Duplicar e revisar uma cotação

Onde fica

No menu, em Cotações, abra a cotação. No alto da página, em Outras ações, fica o item Duplicar, com a descrição cria uma cotação nova com os mesmos itens e condições.

Revisar não tem botão próprio: é editar uma cotação que já foi ao cliente. Na primeira alteração, um aviso pergunta se ela volta para edição. O caminho está explicado. Ver Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar.

Duplicar ou revisar: qual usar

São duas coisas diferentes que parecem vizinhas:

• Duplicar cria uma cotação nova, com número novo, aproveitando o trabalho de outra. A original fica exatamente como estava.
• Revisar mexe na mesma cotação, que o cliente já tem na mão. O número continua o mesmo, e o cliente recebe depois a versão seguinte.

Use duplicar quando é outra venda (o mesmo pedido do mês passado, o mesmo pedido para outro momento) ou quando a original já não pode mais ser mexida: confirmada, exportada, cancelada, rejeitada ou vencida. Use revisar quando o cliente pediu uma mudança na proposta que está com ele.

Como duplicar uma cotação

1. Abra a cotação em Cotações.
2. Clique em Outras ações e escolha Duplicar.
3. A tela confirma com Cópia criada: e o número novo, e abre a cópia na hora, pronta para editar.

A cópia nasce sempre em Rascunho, qualquer que seja o status da original, mesmo duplicando um pedido confirmado. No alto da página da cópia aparece o link Duplicada de com o número da original, que leva de volta a ela. Na lista de Cotações, o cartão da cópia também traz o selo cópia de com o número da original, ali só como aviso, sem link.

Em que status dá para duplicar

Em qualquer status. Duplicar não mexe na original, então não há nada a proibir: rascunho, aguardando, com o cliente, confirmado, exportado, cancelado, rejeitado ou vencido.

É justamente nos documentos encerrados que duplicar mais serve. Um pedido confirmado não volta a ser cotação pela tela; quando ele precisa ser refeito, o caminho é duplicar e trabalhar na cópia. Ver O ciclo de vida de uma cotação: os status e o que liga um no outro.

Quem pode duplicar uma cotação

O item Duplicar só aparece quando o servidor aceita a duplicação, e ele faz duas perguntas:

• a cotação está no seu alcance? É o mesmo recorte da lista de Cotações. Um Vendedor de representação duplica as cotações dele e as da fila que ele enxerga; Sócio e Administrativo duplicam as da equipe;
• o cliente está na sua carteira hoje? Duplicar cria uma venda nova, e venda nova só sai para cliente da sua carteira. Se o cliente mudou de mãos desde a cotação original, o item não aparece. Se a recusa vier no clique, a mensagem é Cliente fora da sua carteira.

O comprador não duplica cotação.

Duplicar não muda nada na original

Ao duplicar, nada na original muda: nem o status, nem o histórico, nem o envio dela ao ERP. É isso que torna a duplicação segura em qualquer status.

Para o ERP, a cópia é um pedido que nunca existiu: o envio da original não é copiado. Quando a cópia for confirmada, ela vai ao ERP como um pedido novo, com número próprio.

O cliente também não fica sabendo de nada ao duplicar: a cópia é um rascunho da sua empresa, e só chega a ele quando você a enviar.

O que a cópia traz da cotação original

A régua é uma pergunta só: é uma decisão que alguém tomou, ou um fato sobre aquele envio? Decisão viaja. Na cópia chegam:

• o cliente e a filial, a tabela de preço e o desconto do documento;
• condição e forma de pagamento, tipo e custo de frete, carga fechada, moeda e câmbio;
• a transportadora e os dados de ERP do pedido (tipo de pedido, observação da nota);
• data de entrega, endereço de entrega e número do pedido de compra do cliente;
• as observações, inclusive as internas;
• as linhas, na mesma ordem, com produto, quantidade e caixas;
• os preços negociados e o desconto que o vendedor deu em cada linha;
• o rateio entre filiais, inclusive a quantidade que ainda estava sem destino;
• as dúvidas de leitura já resolvidas e o arquivo de origem (foto, PDF ou planilha) com as marcações das linhas;
• o vendedor e o crédito da representação. A cópia continua sendo venda do mesmo vendedor da original, mesmo quando outra pessoa duplica;
• a validade em dias.

⚠️ A data de entrega vem igual à da original. Numa cotação antiga, ela pode já ter passado: confira antes de enviar.

O que a cópia não traz da cotação original

Fato daquele envio fica na original:

• o status, a versão e o histórico de revisões: a cópia nunca foi enviada;
• o prazo da proposta. A validade em dias vem, mas o relógio só começa quando a cópia for enviada ao cliente;
• a conferência de estoque. A coluna de estoque confere de novo na cópia, porque o estoque da semana passada não vale para hoje;
• aceites registrados na original e o registro do envio dela;
• o envio ao ERP;
• as dúvidas de leitura que ainda estavam abertas;
• a conversa de WhatsApp que gerou a original;
• a marcação de teste: a cópia de uma cotação de teste nasce como venda de verdade;
• quem digitou: na cópia, quem aparece como autor é quem duplicou.

Os totais também não são copiados: eles são recalculados na cópia.

O preço na cópia: o cliente paga o mesmo

Duplicar não muda o preço que o cliente paga. Preço fechado digitado, preço do documento e preço praticado já aplicados na original vêm travados na cópia.

A linha que seguia a tabela é a que poderia mudar, porque a tabela pode ter subido desde a original. Nesse caso a cópia mantém o valor antigo: a linha mostra o preço de tabela de hoje riscado e o selo Preço da cotação copiada. No selo, o link desfazer devolve a linha ao preço de hoje.

⚠️ Se manter o valor antigo exigir um desconto maior do que a loja permite hoje, a cópia não o mantém: a linha fica no preço de tabela atual, visível, e a decisão de conceder é sua.

Duplicar um pedido que faz parte de uma compra com vários pedidos

Quando o pedido faz parte de uma compra dividida entre lojas, Duplicar abre a janela Duplicar com o número do pedido, avisando quantos pedidos a compra tem, e pergunta o que copiar:

• Só este pedido: uma cotação nova, fora de qualquer compra;
• A compra inteira: todos os pedidos que você alcança, numa compra nova.

A compra copiada ganha um número de compra novo, com os pedidos numerados de novo em sequência; ela nunca vira irmã da compra original. Pedidos que você não alcança, e rascunhos sem nenhum item, ficam de fora. Ao terminar, a tela abre o primeiro pedido da cópia.

⚠️ A compra inteira fica desabilitada, com o aviso indisponível: algum pedido desta compra é de um cliente fora da sua carteira, quando um dos pedidos é de cliente que não é seu. Nesse caso, duplique só o pedido que é seu.

Duplicar não é reenviar ao ERP

São respostas para problemas opostos:

• Reenviar ao ERP é a mesma venda que não chegou ao ERP (recusada antes de importar, por um motivo que você já corrigiu). Ele age sobre o pedido original.
• Duplicar é uma venda nova que reaproveita o trabalho de outra.

Se o pedido não entrou no ERP e a faixa traz o botão Reenviar ao ERP, o caminho é reenviar. Duplicar ali criaria um segundo pedido para uma venda só. E, quando os dois forem confirmados, dois pedidos no ERP do cliente.

A exceção é o título O ERP recusou a importação deste pedido: o pedido chegou ao ERP e foi recusado lá dentro, o botão não aparece, e o caminho é corrigir o cadastro no ERP e duplicar. Ver Quando o pedido confirmado não entra no ERP.

Revisar uma cotação que já foi ao cliente

Revisar é alterar uma cotação que alguém de fora já tem: a proposta que você enviou ao cliente, ou o pedido que o próprio comprador montou e mandou pelo portal. Uma proposta que está com o cliente fica travada; para mexer, ela volta para edição na primeira alteração, depois de você confirmar o aviso. Ver Editar uma proposta enviada: reabrir, revisar e reenviar.

Depois de reaberta, toda alteração que muda o que o cliente vê fica registrada na cotação:

• linhas adicionadas, removidas ou com quantidade e total diferentes;
• a distribuição das quantidades entre filiais;
• as condições comerciais: condição e forma de pagamento, tipo e custo do frete, transportadora, data e endereço de entrega, carga fechada, moeda, câmbio, pedido de compra do cliente e observações.

Não geram registro: mexer num rascunho que nunca saiu da sua empresa, abrir o editor e fechar sem mudar nada, e mudar só a observação interna.

Quem é avisado quando uma cotação é revisada

O aviso vai pelo sininho da Vendria, nunca por WhatsApp:

• o cliente, quando a cotação já tinha sido enviada a ele e ele entra na Vendria com login próprio. O título é COT-… mudou depois de enviada, e o texto diz quantas linhas e condições mudaram e o total antes e depois;
• o vendedor da cotação, quando outra pessoa fez a alteração.

Quem fez a alteração não recebe aviso da própria mudança.

⚠️ O cliente que fala com você só pelo WhatsApp, sem login na Vendria, não recebe aviso nenhum. Para ele, a cópia que tem na mão continua parecendo a atual. Revisar não fecha o ciclo sozinho: reenvie a proposta, com Enviar orçamento, para ele receber a versão nova. Ver Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente.

Perguntas comuns

• Duplicar avisa o cliente? Não. A cópia é um rascunho seu até você enviar.
• A cópia saiu com preço diferente da original. Se a linha seguia a tabela e não ganhou o selo ✓ Negociado (passando o mouse, ele diz copiado da cotação de origem), manter o preço antigo passaria do desconto que a loja permite hoje, e a linha ficou na tabela atual. Conceda o desconto na linha, se for o caso.
• Não vejo Duplicar em Outras ações. A cotação não está no seu alcance, ou o cliente dela não está mais na sua carteira.
• Duplicar resolve um pedido confirmado errado? Sim: a cópia nasce em rascunho, com número novo, e você corrige nela. O pedido original continua como estava.
• Revisei e o cliente diz que não viu nada. Se ele não usa a Vendria com login, só vê a mudança quando você reenviar a proposta.