O layout do arquivo da lista: formato, grade e ordem das colunas

O que é

Gerada a lista, o arquivo ainda tem três decisões: em que formato sai, com que desenho e com que colunas, em que ordem. As três se pedem por frase, na conversa com a Dri, e valem também para uma lista que você já gerou.

O ponto de partida é sempre o modelo que a sua empresa configurou; o que você pede na conversa vale para aquela lista, por cima do modelo.

Formato: Excel ou PDF

Sem você dizer nada, a Dri mostra os botões 📊 Excel e 📄 PDF e você escolhe. Dizendo na frase ("me manda em Excel"), ela entrega direto, sem os botões: dizer o formato já é escolher.

Depois de receber o arquivo, um ajuste qualquer ("tira o preço") volta no mesmo formato da última entrega, sem perguntar de novo.

Desenho: tabela ou grade

• Tabela é o de sempre: uma linha por produto.
• Grade é catálogo: um cartão por produto, com a foto grande. Peça "em grade", "como catálogo" ou "com foto grande". Dá para dizer quantos cartões por linha: 2, 3 ou 4 ("três por linha").

⚠️ Grade só existe em PDF. No Excel a lista sai sempre em tabela; pedindo grade no Excel, a Dri avisa "a grade é do PDF; no Excel a lista vai em tabela".

Itens por página não se escolhe. O PDF da lista põe na página o que couber. O que você escolhe é quantos cartões vão por linha, na grade: 2, 3 ou 4. Com 2 por linha os cartões ficam maiores e a página mais folgada. Pedindo só "6 por página", a Dri explica isso e pergunta quantos por linha você quer, sem gerar o arquivo. Se a mesma frase também diz quais produtos entram, a lista sai e a resposta traz a mesma explicação.

"PDF com 4 itens" é lido como grade com 4 por linha, e não como uma lista de 4 produtos. Para limitar quantos produtos entram, diga quantos na frase: "os 4 mais baratos".

Foto: como sai e quando fica vazia

A foto sai quando você pede, quando o modelo da sua empresa já tem a coluna de foto, e sempre na grade.

• Na tabela, a foto é uma coluna como outra qualquer, no Excel e no PDF: "com foto" ou "acrescenta a foto" põe a coluna, "sem foto" tira. Se o modelo da sua empresa já traz a coluna de foto, ela vem sem você pedir.
• Na grade, a foto é o cartão, então ela sai de qualquer jeito: pedir "sem foto" numa grade traz o aviso de que a foto continua aparecendo.
• Produto sem foto cadastrada sai com o espaço da foto vazio, e a resposta conta quantos, por exemplo: "📷 3 de 40 itens não têm foto cadastrada. O espaço da foto deles sai vazio." Isso é do cadastro do produto, não um defeito do arquivo. Ver Importar as fotos dos produtos.

Para listar justamente esses produtos, peça "os produtos sem foto": é um recorte, e a lista traz só os que não têm foto cadastrada.

Colunas: acrescentar, tirar, reordenar, posicionar

Fale como você falaria com uma pessoa. Não precisa saber o nome técnico da coluna:

• acrescentar: "põe o NCM", "com o código de barras", "acrescenta a foto"; sem dizer onde, a coluna entra no fim;
• tirar: "tira o preço", "sem a descrição";
• ditar a ordem inteira: "primeiro o código, depois a descrição, aí o preço"; o que você não citar fica no fim, na ordem de antes;
• posicionar uma coluna: "põe o NCM como terceira coluna", "o preço antes do estoque", "a curva ABC no começo", "manda o preço para o fim";
• renomear um título: "renomeia Preço para Preço unitário".

⚠️ O título renomeado vale só para aquela lista; ele não muda o modelo da empresa.

As colunas que dá para pedir

Além das que o modelo já traz (código, descrição, preço, estoque), dá para pedir:

• código de barras da peça, como número ou como barra desenhada;
• código de barras da caixa fechada (o que o conferente bipa no recebimento), também como número ou desenhado;
• estoque em caixas;
• pré-venda em peças ou em caixas (as duas, se quiser);
• foto;
• NCM, a alíquota de IPI e outros atributos do catálogo, conforme o que a loja cadastra (cor, linha, altura, largura).

Os atributos do catálogo são pedidos pelo nome que aparece na ficha do produto daquela loja. Se a loja não tem atributo chamado "tamanho" ou "medidas", a Dri pode responder que não achou; se ela cadastra "Altura da embalagem" e "Largura", peça assim.

Código de barras: número ou barra desenhada

São coisas diferentes, e existem as duas. O número é para colar em sistema; a barra desenhada é para bipar no balcão.

Pedir "o código de barras só em número" são duas coisas ao mesmo tempo: entra o número e sai a barra. A Dri entende assim.

As três regras que mordem

1. Coluna não é recorte. "com os códigos de barras" pede uma coluna; "só os que têm código de barras" mudaria quantos produtos entram. Com foto é igual: "manda sem foto" tira a coluna e mantém todos os produtos; "os produtos sem foto" traz só os que não têm foto cadastrada. A mesma palavra, dois efeitos.
2. Código e descrição não saem os dois. O arquivo precisa de um deles para identificar o produto; pedindo para tirar os dois, a Dri mantém um e avisa: "mantive …, porque o arquivo precisa de código ou descrição para identificar o produto".
3. O pedido acumula e nunca substitui o modelo da empresa. Pedir a cor depois do código de barras dá as duas, e o que a sua empresa configurou continua valendo por baixo.

Coluna que aquela loja não tem

Ela é descartada com aviso, nunca em silêncio: por exemplo "não achei … no catálogo desta loja. Me diga com outro nome e eu ponho". O aviso aparece já na resposta da lista, antes de você escolher o formato.

Outros avisos que podem vir: a coluna que você quis mover ou renomear não está na lista, ou o título novo já existe em outra coluna: nesse caso o título anterior é mantido.

Quando o PDF não cabe na página

Com muitas colunas, o PDF se adapta sozinho em vez de cortar informação: vira a folha para paisagem, reduz o corpo da fonte, tira a coluna de foto quando ela não cabe num tamanho legível e transforma a barra desenhada em número quando a coluna fica estreita demais. A resposta conta o que foi feito, por exemplo, "tirei a coluna de foto (não cabia num tamanho legível)", para você decidir se manda assim ou pede menos colunas.

A planilha não passa por isso: no Excel, coluna a mais só alarga a folha.

Perguntas comuns

Pedi grade e veio tabela. Por quê? O arquivo foi em Excel, e a grade só existe no PDF. Peça "em PDF, em grade".

Tirei a foto e ela continua no PDF. Por quê? O desenho é grade, e na grade a foto é o cartão. Peça "em tabela, sem foto".

Dá para escolher quantos itens vão em cada página do PDF? Não. O PDF da lista põe na página o que couber. Na grade você escolhe 2, 3 ou 4 cartões por linha, e com 2 os cartões ficam maiores.

Veio a coluna de foto, mas várias fotos estão vazias. É defeito? Não. Leia o rodapé com 📷: ele diz quantos produtos não têm foto cadastrada. Quem resolve é quem cadastra as fotos no catálogo.

Pedi "tamanho" e veio "não achei". O que faço? A Dri só reconhece os atributos que estão no cadastro da loja. Peça pelo nome que aparece na ficha do produto, por exemplo "altura da embalagem" ou "largura".

A coluna que pedi não veio. Por quê? Leia o aviso da resposta: a loja pode não ter aquele atributo, ou o nome não foi reconhecido. Diga com outras palavras.

Dá para deixar esse layout como padrão? Pela conversa não se salva padrão; ver Modelos de arquivo da lista: de quem é o layout.

Para os recortes da lista, ver Gerar uma lista de produtos pelo WhatsApp. Para o arquivo da cotação, que não muda colunas pela conversa, ver Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp.