Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar

Onde fica

No menu, em Cotações, abra a cotação que está com o cliente. No alto da página, logo abaixo da faixa de alteração quando ela existe, aparece a faixa azul Cotação enviada, com a versão que foi enviada. Para quem pode editar, ela diz que dá para continuar editando: as mudanças ficam registradas e vão na versão seguinte. O X fecha a faixa até uma versão nova ser enviada; para quem pode editar, no lugar dela fica uma linha curta com a mesma frase.

Não há botão para reabrir no alto da página: você mexe direto no que quer mudar. A quantidade de cada item já aparece como campo, é só digitar o número novo (num pedido rateado entre filiais ela segue como texto, porque é a soma das filiais). Para o resto (um preço, uma condição), clique no que quer mudar. Ao lado do botão preto fica Enviar orçamento, que não mexe na cotação: reabre as opções de entrega da versão que o cliente já tem.

Por que a cotação enviada não muda sozinha

Depois de Enviar orçamento, o que o cliente recebeu fica guardado como uma versão, para que o número não mude debaixo dele: ele pode ter encaminhado aquele PDF para aprovação interna. Enquanto a proposta estiver com ele, nada muda sem você confirmar.

Na primeira mudança (um número novo numa quantidade, ou o clique em algo da cotação), aparece o aviso Voltar a editar esta cotação?, dizendo que a versão que está com o cliente deixa de valer. Se a mudança foi uma quantidade digitada, o aviso mostra qual (por exemplo, de 5 para 8). Editar orçamento confirma: a cotação volta para a sua empresa, a quantidade que você digitou já fica gravada e você segue editando. Cancelar deixa tudo como está, o campo volta ao número enviado e a proposta continua com o cliente.

Quem pode voltar a editar uma proposta que está com o cliente

Quem pode editar a cotação: o vendedor dela, o administrador, o dono da empresa e quem atende pela representação. Se o cliente pediu uma mudança, você mesmo abre a cotação e altera. Para quem não pode editar, a faixa azul diz para pedir a quem pode, e o clique não abre o aviso.

O que se perde ao voltar a editar

Voltar a editar tem custo para o cliente, e é por isso que o aviso pergunta antes:

• a proposta (versão N) que ele tem em mãos deixa de valer, e o link dele passa a mostrar "em revisão";
• a validade não é estendida: o reenvio é uma versão nova, com validade nova de 14 dias.

O que não se perde são os preços. Ao voltar a editar, cada linha continua com o preço que foi enviado, mesmo que a tabela tenha mudado desde o envio: a linha cujo preço de hoje é outro ganha o selo ✓ Negociado (passando o mouse, ele diz da versão enviada), e só muda se você mudar. Para usar o preço de hoje numa linha, clique em desfazer no selo. A exceção é o preço enviado que fura o limite de desconto que a loja autoriza hoje: essa linha fica no preço de hoje, e a mensagem que confirma a retomada diz quais são, para você decidir.

O aviso aparece só uma vez. Depois de confirmado, a cotação aparece como Em revisão · versão N (a vez é da sua empresa, e N é a versão que sairá no próximo envio), e as alterações seguintes se acumulam normalmente até você enviar de novo. A faixa amarela de alterações acompanha cada mudança na hora, enquanto você edita: na primeira edição o título da faixa é Esta cotação está sendo alterada depois de enviada., com a linha Em edição agora: as mudanças entram na próxima versão quando você enviar.

Voltar a editar uma proposta vencida

Quando a validade passa sem resposta, a cotação vira Expirado. Você volta a editar do mesmo jeito: abre a cotação e clica no que quer mudar. No alto da cotação vencida aparece a linha "Esta cotação venceu. Para revisar e reenviar, clique no que quer mudar." O aviso diz que a validade passou e que o próximo envio sai com prazo novo; Editar orçamento confirma, e o reenvio será a versão seguinte, com 14 dias novos de validade.

A cotação vencida volta para Rascunho, pronta para ser revista e reenviada. As outras saídas de uma proposta vencida são rejeitá-la ou duplicá-la.

Pelo teclado

Sem mouse, use Tab até o bloco da cotação (ele ganha um contorno) e aperte Enter ou Espaço: abre o mesmo aviso. Nos botões e links de dentro da cotação, Enter faz o que eles sempre fizeram.

Quando o cliente pede uma mudança

Pelo link da proposta, o cliente tem o botão Pedir alteração, com uma nota para dizer o que quer. Esse pedido devolve a cotação à sua empresa do mesmo jeito que a retomada: a versão dele deixa de valer, a cotação aparece como Em revisão e volta com os preços que foram enviados. A nota dele fica registrada na versão. Na cotação vencida o pedido fica registrado, e ela volta a editar quando você a abrir, como acima.

Quando o cliente pede por fora (na conversa de WhatsApp, por e-mail, por telefone), nada muda sozinho: a cotação continua com a vez do cliente até alguém da casa abri-la, alterar o que ele pediu e confirmar o aviso. Depois é revisar e reenviar.

O registro das alterações depois do envio

Toda alteração feita numa cotação que já foi ao cliente fica registrada, e, até a cotação ser confirmada, a página mostra uma faixa âmbar:

• "Esta cotação foi alterada depois de enviada." (ou "… 3 vezes …"). Enquanto a primeira edição ainda não foi enviada, o título fica está sendo alterada, e a edição em curso não conta como uma das vezes;
• o total antes → depois, quando mudou;
• Última alteração por <nome> em <data>, ou, com a edição aberta, Em edição agora: as mudanças entram na próxima versão quando você enviar.;
• Ver as N alterações, que abre o que mudou: linhas Removido, Adicionado, quantidade e total de cada linha alterada, distribuição entre filiais e condições comerciais.

O X no canto fecha a faixa para sempre naquela cotação, no navegador onde você clicou. Depois que a cotação é confirmada, a faixa não aparece mais. O arquivo que o cliente recebeu continua no link PDF da versão (vN), no alto da página.

Quando o documento nunca foi enviado, mas foi o próprio comprador que o montou e mandou pelo portal, a faixa é cinza, com o título Registro de alteração, e diz "O comprador está esperando resposta ao pedido que enviou."

Se outra pessoa altera uma cotação sua depois do envio, você recebe um aviso no sino da Vendria.

Reenviar: a versão seguinte

Revisar não avisa o cliente sozinho. Para ele ter a proposta nova, use de novo o botão Enviar orçamento: ele gera a versão seguinte (v2, v3…), com validade nova de 14 dias, que substitui a anterior. Quando a janela abre antes do envio, ela avisa: "O cliente já recebeu 1 versão deste orçamento. Este envio substitui a anterior." Depois é entregar o PDF da nova versão. Ver Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente.

As versões anteriores não somem: cada uma fica guardada, e o PDF da versão de qualquer uma pode ser baixado de novo.

Voltar a editar ou duplicar

• Voltar a editar muda a MESMA proposta: a conversa continua, o número é o mesmo, e o cliente recebe a versão seguinte.
• Duplicar cria uma cotação nova e não toca na original. Use quando é outra venda, ou quando o documento já foi confirmado, rejeitado ou cancelado. Ver Duplicar e revisar uma cotação.

Perguntas comuns

• Procuro o botão "Editar orçamento" e não acho. Ele saiu do alto da página: basta clicar no que quer mudar. "Editar orçamento" agora é o botão do aviso que aparece nesse primeiro clique.
• Cliquei e nada aconteceu. Só quem pode editar a cotação volta a editá-la, e só enquanto há o que reabrir: a proposta com o cliente ou vencida. Botões, abas e links da página continuam fazendo o que já faziam (baixar o PDF, trocar de aba, conferir no ERP) e não abrem o aviso. Arrastar para selecionar e copiar um código também não: clique no texto do item.
• Cliquei sem querer e apareceu o aviso. Use Cancelar: nada muda, e a proposta continua com o cliente.
• O cliente confirmou a versão antiga depois que voltamos a editar. A versão antiga deixou de valer: ele não consegue mais confirmar por ela. Reenvie a versão nova e registre o aceite dela.
• Dá para só estender o prazo? Não. A validade não se estica; o reenvio começa 14 dias novos, contados a partir dele.
• A proposta já foi aceita. Proposta aceita não volta para edição: o pedido está confirmado.