Catálogo e exportações: como sai o arquivo da sua representação

Onde fica

No menu da sua conta, em Catálogo e exportações, o mesmo nome da tela equivalente da fornecedora. O item aparece para quem é membro de uma empresa de representação. A página tem três abas:

• Impostos, a primeira: se a representação destaca imposto, e quais. A escolha vale nas cotações, nas listas e no catálogo;
• Orçamentos e pedidos: o PDF/Excel das cotações e pedidos creditados à sua representação e a Identidade nos documentos (o logo e o contato);
• Listas: o arquivo da lista do catálogo e, em Ajustes gerais, a Janela de novidades.

No fim da página, nas abas Orçamentos e pedidos e Listas, fica Seus modelos.

O topo da página diz de qual representação e de qual organização é a configuração que está na tela: "De <representação> na organização <organização>. O que você não personalizar continua vindo da organização.". Quem é de mais de uma representação escolhe qual no seletor ao lado do título.

Quem vê e quem altera os modelos de lista

Todo membro da representação vê a página; quem altera é o Sócio ou o Administrativo. Para os outros, o cartão aparece com o selo Somente leitura e a frase "Só Sócio ou Administrativo da representação altera estes modelos.": os campos ficam travados.

A página continua aberta ao Vendedor de propósito: é por ela que ele entende por que o arquivo da lista sai com aquelas colunas, antes de mandá-lo ao cliente.

A organização lê a configuração da sua representação, mas não a altera: a equipe decide sobre o próprio arquivo.

A configuração vale só para esta organização

Este é o ponto que mais gera engano: o modelo vale para a sua representação naquela organização, não em todas. Uma representação que atende três marcas configura três vezes.

O motivo é o catálogo. As colunas de atributo que o editor oferece vêm do catálogo da organização; um modelo montado numa marca com uma coluna que a outra não tem perderia essa coluna na outra, sem aviso.

Os padrões de cada lista: o que a equipe recebe

Na seção da lista, a lista Modelos começa pelos padrões: uma linha para cada tipo de lista: a Lista padrão, com o selo Sai por padrão (é o que sai quando alguém pede uma lista sem dizer qual), e a Curva ABC, o Cadastro de produto e o Estoque, com o selo Padrão. Logo abaixo vêm os Modelos padrão Excel e PDF (ver abaixo). A Dri escolhe o tipo pelo pedido do vendedor ("o que mais vende" é a Curva ABC, por exemplo); sem tipo dito, é a Lista padrão.

Cada linha mostra o modelo que a equipe recebe naquele tipo e de onde ele vem:

• Padrão da fornecedora: a representação não escolheu, e vale a escolha da organização;
• Modelo da fornecedora, escolhido pela representação: a representação escolheu um modelo da organização, sem copiar;
• Modelo da representação: um modelo da sua equipe;
• quando nem a fornecedora escolheu, a linha diz que sai o Modelo padrão do formato (Excel ou PDF).

Se o modelo em uso não tem colunas que aquele tipo de lista costuma ter (por exemplo, a coluna de estoque na lista de Estoque), a linha avisa. É só um aviso: o modelo funciona assim mesmo.

Para o Sócio e o Administrativo, cada linha tem botões. Os outros membros também clicam na linha: o modelo em uso abre travado, só para ver.

• o lápis edita o padrão daquele tipo, e clicar na linha faz o mesmo. Quando o modelo em uso é da representação, ele abre o modelo. Quando é da fornecedora, ele abre o modelo dela com um aviso: a primeira mudança cria a cópia da sua equipe, já em uso no lugar dele, com a mudança, e o da fornecedora não muda. Sem modelo nenhum, ele cria um modelo que já entra em uso naquele tipo;
• o ícone de cópia (Duplicar), no modelo da fornecedora: cria uma cópia nos Extras, fora de uso, e abre a cópia;
• o olho (Ver a prévia) mostra como sai o modelo daquela linha.

Voltar ao da fornecedora fica dentro do modelo aberto, no alto da tela dele, quando a representação escolheu outro: apaga a escolha da equipe, e a linha volta a seguir a da organização.

Para os outros membros, a linha mostra Padrão da equipe, com um cadeado.

Quando o tipo de lista tem modelo em uso, a Dri já manda a lista nova como arquivo, nesse modelo. Logo depois ela oferece o menu Outro modelo, com o outro formato, outros modelos do mesmo tipo (os da equipe só com ★) e os outros tipos de lista, no modelo em uso de cada um ou no padrão dele. Tocar numa opção reenvia os mesmos produtos no modelo escolhido. Ver Modelos de arquivo da lista: de quem é o layout.

Os modelos padrão: um por formato

Logo abaixo das linhas de cada tipo de lista, a lista Modelos tem os dois Modelos padrão de formato, Excel e PDF, com o selo Base. Eles sempre existem e são o que sai quando alguém da equipe toca em 📊 Excel ou 📄 PDF na resposta da Dri, ou baixa direto pelo menu Exportar da tela de produtos. São também a base dos tipos de lista sem modelo próprio, e a linha diz quais (por exemplo, "Sai em Curva ABC e Estoque, que não têm modelo próprio."). Cada linha mostra um resumo das colunas, e a do PDF já mostra o desenho dele: "Layout: Tabela" ou "Layout: Grade · 3 por linha".

Clicar na linha de um Modelo padrão, ou no lápis dela, abre a tela do modelo: a lista some, e a seta no alto (ou o Voltar do navegador) devolve à lista. O editor é dividido em blocos que abrem e fecham, cada um com um resumo quando fechado. Dá para ajustar:

• Colunas, o primeiro bloco, já aberto: quais colunas entram, com que título e em que ordem;
• Formatação: Casas decimais, Separador decimal, Separador de milhar e Caixa do texto (maiúsculas ou não). No Excel a célula guarda número, e quem desenha a vírgula é o programa de quem abre; ali só valem as casas decimais e o separador de milhar ligado ou desligado;
• no modelo com Formato em PDF, no bloco Página do PDF, a Orientação da página: Automática (recomendado), Sempre retrato ou Sempre paisagem, e o Layout: Tabela — uma linha por produto ou Grade — cartões com foto grande, com os Itens por linha da grade. A grade só existe no PDF.

Pré-visualizar PDF e Pré-visualizar Excel, no topo da tela do modelo, mostram o resultado do que está na tela, antes de salvar.

Uma mudança num Modelo padrão salva sozinha

Não há botão de salvar: cada mudança é gravada logo depois que você para de mexer, e o rodapé do cartão diz Salvo automaticamente. A partir daí ela vale para a equipe. Se o servidor recusar a mudança, o rodapé avisa e aparece Descartar, que volta ao que estava salvo.

A herança é por formato, não por coluna

Cada Modelo padrão herda da organização enquanto ninguém da representação mexer nele, e traz o selo Herdado da organização. Aberto, ele avisa: "Estas são as regras da organização. Ao mexer em qualquer uma, elas passam a ser da sua representação e param de acompanhar as dela."

⚠️ Mexer em qualquer coisa dentro de um Modelo padrão leva o formato inteiro. Salvo, aquele formato passa a ser da sua representação e deixa de acompanhar o da organização; os outros formatos continuam herdando.

Para devolver um formato à herança, use o ícone Voltar ao da organização, na linha daquele formato. Ele apaga a configuração da sua representação naquele formato em vez de copiar a da organização, então uma mudança futura da organização volta a chegar à sua equipe.

O PDF e o Excel das cotações

A aba Orçamentos e pedidos decide como sai o PDF e o Excel de todo documento creditado à sua representação, inclusive quando quem abre e exporta é a fornecedora. A herança é a mesma dos Modelos padrão da lista: formato que você não mexeu continua vindo da organização.

CSV e TXT não aparecem aqui, de propósito. Esses dois formatos alimentam o ERP da fornecedora, então continuam no modelo dela em qualquer documento.

Nas cotações da sua representação, o orçamento que vai ao cliente e a cópia do pedido saem do modelo da linha Orçamento enviado, a primeira da lista Modelos dessa aba, antes dos Modelos padrão de formato, com o selo Sai por padrão. Por padrão sai o da fornecedora; a representação pode ter os próprios modelos de orçamento e escolher qual sai.

• Se a fornecedora não personalizou o dela, o lápis (Personalizar o orçamento enviado) parte do orçamento padrão do sistema.
• Se a fornecedora personalizou, o lápis (ou o clique na linha) abre o modelo dela com um aviso, e a primeira mudança cria a cópia da sua representação, já em uso, sem mudar o da fornecedora.
• Com o modelo da representação, o lápis abre o modelo para editar, e clicar na linha faz o mesmo. O ícone de cópia (Duplicar) cria uma cópia nos Extras, fora de uso.
• O olho (Ver a prévia) desenha o orçamento sobre a cotação mais recente creditada à representação (para quem não é Sócio nem Administrativo, a mais recente em que você é o vendedor). Nada é salvo nem enviado.
• Trocar (ícone de setas) mostra os modelos de orçamento da representação. Usar como orçamento padrão põe um deles para sair; Novo orçamento cria outro igual ao padrão do sistema; Duplicar o atual copia o que sai hoje. Modelos da fornecedora não aparecem ali: para partir de um deles, duplique o atual.
• Voltar ao da fornecedora fica dentro do orçamento aberto, no alto da tela dele. Ele tira o modelo da representação de uso depois de uma confirmação, sem apagá-lo: ele fica nos Extras, com o selo Orçamento, e o Trocar volta a usá-lo.

O orçamento salva sozinho: a tela dele não tem Salvar, e o rodapé diz Salvo automaticamente. O formato dele é PDF (o papel que o cliente recebe) ou Excel (a planilha com as colunas dele); o orçamento enviado ao cliente continua em PDF. Na tela da cotação o primeiro item do menu Exportar já é o Orçamento padrão, que baixa o modelo em uso no formato dele; Destacar no menu Exportar em Sim vale no menu da compra e no da Dri. O atalho some quando o documento já é pedido.

Modelos com nome e a estrela de visibilidade

Na mesma lista, depois dos padrões, vêm os modelos com nome, em Extras: variações para casos específicos (um catálogo com foto, uma planilha só com código e preço). Novo modelo, no fim da lista, abre a tela do modelo, com Nome, Formato (Excel ou PDF), Visível para a equipe (Sim ou Não; o modelo novo já vem com Sim), as mesmas regras de colunas e formatação e o bloco Recorte e ordem.

A estrela é o que dá visibilidade. Um modelo visível ganha o selo Visível · Excel (ou PDF) e passa a aparecer para a equipe no menu da Dri, junto da lista, e no menu Exportar da tela de produtos. Sem a marca, ele leva o selo Não visível para a equipe e existe só nesta tela. Quando há modelo sem a estrela, um aviso no topo da seção conta quantos.

No menu da Dri, os modelos visíveis da sua representação vêm primeiro e os da organização depois: a representação acrescenta opções, não tira as da organização.

Cada modelo tem ainda os botões de duplicar, editar e remover; editar abre a tela do modelo, com Remover também no alto. As linhas dos Modelos padrão têm os mesmos ícones: o de duplicar abre um modelo novo com as regras daquele formato, e nada é gravado até Criar modelo.

Seus modelos: o modelo pessoal de cada membro

O Sócio pode liberar modelos próprios para a equipe (o Administrativo também, se a chave Permissões pelo Administrativo deixar), na chave Modelos próprios da tela Permissões (ver Permissões: o que a equipe da representação pode fazer). A chave vem desligada.

Com ela ligada, a seção Seus modelos, no fim desta página, tem as mesmas linhas de cada tipo de lista, só que pessoais: cada membro escolhe o modelo que recebe em cada tipo de lista, edita o da equipe (a primeira mudança cria a cópia pessoal, já em uso) e volta ao da equipe com Voltar ao padrão da equipe. A escolha pessoal vence o padrão da equipe; sem ela, vale o padrão da equipe. Os modelos de cada pessoa são só dela: os colegas não os veem.

Cada pessoa também pode ter o próprio orçamento, na linha Orçamento enviado de Seus modelos: ele sai nas cotações em que ela é a vendedora. Sem orçamento próprio, sai o da equipe, o da linha Orçamento enviado desta página.

Com a chave desligada, a seção mostra "A representação desligou modelos próprios; você recebe o padrão da equipe." Os modelos que cada um já tinha ficam guardados e voltam a valer se a chave for religada.

A janela de novidades da representação

Na mesma página fica o cartão Janela de novidades: por quantos dias um produto recém-cadastrado continua contando como novidade quando alguém da equipe pede "a lista de novidades". Se o vendedor disser o prazo na própria mensagem ("o que entrou nos últimos 20 dias"), vale o prazo dito, e não este número.

O campo Dias considerados novidade vazio não quer dizer desligado: quer dizer que a sua representação segue a organização, e o valor herdado aparece em cinza dentro do campo, com a frase "Sem configuração própria: valem os N dias da organização.". Digitar um número e tocar em Salvar janela passa a valer só para a sua equipe; apagar o número e salvar devolve a herança.

Quando dá errado

• Troquei de representação no seletor e o que eu digitei sumiu. A página recomeça a edição a cada troca, de propósito, para não levar o ajuste de uma representação para a outra. Salve antes de trocar.
• Criei um modelo e ele não aparece na Dri. Falta a estrela: no editor do modelo, ponha Visível para a equipe em Sim, ou marque a ★ na linha dele.
• Apareceu "Só Sócio ou Administrativo da representação altera os modelos de lista dela." O seu papel na representação é Vendedor; peça a um Sócio ou Administrativo.
• O arquivo mudou sem ninguém da equipe mexer. O formato ainda estava herdando, e a organização mudou o dela. Ou a linha daquele tipo de lista está em Padrão da fornecedora, e a organização trocou o modelo dela.
• Um vendedor recebe a lista num layout diferente do resto da equipe. Ele pode ter um modelo em uso em Seus modelos, se a chave Modelos próprios, em Permissões, está ligada.
• A coluna de imposto não é oferecida, ou aparece riscada como sem efeito. Na lista da sua representação quem decide o imposto é a escolha dela, na aba Impostos, a mesma das cotações creditadas a ela (ver Impostos, Regras Comerciais e identidade da representação). Um tributo que a representação desligou não vira coluna; sem escolha própria, vale a chave Listas da loja, em Catálogo e exportações.

Para o que cada vendedor pode ajustar na própria conversa, ver Modelos de arquivo da lista: de quem é o layout.