Cadastrar um cliente: Nova Empresa, documento ou ERP

Onde fica

No menu, em Clientes. Os botões de cadastro ficam no alto da tela, ao lado do título: Importar, Importar Documento e Cadastrar cliente no ERP. Na empresa que não tem ERP conectado, no lugar de Cadastrar cliente no ERP está Nova Empresa. Os botões são do administrador: o vendedor vê a lista de clientes, mas não cadastra (a exceção é o cadastro no ERP, na seção Cadastrar o cliente direto no ERP, mais abaixo).

Os quatro jeitos de cadastrar um cliente

• Cadastrar cliente no ERP (ou Nova Empresa, na empresa sem ERP conectado): um cliente por vez, digitando os dados num formulário.
• Importar Documento: você envia a ficha cadastral do cliente em PDF ou Excel, a Vendria lê os dados e abre o formulário de cadastro já preenchido para você conferir.
• Importar: uma planilha com muitos clientes de uma vez. Ver Importar clientes por planilha.
• Trazer do ERP: quando a sua loja tem ERP integrado, os clientes do ERP que ainda não estão na Vendria aparecem na própria lista, com o botão Trazer para a Vendria.

Em todos os casos o resultado é o mesmo: um cliente com ficha própria, que o vendedor pode escolher numa cotação e ao qual você pode dar compradores, tabela de preço e desconto.

Com ERP conectado, o cadastro começa do outro lado: Cadastrar cliente no ERP envia o cadastro para o ERP da empresa, e o cliente aparece na Vendria depois que o ERP aprova. Ver a seção Cadastrar o cliente direto no ERP, mais abaixo.

Como cadastrar um cliente com Nova Empresa

Nova Empresa aparece na empresa que não tem ERP conectado. Com ERP conectado, o cadastro é pelo Cadastrar cliente no ERP (seção mais abaixo).

1. Em Clientes, clique em Nova Empresa. Abre a janela Nova Empresa do Comprador.
2. Preencha o Nome Fantasia: é o único campo obrigatório e é o nome que aparece nas listas, nas cotações e para a Dri.
3. Se tiver, preencha Razao Social, CNPJ, Inscricao Estadual, Telefone, E-mail, E-mail NF-e, Endereco e Observacoes internas (as observações são só para a sua equipe).
4. Em Padroes Comerciais, escolha o Vendedor Responsavel e, se quiser, a Cond. Pagamento, a Forma de Pagamento, a Modalidade de Frete e o Endereco de Entrega Padrao desse cliente.
5. Em Campos bloqueados para este cliente, ligue os que o cliente não pode trocar (Cond. Pagamento, Forma de Pagamento, Tipo de Frete).
6. Clique em Salvar. A mensagem Empresa do comprador criada confirma e a ficha do cliente abre em seguida.

Depois de criado, o resto se faz na ficha: compradores, filiais, tabela de preço e desconto por loja. Ver Ficha do cliente: editar dados e padrões comerciais.

O vendedor responsável ao cadastrar

O Vendedor Responsavel decide a carteira: é ele quem vê o cliente, é para ele que vão as mensagens desse cliente no WhatsApp.

• Se você não escolher ninguém e a empresa tiver um único vendedor ativo, o cliente já nasce na carteira dele.
• Com mais de um vendedor e nenhum escolhido, o cliente fica sem vendedor e aparece com o alerta Nenhum na coluna Vendedor da lista.
• Representantes não aparecem nessa lista. A carteira de uma representação é da empresa de representação inteira, e o cliente é alocado a ela pela aba Carteira da ficha da representação. Ver A ficha de uma representação: mandato, membros e carteira.

⚠️ O desconto do cliente se define depois de criar

O formulário de criação mostra o campo Desconto Padrao (%), mas ao criar o cliente esse valor não é gravado. Depois de salvar, abra a ficha, vá à aba Descontos & Acesso e informe o Desconto Padrão ali. Ver Desconto do cliente: o padrão e o de cada loja.

Ao editar um cliente que já existe (o lápis na lista), o mesmo campo grava normalmente.

Importar Documento: a ficha cadastral vira formulário

1. Clique em Importar Documento e escolha um PDF ou uma planilha Excel (.pdf, .xlsx ou .xls) com os dados do cliente.
2. A Vendria procura no texto os rótulos de uma ficha cadastral (razão social, nome fantasia, CNPJ, inscrição estadual, telefone, e-mail, e-mail de NF-e, endereço, condição de pagamento e frete) e avisa Dados extraídos: <nome> — CNPJ <número>.
3. O formulário abre preenchido:

• na empresa com ERP conectado, é a janela Cadastrar cliente no ERP, já com a razão social, o CNPJ (quando o número lido é válido), a inscrição estadual, o telefone e o e-mail da ficha; o endereço vem da consulta à Receita Federal. Confira e clique em Enviar cadastro ao ERP (ver a seção Cadastrar o cliente direto no ERP, mais abaixo);
• na empresa sem ERP conectado, é o formulário da Nova Empresa, com tudo o que foi lido. Confira e clique em Salvar.

Nada é criado nem enviado sem o seu clique. O documento serve para poupar digitação, não para cadastrar sozinho.

Se o CNPJ lido já for de um cliente seu, a tela avisa CNPJ já cadastrado: <cliente>. Dados extraídos preenchidos para atualização., abre o formulário daquele cliente, e o Salvar o atualiza em vez de criar outro. Isso vale com ou sem ERP conectado.

⚠️ A leitura depende de o arquivo ter texto. Foto ou PDF escaneado sem texto não traz dado nenhum: nesse caso, digite com o botão de cadastro da tela, Cadastrar cliente no ERP (ou Nova Empresa, na empresa sem ERP conectado).

Trazer um cliente do ERP

Com ERP integrado, a lista de Clientes mostra também os clientes do ERP que ainda não têm cadastro na Vendria, marcados Só no ERP. Na linha, clique em Trazer para a Vendria: o cadastro é criado com os dados do ERP, com as filiais que o ERP informa, e a carteira segue o vendedor que o ERP aponta para o cliente. A lista se atualiza no lugar, para você trazer vários seguidos.

Clicar no nome da linha só abre os detalhes. Nunca cria nada. Os detalhes do cliente lido direto do ERP estão em A ficha de um cliente direto do ERP.

Os campos de cadastro trazidos do ERP (nome, razão social, CNPJ, inscrição estadual, telefone, e-mail e endereço) ficam travados na Vendria enquanto o cliente estiver ligado ao ERP: a correção é feita no ERP e volta sozinha.

Quando o cadastro manual está bloqueado

Em algumas empresas os clientes vêm só do ERP. Aí os botões Importar, Importar Documento e Nova Empresa não aparecem, e a tela diz Clientes vêm do ERP. Busque por nome ou CNPJ. Basta uma loja da empresa estar nesse modo para o cadastro manual ficar fechado para a empresa inteira. O cliente novo é cadastrado no ERP e depois trazido para a Vendria pela busca.

Para o cliente que ainda não está no ERP, use Cadastrar cliente no ERP (seção abaixo), quando ele aparece para você.

Cadastrar o cliente direto no ERP

Em Clientes, o botão Cadastrar cliente no ERP envia o cadastro para o ERP da empresa, sem ninguém precisar digitá-lo lá. Ele aparece para os administradores; para o vendedor interno, na empresa em que ele vê todos os clientes (aí ele cadastra escolhendo a representação dona do cliente); e, numa empresa de representação, para quem a representação liberou.

Quando esse botão aparece para você e a empresa tem ERP conectado, ele é o cadastro desta tela: Nova Empresa deixa de aparecer, e Importar Documento também abre esta janela para o cliente novo, para não haver dois cadastros abrindo formulários diferentes.

O botão abre a janela Cadastrar cliente no ERP. Ela avisa: "O cadastro é enviado ao ERP. O cliente aparece aqui na Vendria depois que o ERP confirmar — esse aceite é um passo manual de quem cuida do ERP."

1. Se aparecer Cadastrar em nome de, escolha de quem o cliente será: o cliente nasce no ERP já com dono, e desfazer exige editar o cadastro no próprio ERP.
2. Digite o CNPJ, o primeiro campo do formulário ("Comece pelo CNPJ: consultamos a Receita Federal…"). A janela consulta a Receita Federal e preenche sozinha os campos que estiverem vazios (razão social, nome fantasia, telefone, e-mail, endereço e, quando há uma só ativa no estado, a inscrição estadual), com o aviso "Dados da Receita Federal preenchidos — confira antes de enviar." Nada que você já digitou é trocado.
3. Complete o que faltar. *Todos os campos marcados com \ são obrigatórios, porque o ERP recusa o cadastro sem eles: razão social, nome fantasia, CNPJ, inscrição estadual (ou marque Isento), telefone com DDD, e-mail, e o endereço completo (logradouro, número, bairro, CEP, cidade, UF e município). O Nome do contato** é opcional: é quem atende, e o celular vai junto com esse nome no ERP.
4. Confira a lista de conexões (logo abaixo) e clique em Enviar cadastro ao ERP.

Ao sair de cada campo, a janela já deixa o dado no jeito que o ERP guarda: CNPJ e CEP com pontuação, nomes e endereço em maiúsculas (o e-mail e as observações ficam como você escreveu), e o telefone com a linha "No ERP: Fone (11)8739-4030 · Contato (11)98739-4030": o ERP guarda o número com oito dígitos no telefone principal e o celular completo, com o 9, no telefone do contato.

Se faltar algo ou algo não conferir, nada é enviado: a janela continua aberta e cada campo com problema mostra o motivo em vermelho, logo abaixo dele.

A mensagem confirma, nomeando os ERPs que receberam: "Cadastro enviado ao ERP (Principal e Filial). O cliente aparece aqui quando o ERP confirmar." Uma conexão que recusar ganha mensagem própria, com o nome dela e o motivo.

Na cotação e na compra ainda sem cliente, o botão Cadastrar "nome do cliente", ao lado do seletor de cliente, abre o mesmo cadastro, no modo da cotação: é o Cadastrar cliente novo no ERP do seletor, já com a razão social, o CNPJ, o telefone, o e-mail e a inscrição estadual lidos do documento (o endereço vem da consulta à Receita Federal). Ao enviar, o cliente já entra na cotação, e na loja que aceita o cadastro dentro do pedido aparece a opção Cadastrar junto com o pedido. Ver O cliente da cotação: identificar, definir e trocar.

A lista de conexões: em qual ERP o cliente vai ser cadastrado

Assim que o CNPJ fica válido, a janela confere o CNPJ em cada ERP da empresa e mostra uma linha por conexão, com uma caixa de seleção. Vale para qualquer número de conexões: uma, duas ou mais.

• CNPJ livre neste ERP: o cliente não está lá. A caixa vem marcada.
• Você já tem esse cliente aqui, com o código dele: a caixa vem desabilitada, porque cadastrar de novo criaria um duplicado.
• Cliente já cadastrado para outra carteira: desabilitada. A Vendria não diz de quem é o cliente, de propósito.
• Não foi possível verificar: desabilitada. Sem a conferência, a Vendria não escreve; tente de novo em instantes.

As conexões que não podem receber o cadastro também aparecem, desabilitadas e com o motivo: "O cadastro de cliente no ERP não está habilitado nesta loja.", "Você não tem código de vendedor nesta conexão.", "O conector desta conexão é antigo demais para cadastrar cliente.", "Este ERP não recebe cadastro de cliente pela Vendria." ou "Esta conexão não está entre as que você alcança com esta escolha.".

Acima da lista, Vai para: diz para onde o cadastro vai, com os nomes das conexões marcadas. Desmarque as que não quiser: dá para cadastrar em todas, em uma só ou em qualquer combinação. Com nada marcado, a janela diz "Nenhuma conexão marcada — marque ao menos uma para enviar." e o Enviar cadastro ao ERP fica desligado.

Cadastrar nas outras conexões: o cliente que existe num ERP e falta no outro

Numa empresa com mais de um ERP, um cliente pode estar cadastrado num e faltar no outro. A coluna Cadastro no ERP da lista mostra em quais ele está. Quando ele está em pelo menos uma conexão e falta em outra, a linha traz o botão Cadastrar nas outras conexões (para quem pode cadastrar cliente no ERP).

1. Clique no botão. Enquanto a Vendria lê o cadastro existente, ele diz Buscando cadastro….
2. A janela abre preenchida com os dados do cadastro que já existe, e o topo diz de onde vieram: "Dados do cadastro no ERP (Principal) (código 12345) — confira antes de enviar". Quando não há cadastro para ler, os dados são os que a Vendria tem: "Dados que a Vendria tem deste cliente — confira antes de enviar".
3. Só as conexões em que o cliente falta vêm marcadas. As que já têm o cliente aparecem desabilitadas, com o motivo.
4. Confira e clique em Enviar cadastro ao ERP.

Se o cliente já está em todas as conexões, a tela avisa "Este cliente já está cadastrado em todas as conexões." e não abre nada. Se a leitura do outro ERP falhar, a janela abre assim mesmo, com o CNPJ e o nome, e o aviso "Não deu para ler o cadastro existente agora — confira o CNPJ e preencha o resto antes de enviar."

Depois de enviar: a espera pela aprovação do ERP

O cadastro chega ao ERP como pendente: alguém do lado de lá precisa aprovar. Até lá, o cliente não está no ERP, e um pedido para ele seria recusado. Por isso, numa cotação desse cliente, a confirmação fica travada, e a faixa de conferência do cliente mostra "Cadastro enviado ao ERP (Filial) em 08/10 às 14:30 — aguardando aprovação."

Quando o ERP aprova, a cotação percebe sozinha na próxima conferência do cliente, liga o cliente da Vendria ao cadastro novo do ERP e a confirmação destrava (ou use Conferir no ERP na cotação). Na lista de Clientes, ele aparece como qualquer cliente do ERP; se ainda não estiver na Vendria, traga-o com Trazer para a Vendria.

O mesmo cadastro também pode ser feito de dentro da cotação e do pedido recusado pelo ERP. Ver Pedir o cadastro de um cliente novo e Quando o pedido confirmado não entra no ERP.

Cadastrar junto com o pedido. Em algumas lojas, o ERP aceita o cadastro do cliente dentro do próprio pedido, e aí a cotação não precisa esperar a aprovação: de dentro da cotação aparece a opção Cadastrar junto com o pedido, que salva o cadastro e o manda ao ERP no mesmo envio do pedido; a retaguarda aprova o cliente e importa o pedido em seguida. Essa opção só existe dentro de uma cotação, nunca no botão desta tela. Ver Pedir o cadastro de um cliente novo.

Quando dá errado

No Cadastrar cliente no ERP:

• "CNPJ inválido — confira os 14 dígitos.": o número não confere (o dígito verificador está errado). Confira no cartão do CNPJ.
• A Receita Federal não encontrou este CNPJ: a base pública da Receita demora até um mês para mostrar uma empresa aberta há pouco. Se o número está certo, marque Confirmo que este CNPJ existe (empresa aberta recentemente) e envie.
• A Receita Federal informa a situação BAIXADA: a empresa foi encerrada, e o ERP não a aceita como cliente. Não há como enviar.
• A Receita Federal informa a situação INAPTA, SUSPENSA ou NULA: depende da configuração da sua empresa. Por padrão o cadastro é recusado, como na BAIXADA; se a sua empresa aceita esses clientes, aparece só um aviso em amarelo abaixo do CNPJ — confira os dados e envie normalmente.
• "Não deu para consultar a Receita agora — preencha à mão.": o serviço da Receita não respondeu. Preencha os campos e envie normalmente: isso não impede o cadastro.
• A inscrição estadual não confere para o estado: os dígitos não batem com a regra do estado do endereço. Confira o número, ou marque Isento se o cliente não tem inscrição.
• "E-mail inválido" ou "Telefone inválido": o e-mail precisa ter o formato nome@empresa.com.br (qualquer final serve, como .com, .com.br ou .ind.br), e o telefone precisa do DDD.
• "Escolha o município — ele vem do CEP ou da lista.": o município é obrigatório. Preencha o CEP ou escolha na lista que aparece abaixo do campo.

Em Nova Empresa:

• "Nome e obrigatorio": falta o Nome Fantasia.
• "CNPJ deve ter 14 digitos.": o campo CNPJ do formulário aceita só CNPJ. Para um cliente pessoa física com CPF, deixe o campo vazio ou cadastre pela importação por planilha, que aceita CPF.
• "CNPJ já cadastrado nesta organização.": esse CNPJ já é de um cliente seu. Busque-o na lista e edite o existente em vez de criar outro.
• "Os clientes desta organização vêm do ERP…": a empresa está no modo em que os clientes vêm só do ERP; veja a seção acima.
• "Vendedor nao pertence a esta organizacao.": o vendedor escolhido não é mais um vendedor ativo da empresa. Escolha outro.