Pedir pela Dri no WhatsApp

Resumo

Para a Dri montar uma cotação, comece a mensagem com a palavra cotação ou pedido e ponha um item por linha: o código do produto, a quantidade com a unidade (caixa ou unidade) e o preço combinado, se houver. Quem vende (vendedor ou administrador) diz também para quem é, com o nome ou o CNPJ do cliente; quem compra para a própria empresa não precisa.

Cotação para Presentes Modelo, CNPJ 11.222.333/0001-81
AB10007  10 cx
AB10040  10 un  R$ 32,50
AB10092  5 cx

A Dri monta a cotação na hora e responde com o link para você conferir no site e enviar. Também vale mandar a foto, o PDF ou a planilha da cotação, com as mesmas informações.

Para quem compra, a cotação já sai no nome da empresa da sua conta, e mandar o pedido à Dri ainda não é enviá-lo ao fornecedor: ele fica como rascunho até você clicar em Enviar para Aprovação no site, como explica a seção Depois de mandar o pedido: ele ainda não foi enviado, mais abaixo.

Quem é a Dri

A Dri é uma assistente de inteligência artificial que atende no WhatsApp do fornecedor: quem responde é ela, não uma pessoa da equipe. Ela monta a cotação, consulta preço e estoque e ajusta a cotação aberta na conversa. Para negociar preço ou prazo, pedir mudança num pedido já enviado ou falar com uma pessoa, fale com o seu vendedor.

Cotação não é lista de produtos

A Dri faz duas coisas parecidas, e a palavra que você usa decide qual delas ela entende.

• Cotação (ou pedido): você já sabe os itens e as quantidades. A Dri cria um documento com esses itens, para o cliente, com os preços dele, que depois vai para conferência e para o ERP.
• Lista de produtos: você quer mostrar uma parte do catálogo ao cliente, por exemplo "itens da linha Cozinha entre 1 e 10 reais com pelo menos uma caixa em estoque". A Dri filtra o catálogo e devolve a lista, que você abre no site ou exporta em PDF com fotos para encaminhar.

Palavras como lista, catálogo, tabela de preços, planilha e PDF, ou um recorte por marca, linha, faixa de preço ou estoque, levam a Dri para a lista de produtos. Por isso, quando for pedido, escreva cotação ou pedido logo no começo, em vez de "segue a lista". A lista de produtos é uma ferramenta da equipe do fornecedor; quem compra só precisa começar com pedido ou cotação.

Quando quem vende manda só códigos e quantidades, sem as palavras cotação ou pedido (por exemplo, "10 AB10008"), a Dri pode perguntar antes de agir: "Isso que você me mandou: quer que eu pesquise esses produtos, ou que eu monte uma cotação com eles?", com as opções 1) Pesquisar os produtos e 2) Montar a cotação. Responda com o número ou com o nome da opção. Com 2, ela monta a cotação com os itens que você já mandou, sem precisar repetir; com 1, ela procura os códigos no catálogo e não cria cotação.

Para a lista, ver Gerar uma lista de produtos pelo WhatsApp. Para uma cotação com todos os itens de um recorte, sem digitar código por código, ver Cotação de um recorte do catálogo pela Dri.

Onde fica

A Dri atende no WhatsApp do fornecedor e reconhece você pelo celular cadastrado na sua conta. Não há nada a instalar: é só mandar mensagem para o número de sempre. Tudo o que ela monta fica guardado no site, em Cotações.

Este guia é sobre fazer pedido. Para perguntar preço e estoque, ver Consultar preço e estoque pela Dri.

O que mandar em cada pedido

A Dri acerta de primeira quando cada linha do pedido traz o código, a quantidade e a unidade, e o pedido diz para quem é.

• O código do produto. É o mínimo. Use o código do catálogo do fornecedor, completo, com as letras do começo: AB10008, e não só 10008. Com o código a Dri reconhece o item praticamente sempre; só com a descrição, é onde ela mais erra ou deixa item sem correspondência.
• A quantidade, sempre com a unidade. Uma quantidade por linha, com a unidade ao lado: 10 cx ou 10 un. É a diferença que mais pesa no pedido: se a caixa daquele produto tem 24 peças, "10" pode ser 10 peças ou

1. Sem unidade, a Dri usa o padrão definido pelo fornecedor (caixa ou peça), que nem sempre é o que você quis. Para quem vende, vale antes a unidade que você já disse à Dri que costuma usar ("sempre peço em caixa"). Se o pedido não tem quantidade nenhuma, ela pergunta se monta com uma caixa de cada, e a linha montada assim fica marcada para você conferir.

• O preço combinado, se houver. Escreva ao lado do item, com R$ ou com vírgula nos centavos (R$ 32,50). Ele chega na cotação como o preço do documento, e quem vende decide como aplicar: a seção sobre o preço combinado, mais abaixo, explica. Quem compra e escreve um preço está pedindo aquele preço: ele fica anotado na cotação, e quem decide se vale é o vendedor. Item sem preço segue a tabela do cliente.
• Para quem é o pedido: nome ou CNPJ. Quem compra para a própria empresa não precisa dizer: a cotação sai no nome da empresa da sua conta, mesmo que o arquivo traga outro CNPJ. Se precisar comprar por outro CNPJ, fale com o seu vendedor. Quem vende (vendedor ou administrador) põe o nome ou o CNPJ do cliente no começo. Com o CNPJ no pedido, a Dri já vincula a cotação à empresa certa, e os pedidos que chegam assim são os que mais viram pedido confirmado. Sem ele, a cotação sai sem cliente e alguém escolhe o cliente na tela.
• Até 1.000 itens por pedido. Linha riscada não conta. Um documento com mais itens que isso não vira cotação: a Dri diz quantos itens leu e pede para dividir o pedido em arquivos menores.

Mande o pedido inteiro de uma vez. Fotos mandadas juntas, até 20, são lidas como um pedido só. Quem é da empresa que vende (vendedor ou administrador) pode dizer o cliente na legenda da foto, com o CNPJ ou com o nome como está no cadastro; o cliente que compra, não, porque a cotação dele já sai no nome da empresa dele. O vendedor só vincula assim cliente da carteira dele; o administrador alcança qualquer cliente da organização. O cliente da legenda entra na cotação quando a folha não identifica o cliente: o CNPJ escrito no papel, ou um nome que o cadastro reconhece, vale mais que a legenda. Se a cotação saiu sem o cliente, escolha a empresa no quadro Cliente da cotação, no site, ou diga o cliente na conversa: ver Escolher o cliente da conversa no WhatsApp. Para juntar mais itens a uma cotação que já saiu, toque em Adicionar itens antes de mandar.

Quatro jeitos que funcionam

Os exemplos abaixo usam dados fictícios. O formato é o que importa.

Mensagem de texto

Uma linha por item: código, quantidade com a unidade e, se houver, o preço. O cliente vem antes, no topo.

Foto do pedido

Vale pedido impresso ou escrito à mão. Tire a foto de frente, com boa luz e a folha inteira no quadro, com os códigos legíveis.

PDF do sistema do cliente

O pedido de compra que o sistema do cliente gera costuma vir completo: CNPJ no cabeçalho, código, quantidade, unidade e preço em colunas. Confira se a coluna de unidade está lá: um PDF com "Qtd 3" e nada ao lado deixa a Dri adivinhar se são 3 peças ou 3 caixas. Estando completo, é só encaminhar o arquivo.

Planilha

Uma linha de cabeçalho, uma linha por item e uma coluna para a unidade, que pode ser diferente em cada linha. O cliente pode ir numa linha acima da tabela.

O que atrapalha a leitura

Quase todo item que fica sem correspondência cai num destes casos:

• Código do cliente no lugar do código do catálogo. Muita loja tem numeração própria ou código de barras interno. A Dri procura no catálogo do fornecedor, e o código do cliente não está lá.
• Código sem as letras do começo. 10008 pode ser vários produtos; AB10008 é um só.
• Quantidade sem unidade. "AB10008 10" vira 10 na unidade padrão definida pelo fornecedor. Se o cliente quis a outra, a cotação sai com a quantidade errada, e nada nela parece errado.
• Só a descrição. "Toalha de lavabo" tem dezenas de opções no catálogo. Sem código, a Dri escolhe a mais provável e pede para você confirmar.
• Planilha com linhas que não são item. Cabeçalho repetido, subtotal, imposto, frete ou observação no meio da tabela podem ser lidos como produto. Deixe só a tabela de itens, com um cabeçalho.
• Colunas de medida parecendo código. Em foto de tabela, uma coluna de tamanhos (20x30, 50x70) pode ser lida como código. Mantenha o código numa coluna própria.
• Pedido de outro fornecedor ou de outra loja. Se os códigos são de uma loja do fornecedor que seu cliente não compra, a Dri avisa em vez de montar a cotação.

Depois de mandar o pedido: ele ainda não foi enviado

Para quem compra, o pedido que você manda à Dri (texto, foto, PDF ou planilha) vira uma cotação em Cotações, com a etiqueta Rascunho, e ainda não foi enviado ao fornecedor. A Dri procura cada item no catálogo, aplica as suas condições e responde com o que encontrou, o que ficou sem correspondência e o link que abre a cotação no site. Quando a sua empresa tem um vendedor responsável, ele recebe um aviso de que a cotação chegou, mas ela continua como rascunho.

Para mandar o pedido formalmente para aprovação:

1. Abra o link da mensagem, ou o pedido em Cotações.
2. Confira itens, quantidades e preços.
3. Clique em Enviar para Aprovação. A etiqueta passa a Aguardando: o pedido está com o vendedor, que confere e responde.

Os botões da mensagem, Exportar e Adicionar itens, não enviam o pedido ao vendedor: um gera o arquivo da cotação e o outro acrescenta itens nela. Ver Pedido enviado: o que acontece agora para o que vem depois do envio.

Para quem vende, a cotação também fica salva em Cotações como rascunho, e nada vai ao ERP nesse momento. Você pode conferir e confirmar ali mesmo, ou deixar para outra pessoa da equipe revisar no computador antes. Ver Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou.

Se a empresa compra de mais de uma loja do fornecedor, a Dri separa os itens por loja e, quando não consegue saber de qual loja é o pedido, pergunta.

Mexer na cotação pela conversa

Com a cotação aberta na conversa, dá para ajustá-la escrevendo, sem recomeçar:

• "o que tem no pedido?" ou "me mostra os itens": a Dri lista os itens;
• "acrescenta 3 cx do AB10092": soma o item à cotação;
• "tira o AB10040": remove o item;
• "muda o AB10007 para 20 cx": troca a quantidade de um item que já está lá. Diga a unidade, e a Dri converte caixa em peça pelo cadastro do produto;
• "desfaz": tira os itens da última mensagem que você acrescentou a uma cotação já aberta. A criação da cotação não se desfaz: logo depois de a cotação sair, corrija item a item ou pela tela.

Use o código completo do produto, como ele aparece na cotação: a Dri procura o item pelo código. Mande uma mudança por mensagem. Faça os ajustes antes de clicar em Enviar para Aprovação: depois do envio, quem altera o pedido é o vendedor. Para quem vende, a lista completa está em Montar uma cotação por texto no WhatsApp.

Onde cada informação aparece no site

Os prints abaixo são da cotação que a mensagem do Resumo gerou, com dados fictícios. Os números marcam onde foi parar cada parte da mensagem.

1. O cliente. O nome ou o CNPJ do começo da mensagem vira o cliente da cotação, no campo Empresa do quadro Cliente. Com o CNPJ a Dri acha o cadastro certo. Quando ela não reconhece o cliente, o quadro avisa Cliente não identificado e você escolhe a empresa ali mesmo.

Para ver os itens como no print abaixo, clique em Detalhar preço e descontos, logo acima da tabela.

2. O código. Cada linha da mensagem vira uma linha da tabela, com o código e o produto do catálogo. Código que a Dri não achou aparece marcado como Código não encontrado, para você trocar o produto ou buscar de novo.

3. A quantidade e a embalagem. A coluna Quantidade mostra sempre o total em peças, e a coluna Embalagem mostra quantas caixas isso dá e quantas peças vêm em cada uma. No exemplo, 10 cx da toalha de banho virou 120 peças em 10 embalagens de 12; 10 un do lençol ficou em 10 peças, que são 2 embalagens de 5. É por isso que a unidade na mensagem importa: sem ela, "10" poderia ser 10 peças ou 10 caixas.

4. O preço combinado. O preço da mensagem não troca o preço da linha sozinho. Ele aparece embaixo do preço de tabela, como Negociado: R$ 32,50 · Usar, esperando você decidir.

O preço combinado

Esta parte é para quem vende. O preço que o comprador escreve no pedido nunca é aplicado sozinho: ele fica anotado na cotação, e quem vende decide.

Você aplica o preço da mensagem de dois jeitos, e escolhe em cada um se ele é preço base ou preço fechado.

• Linha a linha: clique em Usar na etiqueta, ou na setinha ao lado dela para escolher como.
• Todas as linhas de uma vez: abra Conferência e ajustes do pedido, no topo da cotação, e em Preços e descontos deixe Preço dos itens em negociado e escolha Negociado como base ou Negociado como preço final. Preço da tabela volta as linhas ao preço de tabela.

A diferença entre os dois:

• Preço base troca o preço de tabela pelo preço combinado, e os descontos continuam valendo por cima dele. Se você ainda vai dar um desconto adicional naquele item, use este.
• Preço fechado é o preço final da linha: os descontos param nele.

Na dúvida, use preço base. O preço combinado respeita o limite de desconto da loja: a linha cujo preço pediria um desconto acima do limite fica com o preço de tabela, e o aviso diz quantas linhas ficaram de fora e por quê.

O administrador pode fazer a cotação já nascer com o preço da mensagem aplicado: em Preços, aba Descontos e limites, no quadro Preço do documento, a opção Aplicar automaticamente, escolhendo ali se ele entra como preço fechado ou como preço base. Aí a linha mostra o selo ✓ Negociado, com a opção desfazer.

Caixas e peças na conferência

O painel Conferência e ajustes do pedido junta o que dá para acertar de uma vez. Em Embalagem e unidades, ele separa as linhas pedidas em peças das pedidas em caixas, sempre que o catálogo sabe quantas peças vêm na caixa:

• Converter em caixas passa as linhas pedidas em peças para caixas;
• Converter em peças faz o caminho contrário.

Use quando o cliente pediu tudo numa unidade e a mensagem saiu misturada, ou quando a linha ficou na unidade padrão da empresa e o cliente quis a outra.

Os botões Exportar e Adicionar itens

Depois que a cotação é montada, a mensagem da Dri vem com dois botões.

Exportar: a Dri pergunta "Qual formato?" e oferece Excel e PDF. Escolhido o formato, o arquivo da cotação chega ali mesmo na conversa. Com o arquivo entregue, aquela conversa se encerra; a mensagem seguinte começa uma nova.

Adicionar itens: a Dri responde que você pode mandar os itens por foto, documento ou texto, e o que você mandar em seguida entra direto na mesma cotação, sem ela perguntar se é um pedido novo.

O link da mensagem abre a cotação no site, onde você revisa quantidades, condições e observações antes de enviar. Nenhum dos dois botões envia o pedido ao vendedor: quem compra envia pelo botão Enviar para Aprovação, na página da cotação.

Novo pedido, recomeçar e encerrar a conversa com a Dri

"novo pedido" ou "nova cotação": a cotação que estava aberta fica salva, e a Dri confirma com o número dela antes de pedir os itens do pedido seguinte. A conversa continua.

"começar de novo", "limpar tudo" ou "zerar": a Dri não decide sozinha: ela pergunta. Com uma cotação aberta, as opções são Novo pedido, Continuar (com o número da cotação) e Encerrar tudo.

"tchau", "até mais" ou "encerrar": encerra a conversa. Um "obrigado", "ok" ou "beleza" sozinho não encerra: a Dri entende como confirmação e pergunta se você precisa de mais alguma coisa.

Encerrar a conversa não apaga cotação nenhuma. O que foi montado continua em Cotações.

Não sabe por onde começar? Escreva ajuda e a Dri explica o que dá para fazer por ali.

O que a Dri faz para quem compra

A Dri faz quatro coisas para quem compra pelo WhatsApp:

• consulta preço e estoque de um produto: ver Consultar preço e estoque pela Dri;
• monta a cotação a partir de texto, foto, PDF ou planilha;
• ajusta a cotação aberta na conversa: lista, acrescenta, tira e muda quantidade;
• entrega o arquivo da cotação, em Excel ou PDF, pelo botão Exportar.

Ela também recomeça e encerra a conversa quando você pede, e diz a situação de um pedido da sua empresa quando você manda só status e o número do pedido, como status 412.

O que a Dri não faz para quem compra

Algumas coisas que a Dri faz para a equipe do fornecedor não existem na conversa com o cliente. Pedindo, ela responde que só ajuda com catálogo, preços e pedidos.

• Lista ou catálogo em arquivo: ela não gera uma planilha nem um PDF do catálogo, inteiro ou por marca. Para ver tudo, use o Catálogo no site.
• Pedido por filtro: "quero todos os produtos da linha X" não vira cotação automática. Diga quais produtos e quantidades você quer.
• Assuntos de vendas do fornecedor: carteira de clientes, vendas, metas e cadastro de clientes são da equipe comercial.
• Planilha no modelo interno do fornecedor: o arquivo que você recebe é o do botão Exportar, em Excel ou PDF.
• E-mail: ela não manda e-mail nem encaminha mensagem para ninguém. Para mandar a cotação a alguém, toque em Exportar, escolha PDF e encaminhe o arquivo que chega na conversa.
• Negociação e pedido já enviado: pedir outro preço ou prazo, ou mudar um pedido depois de Enviar para Aprovação, é com o seu vendedor.

Para acompanhar o que já foi enviado, use o site ou mande à Dri status e o número do pedido. Ver Onde vejo meus pedidos.

Quando dá errado

"Sem acesso ativo": o número de onde você escreveu não está ligado a uma conta ativa. Confira se é o celular cadastrado; se for, fale com quem cadastrou você no fornecedor.

"Você não está associado a nenhuma empresa": sua conta existe, mas a sua empresa ainda não tem nenhuma loja do fornecedor liberada. Quem resolve é o fornecedor.

"Esse pedido parece ser da loja …, à qual sua empresa não tem acesso": os códigos que você mandou são de uma loja do fornecedor que não está liberada para a sua empresa, e a cotação não foi criada. Se precisar comprar de lá, peça acesso ao seu vendedor.

Perguntas comuns

Mandei o pedido pela Dri. Ele já foi para o vendedor? Ainda não como pedido enviado. Ele está em Cotações com a etiqueta Rascunho. O vendedor responsável pela sua empresa recebe um aviso de que a cotação chegou, mas o envio formal é seu: abra a cotação e clique em Enviar para Aprovação.

Fiz o pedido, mas ele aparece como Rascunho. O que falta? Falta enviar. Abra o pedido em Cotações e clique em Enviar para Aprovação; a etiqueta passa a Aguardando, e a partir daí o pedido está com o vendedor.

Quem responde no WhatsApp é uma pessoa ou uma inteligência artificial? É a Dri, uma assistente de inteligência artificial. Para negociar ou falar com uma pessoa, procure o seu vendedor.

A Dri manda a cotação por e-mail? Não. Toque em Exportar, escolha PDF e encaminhe o arquivo para quem precisar.

Dá para mudar a quantidade depois que a cotação saiu? Dá, pela conversa, enquanto ela não foi enviada: escreva, por exemplo, "muda o AB10007 para 20 cx". Depois de Enviar para Aprovação, peça a mudança ao vendedor.

Qual o máximo de itens num pedido? 1.000 itens. Acima disso, divida o pedido em arquivos menores.