O pedido como ele ficou no ERP

Onde fica

Esta tela não tem entrada de menu: é uma aba da página da cotação que gerou o pedido, e só existe quando a sua loja envia pedidos ao ERP e o pedido já foi gravado lá.

Quando todos os pedidos daquele envio já estão no ERP, abrir a cotação em Cotações já cai na aba do primeiro pedido: é ele que tem o estado, o boleto e a nota. A cotação como o cliente a pediu fica na última aba, Cotação original. Num pedido rateado, cada filial é uma aba; acima de seis pedidos as abas viram uma só, Pedidos N, com um seletor dentro que busca pelo nome da filial ou pelo número. Um pedido que o ERP cancelou ao dividir também tem aba, riscada e no fim: ao abrir, a tela avisa que aquele pedido foi cancelado pelo ERP ao dividir e aponta a aba do pedido que vale.

A cotação continua aberta — sem abas — enquanto o envio ainda pede alguém (rateio incompleto, envio que não virou pedido), quando o endereço aponta uma linha dela e para o comprador, que nunca vê as abas nem esta tela.

Cada aba tem endereço próprio, então o voltar do navegador volta de aba e o link de um pedido pode ser mandado a um colega. O número do pedido no ERP segue sendo link em todo lugar onde aparece — no painel do ERP da cotação, na linha de estado do pedido e na página da compra — e leva a esta mesma aba.

O título diz a espécie (Pedido ou Pré-venda) seguido do número, e ao lado no ERP da <conexão>, o nome da conexão de onde o pedido foi lido. Num pedido rateado entre filiais, o selo filial N diz de qual destino é esta aba: cada filial vira um pedido próprio lá dentro, com aba própria.

Copiar o número e copiar o link

São dois botões diferentes:

• o ícone de copiar ao lado do número copia só o número do pedido no ERP: é o que você dita ao cliente ou ao faturamento;
• Copiar link copia o endereço desta página, para mandar a um colega que também usa a Vendria.

Ao lado deles ficam Baixar cópia do pedido (PDF), que gera a cópia deste pedido como o ERP o gravou, e Atualizar do ERP. O Exportar da cotação não aparece na aba de um pedido: um botão de arquivo por aba, e cada um gera o arquivo daquela aba. Ver Baixar a cotação em PDF, Excel ou CSV: o menu Exportar e os modelos.

Referência do envio (a identificação que a Vendria mandou ao ERP), Enviado em e Número lido em (quando o número do pedido voltou do ERP) ficam recolhidos no fim da página, em Dados do envio ao ERP: servem a quem confere uma divergência com o suporte.

Como a leitura do ERP funciona

A página abre na hora com o que já está gravado, mesmo com o ERP fora do ar, e em seguida tenta completar a leitura sozinha. Essa tentativa automática respeita uma janela de 15 minutos: se o pedido foi lido há menos tempo que isso, nada é buscado de novo. Abaixo do cabeçalho, "Lido do ERP em" diz quando foi a última leitura.

O botão Atualizar do ERP ignora a janela (quem clica quer agora) e responde com um aviso. O automático é silencioso; o aviso só aparece no clique.

As respostas do Atualizar do ERP

Cada resposta diz uma coisa diferente:

• "Lido do ERP agora.": deu certo.
• "Leitura recente (menos de 15 minutos); nada mudou.": o ERP foi consultado há pouco e não havia novidade.
• "O ERP do cliente não respondeu.": tente de novo em instantes.
• "A conexão desta loja com o ERP não está disponível.": a ligação da loja com o ERP está fora; avise quem administra a sua empresa.
• A imagem do conector da loja é antiga e não serve a leitura do pedido: não se resolve tentando de novo; é caso de suporte.
• "Este envio ainda não está vinculado a um pedido real no ERP.": o ERP recebeu o envio, mas ainda não devolveu o número do pedido.
• "Outra leitura deste pedido está em andamento.": espere e recarregue.

A linha de estado do pedido

Logo abaixo do título fica a linha de estado: a mesma que você vê na cotação, de propósito, para as duas telas nunca discordarem. Ela diz em que etapa o pedido está no ERP: o nome da etapa como o próprio ERP a mostra, ou uma leitura derivada, como No ERP, sem nota, Faturado, Entregue ou Nota cancelada. Enquanto nada foi lido, aparece "Acompanhamento ainda não lido para este pedido."

Cancelamento aparece de dois jeitos, e a diferença importa:

• Cancelado no ERP: a etapa do pedido lá dentro é de cancelamento. É uma afirmação.
• "Marcado como cancelado no ERP", com quem marcou e o motivo, terminando em "confira": a linha pede conferência em vez de afirmar, porque pedido com essa marca fatura com frequência.

Um envio que virou mais de um pedido

Um envio da Vendria pode virar mais de um pedido dentro do ERP: quem divide é o ERP da loja, não a Vendria, e cada pedido tem número, etapa, notas fiscais e aba próprios. As abas da cotação mostram todos de uma vez, cada uma com o estado e o total do seu pedido.

Ao dividir, é comum o ERP cancelar sozinho um dos pedidos, o que a divisão substituiu; também pode acontecer de um dos irmãos sair com total zero. O cancelado não some da tela: a aba dele fica por último, riscada, e na página da compra ele fica recolhido em 1 pedido cancelado pelo ERP ao dividir (ou N pedidos cancelados pelo ERP ao dividir). Ao abrir essa gaveta, a tela diz "O ERP cancelou estes pedidos sozinho ao dividir cada um. Nenhuma pessoa cancelou.", e aí — só com ela aberta — aparece o link para o pedido, onde a linha de estado mostra a etapa de cancelamento. O pedido que segue o fluxo é o que ficou fora dessa gaveta.

Duas coisas para não ler errado:

• se a conexão da loja usa uma versão antiga do conector, a tela não consegue separar o substituído e avisa que a lista pode incluir pedidos já cancelados; atualizar o conector resolve, e isso é caso de suporte;
• na aba de cada um desses pedidos, Conferir com a cotação compara com tudo o que o envio mandou, então a diferença que aparece num deles pode ser a parte que foi para o irmão.

Pela Dri, a mesma divisão chega como "esse envio virou 2 pedidos no ERP", com a etapa de cada um: ver Perguntar o status de um pedido pelo WhatsApp.

Os dados do pedido no ERP

O pedido como o ERP o gravou aparece em dois lugares, e não mais num bloco só:

• no cabeçalho, numa linha: Cliente (o nome é link para a ficha dele no ERP), CNPJ, Vendedor com o código como o ERP o escreve, e Emissão. Campo que o ERP não tem sai da linha, em vez de virar um travessão: num pedido recém-lido, uma grade de travessões se lia como falha de leitura;
• em Entrega e cobrança, logo depois dos itens: Transportadora, Frete (com quem paga), Previsão de entrega, Forma de cobrança e a liquidação — Faturado, Pago e Quitado.

O total não fica no alto: ele mora em Valores do pedido, ao lado da logística, depois dos itens. Empresa no ERP e Usuário no ERP ficam recolhidos em Dados do envio ao ERP, no fim.

Os códigos aparecem como o ERP os escreve, que é o que o operador do cliente reconhece na tela dele. "não informada" quer dizer que o ERP não tem o dado; "versão do conector não lê" quer dizer que a conexão da loja ainda não sabe ler aquele campo.

A conferência do vendedor

Quando a Vendria atribui um vendedor a esse cliente, a tela compara com o vendedor gravado no ERP:

• códigos iguais dizem "confere com a Vendria";
• códigos diferentes acendem em âmbar, com "a Vendria atribui" e o código que a Vendria esperava.

Se não houver nada escrito ao lado do vendedor, é porque a Vendria não atribui ninguém a esse cliente, não porque conferiu e deu certo.

Nota fiscal, itens e valores

De cima para baixo, depois do cabeçalho:

Nota fiscal deste pedido traz cada NF com número, série, data de emissão e valor, o protocolo e a data de autorização quando existem, e a chave de acesso em grupos de quatro, a forma que se confere com o cliente por telefone. Nota cancelada ou denegada vem marcada. Ela vem antes de tudo o mais de propósito: é o que mais se procura num pedido que já está no ERP.

Itens do pedido é o que está no ERP, linha a linha, sem comparação: Seq, Código, Referência, Descrição, Qtd, Unitário, Total e, quando houver, ST e IPI. O rodapé traz o Total dos itens, a soma das linhas; ele não precisa bater com o Total do pedido de Valores do pedido, que é o número que o próprio ERP guarda.

Valores do pedido, ao lado da logística do pedido, mostra de onde sai esse total: os itens, o ICMS-ST, o IPI e, quando existem, o desconto e as outras despesas. Quais linhas aparecem depende do ERP da loja, porque o que o total que ele guarda já contém muda de um para outro: onde esse total é o líquido sem imposto, as linhas são os itens, o ST e o IPI, e o total é a soma dos três — nada de "desconto" que ninguém deu.

O imposto aparece sempre, e as duas ausências são coisas diferentes: R$ 0,00 é o ERP dizendo que o imposto é zero; não informado é a leitura que não traz o dado (leitura antiga, ou o conector daquela loja ainda não lê imposto por item). Sem essa distinção, "não tem imposto" e "não lemos o imposto" ficariam iguais na tela.

Pagamentos do pedido

Pagamentos do pedido fica logo depois da nota fiscal, e carrega junto com a página: abrir a aba do pedido já lê as parcelas no ERP da loja naquele momento, sem clique nenhum. É uma leitura por abertura; reabrir a mesma aba em menos de um minuto não consulta o ERP de novo, e a rede que volta depois de uma queda também não relê sozinha. No cartão do pedido, no painel do ERP da cotação, é diferente: ali os pagamentos ficam na gaveta Documentos e só são lidos quando você a abre.

À vista fica uma linha de resumo das parcelas, e as parcelas em si ficam recolhidas sob a barra Parcelas e boletos (N), com Mostrar / Esconder à direita. A barra abre sozinha quando há parcela vencida, e, uma vez aberta, não se fecha na sua cara: só você a fecha.

O resumo diz quantas parcelas são e em que pé está cada grupo — por exemplo "3 parcelas: 1 paga, 1 vencida, 1 em outra situação." Cada parcela entra em um grupo só, então as partes somam o total. Em seguida vem R$ X em aberto: a soma de tudo o que não está quitado, inclusive a parcela paga em parte (entra o que falta), a que vai em dinheiro, depósito ou transferência, a que ainda não tem boleto no banco e a que está em cartório. É o que o cliente ainda deve neste pedido, e é por isso que a frase diz "em aberto" e não "a receber": nem tudo o que está em aberto sai em boleto. O que não tem boleto para baixar é dito ali mesmo, "dos quais R$ Y sem boleto disponível".

Vencida é a parcela devida cujo vencimento já passou, em qualquer situação — em cartório, paga em parte, sem boleto no banco ou em outra forma de pagamento também contam, e também abrem a lista. A data é a de Brasília, do servidor, não a do seu computador.

Aberta a lista, cada parcela aparece com vencimento, valor, a forma de pagamento como está no ERP e a situação. É daqui que você manda o pagamento ao cliente:

• boleto: Visualizar abre o PDF num painel ao lado, sem sair da página; Baixar salva o PDF; Copiar linha digitável copia o número do boleto, que também fica à vista para selecionar;
• PIX: quando o boleto tem PIX, o copia-e-cola fica à vista, com Copiar PIX copia-e-cola; Mostrar QR Code desenha o QR na tela, e Baixar QR Code salva a imagem para mandar ao cliente por foto;
• outras formas (dinheiro, depósito, transferência, cheque): a linha mostra a forma, o vencimento e o valor, e diz que não há boleto nem PIX a gerar.

Com dois boletos ou mais, Baixar os N boletos junta todos num PDF só, um por página, sem precisar abrir a lista; se algum não puder sair na hora, a seção diz quais ficaram de fora e por quê. Com um boleto só, o botão é Baixar o boleto e baixa o PDF dele. Dentro da lista aberta, cada parcela tem o Baixar dela. Ler de novo refaz a leitura: uma parcela paga há pouco passa a aparecer como Pago.

Um boleto Vencido continua saindo, com o aviso de que o banco calcula juros e multa no pagamento. Quando o boleto não pode sair, a linha diz por quê: Sem boleto no banco, Pago em parte, Em cartório, Recusado no banco ou Alterado, não reemitido; nesses casos, o caminho é conferir com o financeiro da loja. O boleto é conferido de novo no clique: se a parcela mudou desde a leitura, o painel diz o motivo em vez de mostrar o PDF, e a própria linha passa a mostrar a situação nova, sem a linha digitável e sem o PIX, para que nada de um boleto que não vale mais seja copiado. No clique também aparecem Cadastro incompleto no ERP (falta no ERP um dado que o boleto precisa, como o CNPJ do beneficiário ou o nosso número) e ERP não respondeu (a leitura falhou agora; o boleto continua oferecido e vale tentar de novo). Ler de novo recomeça a partir do que o ERP disser. Se a seção disser que a loja ainda não liberou os pagamentos pela Vendria, é a conexão com o ERP que ainda não entrega os dados do boleto. Num ERP que não entrega boleto à Vendria, a seção nem aparece.

Para saber quais boletos de um cliente estão vencidos sem abrir pedido por pedido, pergunte à Dri pelo cliente, como "o cliente X tem boleto vencido?". Quando o ERP da loja entrega os títulos, ela responde e lista os vencidos, cada um com o vencimento, o valor em aberto e, quando o ERP informa, o número do título e a nota fiscal de origem. O envio do boleto em PDF pela conversa ainda não está ligado para todo mundo; onde não está, a Dri responde "Ainda não consigo mandar o boleto desta loja por aqui." e é por esta seção que o boleto sai. Para os vencidos da carteira inteira, ver Perguntar sobre a minha carteira de clientes pelo WhatsApp.

Os arquivos de uma nota fiscal

Os arquivos aparecem conforme existam no ERP:

• DANFE (PDF): o papel que o próprio ERP da loja gerou;
• DANFE (gerado do XML): uma representação que a Vendria montou a partir do XML. Os dois nunca aparecem juntos, e numa conferência fiscal a diferença importa: um é o documento da loja, o outro é uma leitura dele;
• XML autorizado, Recibo da SEFAZ e XML enviado: os XML, além de baixar, dá para ver na tela;
• Consultar na SEFAZ: abre a consulta pública da nota.

Duas frases dizem coisas diferentes: "Nota não transmitida — sem chave de acesso." é estado, não falha: aquela nota nunca foi transmitida e não há SEFAZ para consultar; "Arquivos ainda não lidos do ERP." é leitura que ainda não veio.

E a seção sem nenhuma nota diz só o que a etapa do pedido no ERP permite dizer:

• pedido cancelado no ERP: "Sem nota fiscal: este pedido foi cancelado no ERP.";
• pedido que ainda está andando (em análise, autorizado, em separação, ou importado sem etapa): "Este pedido ainda não foi faturado. A nota aparece aqui quando o ERP faturar.";
• em qualquer outro caso, inclusive o pedido que o ERP já marcou como faturado: "Nenhuma nota fiscal lida para este pedido." — é ausência de leitura, e não a afirmação de que o pedido não faturou.

Conferir com a cotação (Vendria × ERP)

No fim da página, recolhido, fica o bloco que compara o que a Vendria enviou com o que o ERP gravou, com Qtd e Total dos dois lados e a Diferença. O resumo fica à vista no título, e você abre a tabela quando quiser conferir linha a linha. Logo abaixo dele fica Dados do envio ao ERP, também recolhido: as duas respondem "o que foi mandado".

Quando o pedido tem ICMS-ST, duas colunas a mais, sob ICMS-ST, comparam o ST que a cotação leu do ERP antes de enviar (Cotação) com o que o ERP gravou no pedido (ERP); a linha em que os dois não batem leva a marca ST difere. Essa marca não faz o item contar como diferente: é o ERP recalculando o imposto, e os dois números ficam à vista para você saber o que o cliente vai pagar.

Em pedido rateado, a comparação é feita com as quantidades daquela filial; numa pré-venda, só com as unidades reservadas para entrega futura; o pedido normal leva o restante. A frase logo abaixo do título diz qual recorte está valendo, para "12 na Vendria, 4 no ERP" não ser lido como erro quando os outros 8 estão no pedido irmão. Quando a cotação virou mais de um pedido, a comparação é com tudo o que o envio mandou: a diferença que aparece numa aba pode ser a parte que foi para a aba do irmão.

Quando dá errado

"Acompanhamento ainda não lido" e "O pedido completo ainda não foi lido do ERP" falam de leitura, não de pedido inexistente: use Atualizar do ERP.

Se a última leitura trouxe só parte, a tela avisa que nesta atualização não veio tudo e nomeia o que ficou para trás; esses blocos são da leitura anterior e o resto acabou de chegar. É diferente da falha total, cuja frase avisa que a última leitura falhou e que tudo abaixo é antigo.

Se a leitura dos pagamentos falhar, a página não cai junto: a seção mostra "Não foi possível ler os pagamentos no ERP agora." com Tentar de novo, e o resto do pedido continua de pé. Uma releitura que falha também não deixa a lista antiga na tela ao lado do erro: boleto velho não se copia.

Duas falhas são da aba inteira. "Este pedido não foi encontrado nesta cotação." vem sem botão de repetir, de propósito: aquele número não pertence a esta cotação, e insistir não muda isso: use a aba Cotação original e abra a aba do pedido certo. Já "Não foi possível carregar o pedido." traz Tentar de novo, porque aí é falha de carregamento.

Perguntas comuns

O pedido aparece duas vezes no ERP, um deles cancelado. Foi erro? Se o cancelado está na aba riscada do fim (ou, na página da compra, recolhido em "cancelado pelo ERP ao dividir"), não: o ERP da loja divide o envio por conta própria e cancela sozinho o pedido que a divisão substituiu, e a tela diz que nenhuma pessoa cancelou. O pedido que vale é o que segue o fluxo, fora dessa gaveta. Se ele aparece entre os outros com "Marcado como cancelado no ERP", confira no ERP: essa marca pede conferência, não afirma o cancelamento.

Um dos pedidos saiu com total zero. Perdi itens? Não necessariamente: quando o ERP divide um envio, pode acontecer de um dos irmãos sair zerado. Abra a aba do outro pedido e confira Conferir com a cotação, lembrando que a comparação é com tudo o que o envio mandou.

Onde pego o boleto para mandar ao cliente? Em Pagamentos do pedido, nesta aba: abra Parcelas e boletos e use Visualizar, Baixar ou Copiar linha digitável. Se o boleto tem PIX, o copia-e-cola e o QR Code ficam ali também. Com dois ou mais, Baixar os N boletos sai sem abrir a lista.

O cliente pagou e a parcela ainda aparece em aberto. O que faço? Clique em Ler de novo: a seção lê as parcelas no ERP naquele momento, e uma parcela paga há pouco passa a aparecer como Pago.

Por que esta página não aparece no menu? Porque ela é uma aba da cotação que gerou o pedido. Entre pela cotação: com o envio resolvido ela já abre na aba do primeiro pedido, e as outras abas ficam ao lado.

Abrir a cotação consulta o ERP do meu cliente? Sim, e de forma limitada: a aba do pedido lê os pagamentos dele uma vez por abertura, e os pedidos que nunca foram abertos são lidos uma vez cada, com teto por abertura da página — o resto é lido na próxima vez. O detalhe já lido respeita uma janela de 15 minutos. Atualizar do ERP e Ler de novo ignoram as janelas, porque quem clica quer agora.