Representantes e permissões

Resumo

Na maioria das vezes a representação já vem do ERP: com o ERP conectado, a Vendria cria sozinha as representações que o ERP declara. Então o primeiro passo é conferir a lista em Representantes. Se ela aparece com Só ERP na coluna Origem, o ERP a declara mas ela ainda não virou representação aqui (quase sempre por falta de documento): use Criar na Vendria, na própria linha. Se ela não aparece, procure em Falta alguém?, que busca no cadastro completo do ERP. Só quando ela não está nem no ERP você a cadastra em Novo Representante. Depois, abra a ficha, vá à aba Membros e cadastre o Sócio com o Telefone (WhatsApp) e/ou o Email dele. O primeiro membro entra sempre como Sócio. Nada é enviado no cadastro: passe ao Sócio o contato da Dri (o telefone cadastrado o liga à Dri no WhatsApp) ou, na linha dele em Membros, clique em Confirmar conta e escolha Por e-mail. Depois que o Sócio confirma a conta, é ele quem inclui o resto da equipe; até lá, você também inclui membros, em Novo Membro.

Onde fica

No menu da sua conta, em Representantes. A tela tem uma lista só, Representantes e cadastro do ERP, com uma linha por representação, e o botão Novo Representante no topo.

O que é uma representação

É uma empresa de fora que vende em seu nome: um escritório de representação, com sócios e vendedores próprios, contrato (o mandato) e carteira de clientes própria. É diferente de um vendedor interno, que é da sua folha e se cadastra em Usuários.

Na Vendria, quem tem o vínculo com a sua empresa é a representação, não cada pessoa: as pessoas entram como membros dela, e o acesso de todas vem do mandato.

Antes de cadastrar: confira se ela já veio do ERP

Na maioria das vezes a representação já está na lista. Com o ERP conectado, a Vendria lê os representantes que o ERP declara e cria a representação sozinha. Procure na lista pelo nome, documento ou código:

• Ambos ou Só Vendria na coluna Origem: a representação já existe. Abra a ficha e siga para o Sócio (ver a seção sobre o Sócio, abaixo).
• Só ERP: o ERP declara, mas a Vendria não conseguiu criar (quase sempre por falta de documento). Use Criar na Vendria (ver a seção sobre as linhas Só ERP, abaixo).
• Não aparece: use Falta alguém? para procurar no cadastro completo do ERP.

Cadastrar uma representação que não está no ERP

1. Clique em Novo Representante.
2. Preencha o Nome (obrigatório) e, se tiver, CNPJ, Razão social, Telefone, Email, Registro CORE e UF do CORE.
3. Clique em Salvar.

A representação nasce com um mandato ativo com a sua empresa, cobrindo todas as lojas, e a tela abre a ficha dela. Lá você inclui os membros, ajusta o mandato (comissão, território, lojas) e monta a carteira. Ver A ficha de uma representação: mandato, membros e carteira.

⚠️ "Já existe uma empresa representante com este CNPJ." quer dizer que a representação já está na Vendria, cadastrada por outra empresa. Não crie outra com CNPJ diferente: peça ao suporte da Vendria para abrir o mandato com a que já existe.

Depois: cadastre o Sócio em Membros

Com a representação na lista, olhe a coluna Membros. Com 0, abra a ficha, vá à aba Membros, clique em Novo Membro, escolha Pessoa nova e cadastre o Sócio com o Telefone (WhatsApp) e/ou o Email dele. O primeiro membro entra sempre como Sócio, e é ele quem inclui o resto da equipe.

Os dois contatos juntos são o melhor: o telefone liga o Sócio à Dri no WhatsApp e deixa ele entrar no site pelo celular, e o e-mail é por onde vai o pedido de confirmação da conta. Nada sai no cadastro: o pedido de confirmação só vai quando você clica em Confirmar conta, na linha dele, e escolhe Por e-mail. Ver Como uma representação começa na Vendria: o Sócio primeiro, a equipe depois.

As colunas da lista

• Empresa / Nome no ERP: o nome da representação (clique para abrir a ficha).
• Documento: CNPJ, ou CPF de quem representa como pessoa física.
• Origem: Ambos (existe na Vendria e o ERP declara código para ela), Só Vendria (criada à mão, sem código do ERP) ou Só ERP (código que o ERP declara e que ainda não virou representação aqui).
• Código ERP: os códigos do ERP ligados à representação, um selo por código.
• Situação: só nas linhas do ERP: Vinculado ou o motivo de a linha ainda não ter par.
• Membros, Comissão e Clientes: quantas pessoas, a taxa do mandato e o tamanho da carteira.
• Sócio confirmou: Sim quando o Sócio já confirmou a conta e passou a administrar a equipe; Não, com o lembrete "peça a confirmação na aba Membros".
• Mandato: Ativo, Encerrado ou Sem mandato. Linha com mandato encerrado aparece esmaecida.

As linhas "Só ERP" e o botão Criar na Vendria

A lista não esconde nada do que o ERP declara. Um código que o sync não conseguiu transformar em representação (quase sempre por falta de documento) aparece como Só ERP, com o motivo, e com o botão Criar na Vendria.

Esse botão abre Criar representação na Vendria: informe o CNPJ da empresa (ou use o que o ERP declara) e confirme. O código passa a apontar para a representação, com mandato ativo. Se já existir uma representação com aquele CNPJ, o código junta-se a ela.

⚠️ Quando o código foi ligado à mão a uma pessoa, a janela avisa: criar a representação tira o código da pessoa e o passa para a empresa.

Nem toda linha Só ERP tem esse botão. Quando o código já tem dono, seja uma representação sem mandato com a sua empresa (a linha diz vinculado a), seja um vendedor ligado pelo sync, aparece Abrir ficha, que leva à ficha de quem tem o código.

Linhas que esperam decisão de classificação também mostram Criar na Vendria, para quando a linha é mesmo uma representação; as outras escolhas dessa decisão ficam nos cartões do topo de Vendedores.

Falta alguém na lista?

A lista mostra o que o ERP marca como representante. Se você acha que falta alguém, clique em Falta alguém?: a busca Procurar no cadastro completo do ERP procura em todo o cadastro, inclusive linhas que o ERP não marca como representante. Incluir traz a linha para a lista; já no cadastro quer dizer que ela já está lá.

O mandato liga e desliga o acesso

Enquanto o mandato está ativo, os membros da representação alcançam as lojas que ele cobre.

⚠️ Mandato sem loja escolhida cobre TODAS as lojas ativas da sua empresa, inclusive as que você abrir depois. Se a representação atende só parte da operação, marque as lojas no mandato.

Encerrar mandato corta o acesso de todos os membros de uma vez: o gesto certo quando a relação comercial termina, sem precisar desativar pessoa por pessoa. Vencer o prazo do contrato não encerra nada sozinho.

O que cada membro vê

Depende do papel da pessoa dentro da representação:

• Vendedor vê as próprias cotações. Os pedidos que chegam para a representação sem dono começam restritos a Sócio e Administrativo; o Sócio pode abrir essa fila a toda a equipe em Permissões (o Administrativo também, se a chave Permissões pelo Administrativo deixar), e aí o Vendedor também os vê.
• Administrativo vê e edita as cotações de toda a equipe. Se o Sócio permitir (começa permitido), também inclui, edita e remove Administrativos e Vendedores, mas não mexe em Sócio.
• Sócio vê e edita as cotações de toda a equipe e administra as pessoas.

Os clientes são outra conta: a carteira é da representação, e todos os membros alcançam os clientes dela, qualquer que seja o papel.

Ninguém da representação vê os clientes dos seus vendedores internos, nem os de outra representação. Ser Sócio de uma representação que não tem mandato com a sua empresa não dá acesso nenhum aqui.

⚠️ Colega desativado continua aparecendo para quem tem papel de equipe (Sócio e Administrativo), de propósito: cobrir quem saiu de férias ou da empresa é justamente o caso de uso, e o documento dele não some com a conta.

Quando dá errado

"Não foi possível carregar o cadastro de representantes do ERP.": a leitura do ERP falhou. As representações da Vendria continuam listadas; as linhas do ERP voltam com Tentar novamente.

"Nenhum representante cadastrado.": a sua empresa ainda não tem nenhuma representação, e o ERP não declara nenhuma.

A busca da lista não acha: ela procura por nome, documento ou código. Para o que o ERP não marcou como representante, use Falta alguém?.