O ciclo de vida de uma cotação: os status e o que liga um no outro

Resumo

Toda cotação nasce em Rascunho e só vira pedido quando alguém a confirma na tela da cotação: com Confirmar orçamento, quando o cliente já aprovou, ou com Cliente confirmou, depois de mandar a proposta com Enviar orçamento. Liberar, fechar ou finalizar o pedido é isso: confirmar. Para o vendedor e o representante, tocar em Exportar na conversa com a Dri entrega o arquivo e deixa a cotação em Rascunho: na lista, a pílula passa a mostrar Exportado · há N dias, mas nada foi confirmado. Para o administrador da empresa ou da loja daquela cotação, o Exportar já confirma o pedido, em regra sem gravar nada no ERP. Quando a sua loja envia pedidos ao ERP, é a confirmação pela tela que grava o pedido lá.

Onde fica

No menu, em Cotações. O status de cada documento aparece no selo do cartão da lista e no alto da página da cotação, e o filtro Situação da lista recorta por ele.

O que é

Os estados por que um documento de venda passa, e os caminhos entre eles. É o que explica por que um documento não deixa editar, por que o número dele mudou, e o que ainda dá para fazer com ele.

Montei a cotação no WhatsApp: e agora?

A cotação que a Dri monta fica em Rascunho até você confirmá-la na tela; o próximo passo é abrir, conferir e escolher uma das duas saídas:

1. Abra a cotação: toque no link da mensagem da cotação na conversa, ou procure em Cotações.
2. Confira itens, quantidades, preço e o cliente.
3. Escolha a saída:

• Confirmar orçamento, quando o cliente já aprovou (por telefone, pela conversa, pessoalmente). O pedido fecha na hora. Ver Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou.
• Enviar orçamento, quando o cliente vai conferir a proposta antes. Ela congela e fica com ele; quando ele aceitar, clique em Cliente confirmou. Ver Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente.

1. Confirmado, o documento vira pedido e o número troca de COT para ORD.

Tocar em Exportar na conversa não pula esses passos. Se você é vendedor ou representante, a Dri entrega o arquivo e responde "📄 Enviei o arquivo. O pedido ainda não foi criado: abra a cotação na Vendria e confirme para gerá-lo." Só quando quem exporta é administrador da empresa ou da loja daquela cotação é que o Exportar já confirma o pedido, e mesmo essa confirmação, em regra, não grava nada no ERP. Ver Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp.

Enviei a cotação: e agora?

Se você mandou a proposta com Enviar orçamento, entregue o PDF ao cliente e, quando ele aceitar, clique em Cliente confirmou; se você exportou pela Dri, o que falta depende do seu papel. Vale para o vendedor, o representante e o administrador:

• Mandou com Enviar orçamento. Enviar congela a proposta, mas não manda nada a ninguém: entregue o PDF pela tela que abre logo depois (Baixar o PDF (vN) ou Enviar para o meu WhatsApp; quando a cotação é de outro vendedor, também Enviar para o WhatsApp de <vendedor>). Quando o cliente aceitar, abra a cotação e clique em Cliente confirmou: com a proposta no cliente, Confirmar orçamento não aparece, e é esse o botão de fechar. Se ele pedir mudança, altere a cotação (ela volta para edição depois do aviso); se recusar, Outras ações → Rejeitar. Ver Enviar a proposta ao cliente e registrar o aceite.
• Exportou pela Dri, como vendedor ou representante. A cotação continua em Rascunho. Abra pelo link da mensagem e, quando o cliente aprovar, clique em Confirmar orçamento.
• Exportou pela Dri, como administrador da empresa ou da loja daquela cotação. O Exportar já confirmou o pedido, a não ser que a mensagem diga "Este pedido NÃO foi confirmado" (ver a seção logo abaixo), e em regra nada foi gravado no ERP. Abra o pedido na tela e confira; quando a sua loja envia pedidos ao ERP, abra a faixa Status de envio no ERP e, quando ela disser Pedido ainda não enviado ao ERP, clique em Enviar ao ERP. Ver Quando o pedido confirmado não entra no ERP.

Quando a mensagem diz "Este pedido NÃO foi confirmado"

Abra a cotação na tela e resolva o que ela aponta: o pedido não pode ser montado como está. A mensagem chega como "🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: falta informação que o ERP exige para montar o pedido", e o que falta aparece na página da cotação. Os casos:

• o cliente da cotação, o mais comum. Escolha o cliente no quadro Cliente da página da cotação, ou diga o cliente à Dri antes de tocar em Exportar. Ver Escolher o cliente da conversa no WhatsApp;
• a forma de pagamento, quando o ERP da loja exige uma e nada foi escolhido;
• um cliente com título vencido, quando a loja bloqueia esse caso;
• o pedido mínimo da loja: aí a mensagem é outra, "🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: o total está abaixo do pedido mínimo desta loja". Acrescente itens.

Resolvido o que faltava, confirme pela tela com Confirmar orçamento.

E o ERP: como o pedido entra no ERP da sua loja

O pedido entra no ERP quando é confirmado na tela, e só nas lojas que enviam pedidos ao ERP. Nessas lojas, confirmar pela tela grava o pedido no ERP, e a faixa Status de envio no ERP, na página do pedido, mostra como ele está. Na lista, a pílula ganha a segunda metade ERP, que diz ao confirmar enquanto ainda é cotação.

A confirmação que acontece pelo Exportar da Dri, quando quem exporta é administrador, em regra não grava nada no ERP: confira o pedido na tela depois de exportar e envie por lá.

Onde o envio de pedidos não está ligado, confirmar não grava nada no ERP. Se o pedido confirmado não aparecer lá, ver Quando o pedido confirmado não entra no ERP.

Na Vendria não existe uma etapa separada de liberação depois de confirmar: o pedido confirmado é o pedido liberado do lado de cá.

Na representação: quem confirma

Numa representação com a chave Envio ao ERP em Bloqueado, o Vendedor da representação monta e salva a cotação, e quem confirma é o Sócio ou o Administrativo. Isso vale só nas lojas que gravam o pedido no ERP: lá, o Vendedor vê Confirmar orçamento desabilitado, com a explicação de que só o Sócio ou o Administrativo confirma. Avise um deles. Ver Permissões: o que a equipe da representação pode fazer.

Cotação e pedido são o MESMO documento

Não existem dois cadastros. O que muda é o status, e o número muda com ele:

• até ser confirmado, o documento é cotação e o número sai como COT-000123;
• a partir de confirmado, ele é pedido e sai como ORD-000123.

O número base é o mesmo; só o prefixo troca. Por isso o mesmo documento aparece como COT num dia e ORD no outro, e não é erro.

Recusar uma proposta não a promove a pedido: rejeitada e vencida continuam COT: nunca foram compra. Cancelado é ORD, porque só se cancela o que foi confirmado.

Os oito status, com o nome que aparece na tela

O nome em negrito é o do selo de status e do filtro Situação da lista de Cotações. Entre parênteses, quando é diferente, o nome que a Dri usa na conversa.

• Rascunho: nasceu aqui. É o estado de todo documento novo, inclusive o que a Dri monta e o que você exporta pelo WhatsApp.
• Aguardando: a conversa está aberta e a sua empresa deve uma resposta: ou o cliente mandou o pedido, ou a proposta voltou para edição. Quando ela voltou para edição depois de ir ao cliente, o selo da cotação diz Em revisão · versão N (N é a versão que sai no próximo envio; na lista e para o comprador, só Em revisão), e o filtro Situação continua chamando o estado de Aguardando.
• Aguardando aprovação do cliente (a Dri diz Aguardando o cliente): a proposta foi congelada e está com o cliente. Na lista, o selo encurta para Aguardando cliente · há N dias. A sua empresa não mexe mais nela.
• Confirmado: virou compra. Quando a loja envia pedidos ao ERP, é a confirmação que dispara o envio.
• Exportado: um pedido confirmado que foi marcado como exportado. É raro: nem o envio ao ERP nem o Exportar da Dri levam o documento a esse status.
• Rejeitado: o cliente recusou, ou a cotação foi arquivada.
• Cancelado: um pedido confirmado foi cancelado.
• Expirado (a Dri diz Vencida): o prazo da proposta passou sem resposta.

Os selos com data: Exportado · há N dias não é um status

Além do status, a lista pode mostrar selos com data, e eles contam um fato, não mudam o estado do documento:

• Exportado · há N dias (ou Exportado · hoje): o arquivo da cotação saiu pelo WhatsApp, pelo Exportar da Dri ou enviado da tela para o seu WhatsApp. O selo aparece na pílula no lugar da palavra do status, mas o documento continua no status em que estava, quase sempre Rascunho (é por ele que o filtro Situação o encontra), e só vira pedido quando alguém confirma. Baixar o arquivo pela tela não põe o selo.
• Recebido do comprador · há N dias: o próprio comprador montou e mandou o pedido pelo portal, e espera resposta.

Quando o documento é confirmado, a pílula passa a dizer Confirmado, mesmo que o arquivo tenha saído antes.

Os caminhos que existem

• Rascunho → Aguardando, Aguardando aprovação do cliente, Confirmado, Rejeitado. Enviar orçamento sai do rascunho num passo só: é o caso normal de quem monta e manda.
• Aguardando → Aguardando aprovação do cliente, Confirmado, Rejeitado, Expirado.
• Aguardando aprovação do cliente → Aguardando (a proposta voltou para edição), Confirmado, Rejeitado, Expirado.
• Confirmado → Exportado, Cancelado.
• Exportado → Cancelado.
• Expirado → Rascunho (voltou para edição; o reenvio ganha 14 dias novos) ou Rejeitado.

Não existe voltar de Aguardando aprovação do cliente direto para Rascunho: houve proposta, há histórico de versões, e a conversa continua aberta: o que mudou foi de quem é a vez.

Os botões que fazem cada passagem

• Enviar orçamento (botão ao lado de Confirmar orçamento): de Rascunho ou Aguardando para Aguardando aprovação do cliente. Ver Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente.
• Confirmar orçamento: de Rascunho ou Aguardando para Confirmado.
• Cliente confirmou: de Aguardando aprovação do cliente para Confirmado. Com a proposta no cliente, é o botão que aparece no lugar de Confirmar orçamento. Ver Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou.
• Voltar a editar (o aviso que aparece na primeira alteração, confirmado em Editar orçamento): de Aguardando aprovação do cliente para Aguardando ou de Expirado para Rascunho, para quem pode editar a cotação. Ver Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar.
• Rejeitar, em Outras ações: antes da confirmação, de Rascunho, Aguardando, Aguardando aprovação do cliente ou Expirado para Rejeitado, com o motivo.
• Cancelar pedido, em Outras ações: só depois da confirmação, de Confirmado ou Exportado para Cancelado, com o motivo. Ele aparece no lugar de Rejeitar.

Pedido confirmado não volta a ser cotação pela tela

A tela não tem opção de reabrir um pedido confirmado, nem uma cotação rejeitada, como rascunho. Quando a venda precisa ser refeita, o caminho é Duplicar: uma cotação nova, sem tocar na original. Ver Duplicar e revisar uma cotação.

Quando o preço ainda muda

Preço só muda em Rascunho e Aguardando, os dois estados em que a sua empresa está trabalhando o documento. Todo o resto é fotografia: uma proposta enviada não muda debaixo do cliente, e um pedido confirmado é registro.

Se alguma ação tentar mudar o preço de um documento congelado, ela é recusada com esse motivo: não grava calada.

Confirmar quase nunca é bloqueado

A conferência da confirmação avisa, não recusa. Em geral isto não impede confirmar: linha com quantidade zero, falta de estoque sem decisão, forma de pagamento em branco que vai com o padrão da conexão, prazo em branco, rateio com destino incompleto, dúvida de extração em aberto. Tudo isso aparece como aviso, e você vê todos de uma vez, no painel de conferência, e depois no Registro do envio do pedido.

⚠️ A leitura que importa para você: se você confirmar com falta de estoque sem decidir, a linha vai inteira, com a quantidade cheia, para o pedido e para o arquivo do cliente, e para o ERP, quando a loja envia pedidos para lá. O sistema não vai te parar. Decidir antes vale a pena porque a consequência é sua, não porque há uma trava.

O que ainda impede confirmar

Um conjunto bem menor, e ele é sobre o pedido não poder ser montado ou a loja não aceitá-lo. Numa loja que envia pedidos ao ERP: cliente ausente, rateio sem destinos, pedido sem itens, forma de cobrança que nem a cotação nem a integração resolvem, e cliente com título vencido quando a loja bloqueia esse caso. Em qualquer loja: pedido abaixo do mínimo que a loja declarou não aceitar. Em algumas lojas a recusa vale também para outras previsões do ERP, como um CNPJ que ele não reconhece; nas demais, essas continuam sendo aviso. Quando algo impede, o botão de confirmar fica cinza e mostra Ver o motivo.

Cliente que o ERP da loja recusa impede confirmar em qualquer loja. O ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele, sem duplicidade e sem bloqueio; quando ele já disse que recusa o cliente, confirmar só produziria um pedido que não entra lá. O motivo diz qual foi a recusa e em qual ERP. Para destravar, acerte o cadastro no ERP (ou peça a quem cadastra clientes) e use Conferir no ERP na cotação. A recusa também é conferida de novo com o ERP sozinha, depois de uns 10 minutos; um cliente que o ERP aceitou vale por 24 horas sem nova pergunta.

A recusa pode vir de duas fontes: da conferência que a cotação faz antes de confirmar, ou de um pedido de verdade que o ERP já recusou por causa do cliente. Nos dois casos a Vendria guarda a resposta, e a próxima confirmação desse cliente no mesmo ERP trava antes. Numa compra com vários pedidos, Confirmar tudo fica desligado quando algum dos pedidos vai ser recusado, e a tela diz qual abrir.

A conferência do cliente é mais rígida que a sua empresa

Quando o próprio cliente confirma pela tela de conferência, a régua é outra: ali as mesmas pendências recusam, e ele lê "Esta proposta ainda não pode ser confirmada. Fale com seu vendedor para concluir o pedido."

A diferença é coerente: você decide com o que sabe e assume a consequência; o cliente não tem como saber o que falta nem como resolver.

O histórico

Cada mudança de status é gravada, com quem fez e quando. É registro que não se apaga: serve para responder "por que este documento está assim?" depois do fato.

Perguntas comuns

Como libero o pedido? Confirmando. Abra a cotação na tela e clique em Confirmar orçamento, ou em Cliente confirmou se a proposta está com o cliente. Não existe outra etapa de liberação na Vendria. Numa representação com o envio ao ERP bloqueado, quem confirma é o Sócio ou o Administrativo.

Como finalizo ou fecho o orçamento? Do mesmo jeito: Confirmar orçamento na página da cotação. O documento vira pedido, o número passa de COT para ORD e nada mais muda nele.

O que faço depois de enviar a cotação? Depende do que foi enviado. Se você mandou a proposta com Enviar orçamento, entregue o PDF ao cliente e clique em Cliente confirmou quando ele aceitar. Se você exportou o arquivo pela Dri como vendedor ou representante, abra a cotação pelo link da mensagem e confirme; como administrador, o pedido já saiu confirmado, e falta conferir na tela e, na loja que envia pedidos ao ERP, clicar em Enviar ao ERP. O passo a passo está na seção Enviei a cotação: e agora?.

Exportei e a cotação continua Rascunho. Deu errado? Não. Para vendedor e representante, exportar entrega o arquivo e marca a cotação com Exportado · há N dias, sem confirmar: ela segue em Rascunho até você confirmar pela tela.

Como o pedido entra no ERP? Pela confirmação na tela. Monte a cotação com a Dri ou na tela e clique em Confirmar orçamento; com o envio de pedidos ao ERP ligado na sua loja, o pedido é gravado no ERP nesse momento. Sem o envio ligado, confirmar não grava nada lá.

A lista mostra Exportado. O pedido já está no ERP? Não necessariamente. O selo Exportado · há N dias só diz que o arquivo saiu pelo WhatsApp. Quem diz se o pedido está no ERP é a metade ERP da pílula e a faixa Status de envio no ERP, na página do pedido.

Confirmei por engano. Volto para cotação? Não pela tela. Cancele o pedido e, se precisar refazer, use Duplicar. Ver Duplicar e revisar uma cotação.