Fila de pedidos da representação: assumir, passar e devolver

O que é a fila da representação

A fila são os pedidos da sua representação que ainda não têm vendedor: são da equipe inteira até alguém assumir. Eles chegam para a representação sem que ninguém da equipe tenha sido apontado como vendedor.

Um pedido está na fila quando as duas coisas valem ao mesmo tempo: ele é da sua representação e não tem vendedor. Pedido que um colega ainda está montando no carrinho não entra na fila.

Onde fica

A fila aparece em Cotações: o pedido sem vendedor mostra Vendedor: <nome da representação> · a assumir. No filtro de vendedor da lista, a opção Sem vendedor reúne esses pedidos; ela aparece quando há pedido sem vendedor e mais de uma opção para escolher.

Ao abrir o pedido, o Vendedor da equipe vê no bloco Vendedor o mesmo "<representação> · a assumir" e, ao lado, o botão Assumir. Para o Sócio e o Administrativo o bloco costuma ser outro: um seletor com o nome da representação, explicado em "Passar o pedido para um colega ou trocar o vendedor".

Quem enxerga a fila

Quem define é o Sócio da representação, ou o Administrativo enquanto a chave Permissões pelo Administrativo estiver ligada (o padrão), na chave Fila de pedidos novos da página Permissões (ver Permissões: o que a equipe da representação pode fazer):

• Com a fila aberta a Toda a equipe, qualquer membro vê os pedidos sem dono, recebe o aviso de pedido novo e pode assumir.
• Com a fila restrita a Só Sócio e Administrativo, o Vendedor não vê pedido sem dono, não pode assumir e não recebe o aviso de pedido novo. Os pedidos que já são dele continuam aparecendo normalmente. É assim que a chave começa numa representação nova. Quando o Sócio fecha a fila, os avisos de pedido novo que o Vendedor ainda não tinha lido saem do sininho dele como lidos.

A fila também respeita as lojas que o seu mandato cobre: pedido de uma loja que você não atende não aparece para você, nem para assumir.

Assumir um pedido da fila

Para ficar com um pedido da fila, abra o pedido e clique em Assumir:

1. Abra o pedido pela lista de Cotações ou pelo aviso do sininho.
2. No bloco Vendedor, clique em Assumir.
3. A mensagem Você assumiu este pedido. confirma. O pedido sai da fila e passa a ser seu: ele deixa de aparecer como "a assumir" para o resto da equipe.

Se dois colegas clicam Assumir ao mesmo tempo, só um fica com o pedido; o outro recebe a recusa.

Pedido que já foi para o ERP ninguém assume mais. Quando a representação é a dona e o pedido já entrou no ERP (ou está a caminho), não há botão: no lugar dele fica a frase Este pedido já foi para o ERP pela representação: ninguém o assume mais por aqui — assumi-lo agora faria a Vendria discordar do que o ERP gravou. Se o pedido já tem dono e foi ao ERP, a frase é Este pedido já foi para o ERP: o vendedor não muda mais. Esses pedidos continuam contando na fila; eles só não mudam de mão.

Sócio e Administrativo que veem o seletor no lugar do botão assumem escolhendo o próprio nome na lista da equipe.

Passar o pedido para um colega ou trocar o vendedor

Trocar o vendedor de um pedido da representação é de Sócio e Administrativo, e só entre pessoas da própria equipe: é o que se usa para cobrir férias ou redistribuir a carga. O Vendedor comum não passa pedido para ninguém nem troca o vendedor: ele assume o que está na fila.

Na maior parte dos pedidos o bloco Vendedor do Sócio e do Administrativo é um seletor com o nome da venda. Clicando nele:

• a lista mostra só a equipe da sua representação; escolha a pessoa e o pedido passa a ser dela;
• Tirar o vendedor deixa o pedido sem vendedor e mantém a representação como dona, isto é, devolve o pedido à fila. A linha avisa que a representação dona permanece, e a tela confirma com Pedido sem vendedor.

Em alguns pedidos o bloco mostra, no lugar do seletor, um menu ao lado do nome:

• Na fila, o menu Distribuir lista a equipe sob Passar para. A mensagem Pedido passado para <nome>. confirma.
• Num pedido que já tem dono, o mesmo menu se chama Trocar vendedor.
• Devolver à fila, no mesmo menu, tira o dono e devolve o pedido à equipe. A mensagem é Pedido devolvido à fila da representação.

Num pedido que já está no ERP nenhum desses aparece: o menu dá lugar à frase do congelamento. Ver Trocar o vendedor de uma cotação ou de uma compra para o que acontece quando o ERP recusa o pedido — aí a troca volta a valer, para o próximo envio.

Só volta à fila pedido que ainda está em trabalho. Num pedido confirmado, exportado, cancelado, rejeitado ou vencido, o menu não oferece Devolver à fila, e Tirar o vendedor no seletor é recusado com o aviso de que o pedido não está mais em trabalho e não volta para a fila.

O destino também precisa ser da mesma representação e atender a loja do pedido. No menu, a gravação é recusada com Este vendedor não atende a loja deste documento. ou Este vendedor não faz parte da representação responsável por este documento. No seletor só aparece gente da equipe, e quem não atende a loja do pedido é recusado com Este representante não atende a loja deste documento.

Trocar o vendedor de um pedido que não é da sua representação, ou passá-lo para alguém de fora da equipe, é decisão da empresa que você representa. Ver Trocar o vendedor de uma cotação ou de uma compra.

Vendedor e Digitador: duas perguntas diferentes

O Vendedor diz de quem é a venda, e o Digitado por diz quem lançou o pedido no sistema:

• Vendedor é quem fica com o pedido: quem o trabalha e em nome de quem a venda é feita. É o que muda quando alguém assume, passa o pedido ou troca o vendedor.
• Digitado por é, em geral, quem estava logado quando o pedido nasceu. Aparece embaixo do bloco Vendedor.

Os dois podem ser pessoas diferentes: a mesa de apoio pode digitar em nome de um representante, e o pedido continua sendo venda do representante.

Quando alguém com permissão corrige o digitador (administrador da fornecedora, Sócio ou Administrativo nos pedidos da própria representação), a linha mostra o nome novo e, ao lado, (registrado no sistema: <nome original>). A correção pode ser desfeita com Voltar ao original. Para o Vendedor, a linha é só de leitura.

Na lista de Cotações, o filtro Todos os digitadores aparece quando há pedidos digitados por outra pessoa: é o jeito de achar o que a mesa lançou.

O aviso de pedido novo

Quando um pedido cai na fila, quem enxerga a fila recebe no sininho Novo pedido para a sua representação, avisando que ninguém assumiu ainda e convidando a abrir e clicar em Assumir. Se o pedido já estava confirmado mas não entrou no ERP e continua sem dono, o aviso é Pedido confirmado precisa de atenção, pedindo para abrir, conferir e reenviar. Ver Os avisos do sininho: o que chega para o vendedor.

Quando alguém assume o pedido, o aviso deixa de contar como não lido no sininho de toda a equipe: quem chega depois não abre um pedido que já tem dono achando que ainda falta alguém.

Perguntas comuns

Como eu troco o vendedor de um pedido da representação? Sendo Sócio ou Administrativo, abra o pedido em Cotações e escolha outra pessoa da equipe no bloco Vendedor (no seletor, ou em Trocar vendedor quando o bloco mostra o menu). O Vendedor comum não troca: ele só assume o que está na fila.

Posso passar o pedido para alguém de outra representação? Não. O Sócio e o Administrativo trocam o vendedor só dentro da própria equipe. Mover a venda para outra representação é decisão da empresa que vocês representam.

Como devolvo um pedido para a fila? Sendo Sócio ou Administrativo, use Tirar o vendedor no seletor, ou Devolver à fila no menu. Só vale para pedido que ainda está em trabalho.

Dá para assumir ou trocar o vendedor pela Dri, no WhatsApp? Não. Assumir, passar e devolver pedido se faz na página do pedido, em Cotações.

E se dois colegas clicarem em Assumir ao mesmo tempo? Só um fica com o pedido. O outro recebe a recusa; recarregando a página, ele vê quem ficou com o pedido.

Quando dá errado

• Não vejo o botão Assumir: o pedido já tem dono; ou a fila da sua representação está restrita a Sócio e Administrativo; ou o pedido já foi para o ERP — aí ninguém o assume mais, e no lugar do botão fica a frase que diz isso. Sócio e Administrativo costumam ver o seletor no lugar do botão: escolham o próprio nome.
• Assumi e o pedido sumiu da lista de um colega: é o esperado, ele deixou de estar na fila.
• Não aparece "Devolver à fila": o pedido não tem dono ou já saiu de trabalho (confirmado, exportado, cancelado, rejeitado ou vencido).
• O nome do vendedor não é clicável: você é Vendedor, e trocar o vendedor é de Sócio e Administrativo; ou o pedido não é da sua representação; ou ele já está no ERP e o bloco ficou de leitura.