplos que funcionam

Mensagens assim criam a cotação de primeira. Os códigos, o cliente e o CNPJ são exemplos: use os seus.

Com o cliente pelo código, pelo nome ou pelo CNPJ

• "cotação para o cliente 1234 com 2 caixas de AB10298": o código do cliente no seu cadastro. Se o mesmo código existe em duas lojas, diga a loja: "cliente 43 da Casa Modelo";
• "pedido 10 AB10371 pro Bazar Modelo";
• uma mensagem com o CNPJ numa linha e os itens embaixo:

cotação
11.222.333/0001-81
10007 - 120 cx
10040 - 10 cx
10092 - 5 cx

Com o preço combinado ao lado do item

pedido para 11.222.333/0001-81
CD20907 2 cx 4,00
CD22363 1 cx 1,50

O preço escrito entra como preço do documento, para você conferir. Ver Preço do documento: o preço que o cliente escreveu ao lado do item.

Com prazo, pagamento e frete junto

pedido para 11.222.333/0001-81
AB10008 10 cx
AB10371 4 cx
prazo 30/45/60, boleto, CIF

Uma lista colada, um item por linha

AB11374 1 cx
AB11371 1 cx
AB11713 2 cx

Mexendo na cotação que acabou de sair

• "acrescenta 2 AB10008 na cotação";
• "troca o AB10371 pelo AB10372";
• "faz uma cotação de 10 cx de AB10008 com o preço de tabela".

Foto, PDF e planilha também servem: ver Cotação a partir de foto, PDF ou planilha no WhatsApp.

O que a Dri responde quando cria a cotação

A resposta começa com ✅ Cotação criada! quando tudo casou. Se algo pede conferência, ela abre com ⚠️ e diz o quê, mas a cotação foi criada do mesmo jeito. Por exemplo: ⚠️ Cotação criada: achei 3 de 8 itens no catálogo, ⚠️ Não achei nenhum dos 5 itens no catálogo, ⚠️ Cotação criada: falta escolher o produto de 2 itens, ⚠️ Cotação criada: confira o subtotal ou ⚠️ Cotação criada: falta a quantidade.

Depois do título, a resposta traz, conforme o caso:

• a loja (🏪 Loja:) e o cliente (🏢), ou 👤 Comprador não identificado quando não há cliente;
• com o cliente identificado, as condições dele (prazo, pagamento e frete, na linha 💳) e o desconto que entrou. Sem cliente, essa linha não aparece na resposta, mesmo que o prazo escrito tenha entrado: confira na cotação;
• a contagem do que não casou, por exemplo ⚠️ 2 itens não encontrados.;
• o subtotal (💵 Subtotal:);
• o link (🔗) que abre a cotação na tela já logado, sem código para digitar;
• a pergunta O que deseja fazer? com os botões Exportar e Adicionar itens.

Exportar gera o arquivo da cotação e encerra a conversa. Ver Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp. Adicionar itens prepara a mesma cotação para receber a sua próxima mensagem com mais itens, enquanto ela estiver aberta na conversa: depois de Exportar, o que você mandar começa uma cotação nova.

Itens que não foram encontrados

Um item que não casou com o catálogo não some. Ele entra na cotação como não encontrado, com o texto que você escreveu, e a linha fica marcada para você resolver na tela: buscar o produto certo, guardar como demanda ou descartar. Ver Código não encontrado na cotação: buscar, salvar para futuro ou descartar.

Pela conversa, a saída é trocar o item pelo código certo ("troca o AB10371 pelo AB10372"). Como a Dri escolhe o produto de cada linha, e por que às vezes ela sugere em vez de escolher, está em ver Como a Dri encontra o produto que o cliente pediu.

O que faz a Dri acertar de primeira, com exemplos de mensagem, foto, PDF e planilha, está em Pedir pela Dri no WhatsApp.

Lista de códigos sem quantidade

Se a mensagem só tem códigos, sem nenhuma quantidade, a Dri não inventa um número. Antes, ela pode perguntar o que você quer com eles: Isso que você me mandou: quer que eu pesquise esses produtos, ou que eu monte uma cotação com eles?, com 1) Pesquisar os produtos e 2) Montar a cotação. Responda com o número ou com a palavra (pesquisar, montar). Responder só com um dos códigos não conta como escolha.

Para montar a cotação, ela pergunta: 📦 Li 5 códigos nessa mensagem, mas nenhuma quantidade. e oferece:

• Sim, 1 cx de cada: monta com uma caixa de cada item;
• Sempre fazer assim: monta agora e passa a assumir uma caixa nas próximas mensagens sem quantidade, sem perguntar;
• Não, vou digitar: não monta; você manda de novo com as quantidades.

⚠️ Com Sempre fazer assim ligado, uma lista só de códigos que a Dri leia como pedido vira cotação sem pergunta, mesmo que você quisesse só consultar o estoque. Para consultar, escreva estoque ou preço na primeira ou na última linha da mensagem ("ver estoque", por exemplo): aí a Dri lê como consulta.

Mesmo com a preferência ligada, cada linha montada assim fica com a quantidade marcada para conferência na cotação. Para a Dri voltar a perguntar, escreva perguntar quantidade; ela confirma com 👍 Combinado. Volto a perguntar antes de assumir a quantidade.

Confira a contagem. O número em Li 5 códigos é o que a Dri reconheceu como código. Se for menor que o número de linhas que você mandou, alguma ficou de fora, sem aviso. Hoje ficam de fora a linha só de números (4521) e a linha com espaço entre as letras e os números (CD 21330): o código reconhecido nesta lista começa por letra e tem números colados. Escreva o código sem espaço (CD21330) ou mande a lista com a quantidade em cada linha (4521 1 cx): com quantidade, a Dri lê também os códigos só de números.

Queria uma lista desses produtos, e não uma cotação? Toque em Não, vou digitar e mande de novo pedindo a lista e o formato na mesma mensagem, com os códigos embaixo ("gera uma lista em PDF desses códigos"). Ver Gerar uma lista de produtos pelo WhatsApp.

Quantidade sem unidade: caixa ou peça

Quando você escreve "10 do AB10008" sem dizer se são caixas ou peças, vale a unidade que você disse à Dri que costuma usar e, se você não disse nenhuma, o padrão da sua empresa. A resposta diz qual foi usado, numa linha como:

• 📦 Sem unidade na mensagem → caixa, como você prefere, quando foi a sua preferência;
• 📦 Sem unidade na mensagem → caixa (padrão da sua organização), quando foi a configuração da empresa.

Ela vem com a conta de cada item em caixas e em peças. Para não depender de nenhum dos dois, diga a unidade: "10 cx", "240 un".

Se a cotação inteira saiu na unidade errada, não precisa corrigir linha a linha. Abra a cotação e, no painel Conferência e ajustes do pedido, em Embalagem e unidades, use Voltar para os números da mensagem (ou Converter em peças, ou Converter em caixas). Pela conversa, a correção é por item: "deixa 240 unidades do AB10371".

Dizer uma vez que você pede em caixa (ou em unidade)

Mande para a Dri, numa mensagem sozinha, sempre peço em caixa (ou sempre peço em unidade) e ela passa a ler em caixa toda quantidade sem unidade que você digitar ou falar. A confirmação começa com Preferência anotada e diz a unidade que ela vai usar. Se a resposta for Entendi a preferência. Me manda as quantidades já na unidade que você quer, ela não foi guardada.

• Mande a frase sozinha, sem código, sem quantidade e sem pergunta, falando de você (eu peço, eu compro, prefiro). Uma frase sobre o cliente, como "o cliente sempre pede em caixa", pode ser anotada como sua quando há uma cotação aberta: se vier Preferência anotada e não era isso, diga esquece a preferência.
• As linhas que já estão na cotação aberta não mudam.
• Vale só para o que você digita ou manda por áudio. Foto, PDF e planilha seguem o padrão da empresa.
• Uma unidade escrita na própria linha, ou nas outras linhas do mesmo pedido, sempre vence. Produto sem a quantidade da caixa cadastrada nunca vira caixa.
• A preferência é sua, não do cliente. Vale em todas as lojas da mesma empresa e não passa para outra empresa.
• Vale por 90 dias a partir do dia em que você disse. Repetir a mesma frase antes disso não renova o prazo; depois dos 90 dias, diga de novo.
• Na cotação, as linhas lidas assim aparecem em Embalagem e unidades, com Manter como caixa e Voltar para os números da mensagem.

Para trocar, diga a outra unidade. Para desfazer, diga esquece a preferência: a resposta é Pronto, esqueci a preferência de unidade. Se vier Não consegui desfazer a preferência de unidade agora., abra uma cotação da empresa e repita. Responder deixa pra lá não desfaz a preferência.

Esta preferência é diferente de Sempre fazer assim: aquela decide o que fazer quando a mensagem não tem quantidade nenhuma; esta decide a unidade de uma quantidade escrita sem unidade.

O preço escrito na mensagem

Se você escreve o preço negociado junto do item ("10 do AB10008 a 12,50") e a sua empresa aplica automaticamente o preço vindo do pedido, a Dri usa esse valor como preço da linha. A resposta confirma com 🏷️ Preço da mensagem aplicado em 3 linhas.

Quando não dá para aplicar, ela diz em quantas linhas e por quê: ⚠️ Preço da mensagem NÃO aplicado em 2 linhas: seguido do motivo, como acima do limite de desconto da loja ou não encontrei esses produtos no catálogo. Nesses casos a linha fica com o preço que a cotação calculou.

Se a sua empresa não aplica automaticamente, o preço fica anotado na linha e você aplica na tela, no botão Usar. Nesse caso a resposta não traz aviso de preço não aplicado.

O passo a passo, com os motivos de o preço não entrar, está em Mandar o preço negociado na mensagem para a Dri.

Prazo, pagamento e frete escritos junto dos itens

Escreva o prazo, a forma de pagamento e o frete na mesma mensagem dos itens e eles entram na cotação já criada. A Dri entende, por exemplo, Prazo 30/45/60, 30 45 60, à vista, prazo 60/75 dias, boleto, pix, CIF e FOB.

• Se o campo é travado no cadastro do cliente, vale o do cadastro, e não o que você escreveu.
• Um prazo fora da regra de parcelamento do cliente entra como você escreveu, e a tela mostra um alerta.
• Um prazo ou uma forma de pagamento que a Dri não entendeu não é chutado: vira uma pendência para você conferir na cotação.

⚠️ O desconto do pedido inteiro escrito nessa mensagem ("50% em todos") não entra na criação. Depois que a cotação sair, mande "dá 50% de desconto". Ver Mudar as condições do pedido pelo WhatsApp.

O preço e o cliente da cotação

Com um cliente escolhido na conversa, o desconto negociado dele entra na cotação. Sem cliente, a cotação sai com o preço de tabela.

Para informar o cliente depois, diga de quem é o pedido ("é da Casa Modelo", "coloca a Casa Modelo como cliente", ou o CNPJ): a cotação que está aberta passa a ser daquele cliente e o desconto é recalculado. A Dri não pede o cliente para montar: o cliente é opcional, e é por isso que dá para começar pelo produto. Ver Escolher o cliente da conversa no WhatsApp.

Se a cotação aberta já tem outro cliente e você manda itens com o CNPJ de um cliente diferente, ela não troca de cliente sozinha: fica uma pendência de cliente para você decidir na cotação.

Se você atende mais de uma loja

A Dri descobre a loja pelos códigos do pedido ou pelo cliente escolhido; só quando nada decide ela pergunta Para qual loja é essa cotação?, com as lojas como botões ou numa lista. Responda tocando no botão, com o número ou com o nome da loja. Maiúscula ou minúscula não muda nada: ab10298 acha o AB10298.

Com a opção Carrinho multi-loja ligada (ela já vem ligada), códigos de lojas diferentes na mesma mensagem viram uma cotação por loja, e a resposta é ✅ 2 cotações criadas!, com cada loja numa linha e o link Veja a compra completa, que abre as duas juntas. Com a opção desligada, a Dri monta tudo na loja que tem mais códigos. Ver Quando um pedido vira vários: a compra multi-loja pelo lado da casa.

Itens acrescentados a uma cotação aberta (com Adicionar itens ou Adicionar à cotação) entram na loja dessa cotação, mesmo que sejam de outra loja: ali eles aparecem como pendência. Para separar, mande novo pedido antes.

Quando parte dos itens não encontrados parece ser de uma loja que não está na sua carteira, a resposta avisa numa linha que começa com ↪️ e nomeia a loja. Esses itens continuam na cotação: na tela, a linha diz Pertence à loja …, sem acesso., e o painel Pertencem a outra loja oferece Descartar (N). Para vender esses itens, fale com o seu gestor. Ver Linha de outra loja numa compra: de qual loja é este item?.

Mexer na cotação sem recomeçar

Tudo isto age sobre a cotação que está aberta na conversa. Para mudar a quantidade, use o código como ele aparece na cotação, com as letras da frente, ou como você o escreveu ao montar: se a linha mostra AB11729 e você escreve só 11729, a Dri pode responder Não achei 11729 nesta cotação.

• "o que tem no pedido?": lista os itens.
• "acrescenta 3 do AB10372 na cotação": soma à cotação.
• "tira o AB10008": remove o item.
• "tira o segundo item", "tira o item 3": aponta a linha pela posição na lista que "o que tem no pedido?" mostra.
• "tira o papel decorativo": pelo nome, a Dri confirma qual linha é, ou pergunta qual quando o nome serve para mais de uma.
• "tira os itens de Natal": tira todas as linhas daquele tema de uma vez. Se isso levar mais da metade da cotação, ou 10 linhas ou mais, a Dri pergunta antes. Essa remoção não tem desfazer.
• "troca o AB10371 pelo AB10372": sai um produto e entra outro. A Dri primeiro inclui o novo e só depois remove o antigo: se a remoção falhar, os dois ficam na cotação e ela avisa, em vez de você ficar sem nenhum. Se você não disser a quantidade, o item novo entra com a mesma quantidade em peças do que saiu, e a resposta 🔁 Troquei… diz quanto ficou. Se a resposta não nomear o código que saiu, ele não bateu com nenhuma linha e continua na cotação: tire com o código completo.
• "muda o AB11729 para 2 caixas", "deixa 240 unidades do AB10371": muda a quantidade de um item que já está lá. Com mais de um item na cotação, diga qual; sem o código, a Dri responde De qual item? com os códigos da cotação. Diga a unidade: ela converte caixa em peça pelo cadastro do produto. Isto não é troca: trocar é quando o produto muda. Numa linha distribuída entre filiais, a quantidade não muda por aqui: abra a cotação.
• "desfaz": tira os itens da última mensagem que você acrescentou a uma cotação já aberta, e desfaz as somas que ela fez. Logo depois de ✅ Cotação criada! não há o que desfazer: a criação não se desfaz. Corrija item a item ou pela tela. Ver Recomeçar, encerrar e os comandos da conversa.
• "novo pedido" ou "nova cotação": a cotação atual fica salva e começa outra na mesma conversa, com o mesmo cliente, a não ser que a mensagem diga outro. A resposta é ✅ Novo pedido iniciado. A cotação COT-000123 ficou salva.

⚠️ Mande uma mudança de item por mensagem: é o jeito de cada uma ser feita e confirmada. Várias condições do pedido juntas numa mensagem funcionam; ver Mudar as condições do pedido pelo WhatsApp.

⚠️ Mandar de novo um item que já está na cotação soma na linha, não substitui. A resposta mostra linha somada, agora e o total. Para corrigir a quantidade, use "muda o AB11729 para 2 caixas", e não a lista inteira de novo. Se já somou, "desfaz" tira a última leva e desfaz as somas.

⚠️ Não mande de volta o PDF ou a planilha que a Dri exportou para pedir uma mudança. O arquivo é lido como um pedido novo e vira outra cotação, com os itens dele; o pedido de mudança que vai junto não é aplicado na cotação original. Para mexer numa cotação já exportada, abra o link dela e edite na página da cotação. Ver A página da cotação, parte por parte e, se ela já foi enviada ao cliente, Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar.

Mandar mais itens com uma cotação já aberta

Com uma cotação aberta na conversa, itens mandados sem dizer o que fazer com eles (texto com código e quantidade, foto ou PDF) recebem uma pergunta. A resposta diz quantos itens encontrou e quantos a cotação ativa já tem, com dois botões: Adicionar à cotação ou Nova cotação.

• Toque num dos botões, ou responda com a palavra: adiciona ou nova. Um número (2) não responde à pergunta, e mandar o mesmo texto de novo repete a pergunta.
• Nova cotação cria outra cotação com os itens e o CNPJ da mesma mensagem. A anterior fica salva.
• Adicionar à cotação soma a quantidade quando o item já está na cotação: 10 cx de um código que tinha 1 cx vira 11 cx, e a resposta mostra linha somada, agora com o total que ficou.

Para pular a pergunta, diga na própria mensagem: "acrescenta 5 AB10008 na cotação", "adiciona no mesmo pedido" ou "cria uma cotação separada". Tocar em Adicionar itens depois de uma cotação criada também leva a próxima mensagem para a mesma cotação.

Pedido de outro cliente. Escreva o nome do cliente depois de pro, pra ou para, como está no cadastro e com a primeira letra maiúscula: "pedido 5 AB10008 pro MERCADO EXEMPLO". Com o nome todo em minúsculas, a Dri não percebe que é outro cliente. Se a cotação aberta é de outro cliente, a Dri abre a nova direto, sem perguntar, e a anterior fica salva. Se a cotação aberta ainda está sem cliente, ela pergunta se é para dizer que aquela é do cliente ou abrir um pedido novo para ele. Com o CNPJ no lugar do nome, ela não sabe que é outro cliente e faz a pergunta dos dois botões: toque em Nova cotação.

Pedido novo com os itens na mesma mensagem. "pedido novo" com os itens embaixo já cria a cotação nova com eles, sem a Dri pedir os itens de volta. Se a mensagem nomeia um cliente, a nova é dele, e não do cliente da anterior. Contam como pedido novo frases como novo pedido, pedido novo, nova cotação, outra cotação, quero fazer um pedido, abre uma cotação e preciso de um pedido.

Um código sozinho, sem quantidade, a Dri lê como consulta e responde com a ficha do produto, mesmo com uma cotação aberta. Para acrescentar, diga a quantidade: "2 cx AB10985".

Pedido por áudio

Grave o áudio normalmente. A Dri avisa 🎤 Processando seu áudio..., transcreve, e a resposta começa com 🎤 Entendi: seguido do que ela ouviu. Daí em diante vale como se você tivesse digitado. Se a transcrição saiu errada, corrija por texto: não precisa gravar de novo.

Erros comuns

• Pedir uma "lista" querendo a cotação. "Manda uma lista com 10 AB10371" pode sair como arquivo de produtos, não como cotação. Comece a mensagem com cotação ou pedido. Ver Gerar uma lista de produtos pelo WhatsApp.
• Escrever a quantidade sem a unidade. "10 do AB10008" vira caixa ou peça conforme a sua preferência anotada ou o padrão da empresa, e uma caixa de 24 faz 10 virar 240. Diga cx ou un (a seção sobre quantidade sem unidade, acima, explica).
• Mudar a quantidade com o código sem as letras. Em lojas cujo código tem letras na frente, 11729 pode não achar a linha do AB11729 na cotação, e a Dri responde Não achei 11729 nesta cotação. Use o código completo.
• Reenviar a lista corrigida. Com a cotação aberta, os itens repetidos somam. Use "muda o AB11729 para 2 caixas", um item por mensagem, ou ajuste na tela.
• Reenviar o PDF que a Dri gerou para mudar alguma coisa. A Dri cria outra cotação com os mesmos itens, e a original não muda. Abra a original pelo link.
• CNPJ digitado com um número errado. A Dri confere o dígito verificador e descarta o CNPJ inválido: a cotação sai sem cliente, com preço de tabela. Confira o CNPJ, ou diga o nome ou o código do cliente.
• Nome de cliente que bate com dois cadastros. A Dri pergunta qual é. Para não ter a pergunta, mande o CNPJ ou o código do cliente.
• Mandar itens de duas lojas esperando uma cotação só. Cada loja emite a própria nota, então a Dri monta uma cotação por loja, reunidas numa compra.
• A Dri respondeu "Parece que você me pediu mais de uma coisa nessa mensagem". Mande cada pedido numa mensagem. Se era um pedido só, escreva o código e a quantidade na frase ("pedido de 144 CD20523 pro Bazar Modelo, R$ 2,00, prazo 30/45/60").
• Achar que a cotação já foi para o ERP. Ela nasce em rascunho e só vai ao ERP quando alguém confirma o pedido, em Confirmar orçamento, na tela. Pelo WhatsApp, Exportar só confirma quando quem exporta é administrador. Ver Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp.

Perguntas comuns

Preciso dizer o cliente antes? Não. A cotação sai com preço de tabela e o cliente pode ser informado depois, com recálculo do desconto.

Mandei "novo pedido" e perdi a cotação? Não. Ela ficou salva como rascunho, com o número dito na resposta, e continua em Cotações.

Por que a Dri colocou caixa onde eu queria peça? Veja a linha 📦 da resposta. Se diz como você prefere, é a sua preferência anotada: diga esquece a preferência ou escreva un na quantidade. Se diz padrão da sua organização, é a configuração da empresa. Corrija com "deixa 240 unidades do AB10371", item a item, ou, para várias linhas, com Voltar para os números da mensagem no painel da cotação.

A Dri lembra que eu sempre peço em caixa? Lembra, se você disser isso a ela numa mensagem sozinha (sempre peço em caixa). A preferência vale por 90 dias para a quantidade sem unidade que você digitar ou falar.

A Dri guarda a forma de pagamento que eu prefiro? Não. Pagamento, prazo e frete valem para a cotação aberta; o padrão de cada cliente fica no cadastro dele.

Por que o preço que eu escrevi não entrou? A resposta diz o motivo na linha que começa com ⚠️ Preço da mensagem NÃO aplicado. Acima do limite de desconto da loja, o valor não é aplicado. Se não houver essa linha, a sua empresa pode não aplicar o preço automaticamente: use Usar na tela.

Escrevi o prazo junto dos itens e a cotação saiu sem prazo. E agora? Abra a cotação e confira a pendência de prazo. Se não houver, mande "prazo 30/45/60" que a Dri ajusta.

Mandei a lista de novo e as quantidades dobraram. Por quê? Com a cotação aberta, mandar um item que já está nela soma na linha. Mande "desfaz" para tirar a última leva, ou corrija com "muda o AB11729 para 2 caixas".

Mandei o pedido de outro cliente e a Dri perguntou se eu queria adicionar. Por quê? Com o CNPJ, ou sem o nome do cliente com maiúscula depois de pro, ela não sabe que é outro cliente. Toque em Nova cotação.

Toquei em Adicionar itens, mandei mais itens e saiu uma cotação nova. Por quê? A cotação não estava mais aberta na conversa, por exemplo depois de Exportar. Para mexer nela, abra pelo link.