# Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp

> Exporte a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp com a Dri: o que o botão Exportar faz, quem confirma o pedido e o que fazer com cada aviso.

Fonte: https://vendria.com/ajuda/exportar-cotacao-pelo-whatsapp

## Resumo

Exportar pelo WhatsApp é você tocar em **Exportar** na mensagem da cotação e
escolher **Excel** ou **PDF**: o arquivo chega na conversa, a cotação ganha a
marca de exportada e a conversa se encerra. Se você é administrador da empresa
ou da loja daquela cotação, a Dri também tenta confirmar o pedido, e se algo
impedir, a mensagem que vem com o arquivo diz o quê. Para o vendedor e o
representante, a cotação continua em rascunho e se confirma pela tela.

O que exportar pelo WhatsApp não faz: em regra, não grava nada no ERP, mesmo
quando o pedido é confirmado ali; a gravação no ERP sai pela tela do pedido.
Pedir o arquivo por escrito (*"manda em PDF"*) também não é exportar: entrega
só o arquivo, e a cotação fica como estava, em rascunho e aberta na conversa.
Os modelos customizados de pedido não se escolhem pela conversa, só pelo menu
**Exportar** da cotação na Vendria.

## O que é

Depois que a Dri monta a cotação no WhatsApp, ela oferece os botões
**[Exportar]** e **[Adicionar itens]**. Tocando em **Exportar**, aparecem
**[Excel]** e **[PDF]**, e o arquivo chega na conversa.

Exportar pelo WhatsApp é mais do que baixar: é dizer *"estou mandando este
pedido"*. Por isso o toque no botão faz outras coisas além de gerar o arquivo,
e pedir o arquivo por escrito não faz. As duas seções seguintes explicam a
diferença.

Para baixar a cotação pela tela, ver [Baixar a cotação em PDF, Excel ou CSV: o menu Exportar e os modelos](/ajuda/baixar-a-cotacao-pdf-excel-e-modelos).

## Pedir o arquivo por escrito não é exportar

Pedir o arquivo em palavras entrega só o arquivo; tocar em **Exportar** é que
exporta. Esta é a diferença que mais engana:

- *Tocar em [Exportar]* e escolher o formato (ou escrever exatamente o
  rótulo do botão) é exportar. O documento é marcado como exportado, a Dri
  tenta confirmar o pedido e a conversa se encerra.
- *Pedir o arquivo em palavras* (*"manda o primeiro pedido em PDF"*) entrega
  *só o arquivo*. O documento continua exatamente como estava: em rascunho,
  sem marca de exportação, nada vai ao ERP, e a conversa segue aberta na mesma
  cotação. A mensagem avisa: *"📄 Só o arquivo: o pedido continua em rascunho e
  nada foi enviado ao ERP."*

A regra por trás: nenhum passo sem volta sai de uma frase que não o pediu.

O efeito colateral é proposital: sem a marca de exportação, a cotação não entra
na resposta de *"o que está pendente pra mim?"*. Um rascunho que ninguém
exportou não é tarefa pendente de ninguém.

## O que acontece quando você toca em Exportar

Tocar em **Exportar** gera o arquivo, marca a cotação, tenta confirmar o pedido
e encerra a conversa, nesta ordem:

1. A Dri gera o arquivo no formato escolhido e manda na conversa, com a
   contagem de itens (*"Planilha enviada! 12 itens."*). Item sem produto do
   catálogo e item com quantidade zero ficam fora do arquivo, e a legenda do
   arquivo diz quantos entraram do total (por exemplo, "2 de 16 itens").
2. O documento ganha a marca de exportado: na lista de cotações ele passa a
   aparecer como **Exportado**, com há quanto tempo.
3. A Dri tenta confirmar o pedido, o que só acontece em alguns casos (veja a
   seção sobre quem confirma).
4. Junto do arquivo chega o aviso sobre o pedido, quando há um: cliente
   faltando, pendência de conferência, item zerado, falta de estoque, pedido
   mínimo e outros. Numa cotação só, sai um aviso, o que mais pesa. Numa
   compra com mais de uma loja, sai um por motivo.
5. A conversa é encerrada. A cotação continua salva em **Cotações**, mas deixa
   de estar aberta na conversa: a próxima mensagem começa um atendimento novo e
   só mexe nela se você disser qual é. Ver a seção *Depois de exportar: mexer de
   novo na cotação*.

## Quem confirma o pedido ao exportar pelo WhatsApp

Pelo WhatsApp, o pedido só é confirmado quando quem exporta é *administrador*
da empresa ou da loja daquela cotação. Para o vendedor e o representante, o
toque em **Exportar** entrega o arquivo e deixa a cotação em rascunho, com a
marca de exportada. A mensagem diz: *"📄 Enviei o arquivo. O pedido ainda não
foi criado: abra a cotação na Vendria e confirme para gerá-lo."*

Isso é decisão, não falha: no WhatsApp não há tela para mostrar o que o pedido
vai levar antes de confirmá-lo. O vendedor confirma pela tela da cotação. Ver
[Confirmar o orçamento: direto ou depois que o cliente aceitou](/ajuda/confirmar-o-orcamento).

A exceção é quando falta algo sem o qual o pedido nem pode ser montado. Aí a
mensagem não é a do 📄, para ninguém: numa loja que envia pedidos ao ERP, uma
cotação sem cliente chega com *"🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: falta
informação que o ERP exige para montar o pedido"*. Na grande maioria das vezes,
o que falta é o cliente. A seção dos avisos diz o que pode faltar e onde
resolver cada um.

## Depois de exportar: mexer de novo na cotação

Depois que você toca em **Exportar**, a conversa foi encerrada e a cotação
deixou de estar aberta nela. Para mexer de novo, diga à Dri qual cotação é, ou
ajuste pela tela.

- *Acrescentar itens*: itens mandados sem dizer a cotação viram uma cotação
  *nova*, porque a exportada já não está aberta na conversa. Para completar a
  exportada pela conversa, diga qual é: *"na cotação de ontem, põe mais 2
  AB10371"* ou *"na última cotação"*. Isso vale enquanto a cotação não foi
  confirmada. Se mais de uma serve, a Dri pergunta *"Em qual cotação eu
  mexo?"*, e a conversa passa a mexer na que você escolher. Ver [Recomeçar, encerrar e os comandos da conversa](/ajuda/recomecar-encerrar-e-comandos-da-conversa).
- *Prazo, forma de pagamento, desconto*: a Dri muda essas condições só na
  cotação aberta na conversa. Logo depois do export, ela responde *"Não tem
  cotação aberta nesta conversa para eu ajustar."* Diga a condição *antes* de
  tocar em **Exportar**, ou escolha na tela da cotação. Ver [Mudar as condições do pedido pelo WhatsApp](/ajuda/mudar-as-condicoes-do-pedido-pelo-whatsapp).
- *Abrir de novo*: toque no link da mensagem da cotação, ou abra pela lista em
  **Cotações**, ajuste e confirme por ali. Para vendedor e representante ela
  continua em rascunho, então dá para editar, pela tela ou pela conversa.
- *Exportar outra vez*: o botão **Exportar** da mensagem da cotação continua
  valendo enquanto ela não foi confirmada, porque leva o número da cotação. Ele
  gera o arquivo de novo e encerra a conversa de novo. Se a cotação já foi
  confirmada, a Dri responde *"⚠️ Esta cotação não está mais aberta para
  exportação."*
- *Quer continuar mexendo pelo WhatsApp?* Peça o arquivo por escrito
  (*"manda em PDF"*): sai só o arquivo, e a conversa continua aberta na mesma
  cotação, pronta para o próximo ajuste.

## Os avisos que chegam com o arquivo exportado

O arquivo sai em todos os casos, e você pode mandá-lo ao cliente: os
avisos falam do *pedido*, não do arquivo. Alguns impedem a confirmação; os
outros só descrevem o pedido que saiu.

Impedem:

- *informação que o ERP exige*: *"🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: falta
  informação que o ERP exige para montar o pedido"*. O que pode faltar, e onde
  resolver:
  - o **cliente** da cotação, numa loja que envia pedidos ao ERP. Escolha no
    quadro do cliente na tela da cotação, ou diga o cliente à Dri *antes* de
    tocar em **Exportar** (*"é da Casa Modelo"* ou o CNPJ): o toque em
    **Exportar** grava na cotação o cliente escolhido na conversa. Ver
    [Escolher o cliente da conversa no WhatsApp](/ajuda/escolher-o-cliente-na-conversa) e [O cliente da cotação: identificar, definir e trocar](/ajuda/o-cliente-da-cotacao);
  - se o cliente que você quer ainda não está cadastrado, não há o que
    escolher: peça o cadastro antes. Ver [Pedir o cadastro de um cliente novo](/ajuda/pedir-o-cadastro-de-um-cliente-novo);
  - um cliente escolhido, mas sem CNPJ no cadastro: o pedido do ERP é
    identificado pelo CNPJ. Se a venda é para uma empresa, escolha o cadastro
    com CNPJ; se é para pessoa física, o pedido não vai ao ERP;
  - num pedido de grupo, as quantidades distribuídas entre as empresas: sem
    elas não há para quem faturar. Distribua os itens na tabela da cotação, ou
    escolha a empresa que fatura o pedido inteiro;
  - a **forma de pagamento**, quando o ERP da loja exige uma, nada foi
    escolhido e a conexão com o ERP não tem uma forma padrão;
  - um cliente com título vencido, quando a loja bloqueia esse caso;
  - nas lojas com a trava completa ligada, também um preço que o ERP não deixa
    calcular. A tela da cotação diz qual é.
- *pedido mínimo*: *"🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: o total está abaixo
  do pedido mínimo desta loja"*. Abra a cotação na tela para ver quanto falta.
- *cliente que o ERP recusa*: *"🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: o ERP desta
  loja recusa este cliente"*. O ERP só aceita pedido de cliente cadastrado nele,
  sem duplicidade e sem bloqueio. Abra a cotação para ver o motivo exato, acerte
  o cadastro no ERP (ou peça a quem cadastra clientes), use *Conferir no ERP* e
  exporte de novo. Sem o botão, a recusa é conferida de novo com o ERP quando
  você abre a cotação ou exporta outra vez, passados uns dez minutos da última
  conferência.
- *código repetido*: *"🚫 Este pedido NÃO foi confirmado: o mesmo código está
  em mais de uma linha, e o ERP desta loja não aceita código repetido no
  pedido. Junte as linhas numa só (ou mantenha só uma) na cotação e confirme de
  novo."* Isso só acontece nas lojas cujo ERP recusa o mesmo código em duas
  linhas. Logo abaixo, a mensagem diz qual código está repetido.

Só avisam:

- *pendência de conferência*: a leitura saiu como estava; abra a cotação na
  tela, confira e exporte de novo se algo mudar;
- *item com quantidade zero*: aquele item não entrou no pedido;
- *falta de estoque sem decisão*: a quantidade pedida foi *inteira* para o
  pedido e para o arquivo. Decida na linha da cotação, na tela (ver [Estoque na cotação: o aviso de falta e as saídas](/ajuda/estoque-na-cotacao)), e exporte de novo;
- *prazo em branco, forma de cobrança que falta para o prazo negociado, rateio
  por filial recusado*: o pedido existe na Vendria, mas vai ter problema na
  hora de ir ao ERP. Cada aviso diz o que escolher ou corrigir na tela da
  cotação.

O aviso de que a forma de pagamento vai com o padrão da conexão, quando
ninguém escolheu uma, não vem na mensagem do WhatsApp: ele só aparece na tela
da cotação.

## O ERP e a exportação pelo WhatsApp

Em regra, exportar pelo WhatsApp *não grava nada no ERP*, mesmo quando o
pedido é confirmado ali. A gravação no ERP sai pela tela do pedido, onde dá
para ver os avisos antes de mandar. Quando a sua loja envia pedidos ao ERP,
confira a cotação na tela depois de exportar. Ver [Quando o pedido confirmado não entra no ERP](/ajuda/quando-o-pedido-confirmado-nao-entra-no-erp).

## Exportar uma compra com mais de uma loja

Quando a cotação virou uma compra com pedidos de lojas diferentes, a
exportação gera *um arquivo por loja*, e a mensagem diz quantos saíram
(*"3 arquivos enviados!"*), com uma linha por loja e a contagem de itens de
cada uma.

Se a sua empresa trata cada pedido da compra como independente, só o pedido
desta conversa pode ser confirmado por ali. A mensagem avisa: *"Confirmei só o
pedido desta conversa. Os demais desta compra se confirmam na web, um a um"*.

## Modelos de arquivo na exportação pelo WhatsApp

Pelo WhatsApp, o arquivo da cotação sai no modelo padrão daquele formato, o
mesmo do download pela tela sem escolher modelo.

- No **PDF**, a Dri não pergunta modelo: sai direto.
- No **Excel**, se a loja tem planilhas de pedido cadastradas, a Dri pergunta
  *"Qual formato deseja usar?"* e mostra **Padrão Vendria** junto com o nome
  de cada planilha. Com até três opções elas vêm em botões; com mais, você
  responde o número. Sem planilha cadastrada, o arquivo sai direto.
- **Padrão Vendria** é o modelo padrão de Excel da sua empresa, ou o da
  representação creditada na cotação, quando ela tem um.
- Numa compra com mais de uma loja ela não pergunta: cada loja sai no seu.
- Os modelos customizados de pedido (aqueles que, na tela, aparecem no atalho
  ★ e em **Escolher modelo…**) não se escolhem pela conversa. Para usar
  um deles, abra a cotação na Vendria e use o menu **Exportar**. Ver [Modelos de exportação de pedidos e cotações: padrão, customizados e atalhos ★](/ajuda/modelos-de-exportacao-de-pedidos).

Para saber quais modelos existem, peça *"quais modelos eu tenho?"*: ela lista
os modelos de exportação, separados entre os da lista do catálogo e os de
pedidos e cotações, e as planilhas de pedido da loja.

Pedir a lista de produtos num modelo nomeado (*"manda a lista no modelo Time
Interno"*) já é entrega: ela gera o arquivo da lista naquele modelo. Isso vale
para a *lista*, não para a cotação. Ver [Modelos de arquivo da lista: de quem é o layout](/ajuda/modelos-de-arquivo-da-lista).

## Foto, colunas e itens por página no arquivo da cotação

O PDF da cotação já sai com a foto de cada item que tem foto cadastrada, quando
a sua empresa não fixou colunas no modelo de PDF. Item sem foto sai sem ela, e
se nenhum item tem foto a coluna nem aparece.

- No **Excel** da cotação, sem colunas fixas, a coluna **Imagem** traz um link
  *Ver imagem*, e não a foto dentro da célula.
- Com um modelo de colunas fixas, a foto só sai se o modelo tiver a coluna de
  imagem. Quem muda o modelo é o administrador. Ver [Colunas, unidade, filial e formatação de um modelo de exportação de pedido](/ajuda/regras-do-modelo-de-exportacao-de-pedidos).
- Pela conversa não dá para tirar, acrescentar ou renomear coluna do arquivo da
  cotação, nem escolher itens por página ou grade. Isso é da *lista de
  produtos*, não da cotação.
- Para mandar ao cliente um catálogo com foto dos itens da cotação, peça uma
  lista de produtos com os códigos desses itens. Ver [Gerar uma lista de produtos pelo WhatsApp](/ajuda/gerar-lista-de-produtos-pelo-whatsapp).

## No celular, no computador, no chat próprio e no Telegram

Os botões **[Exportar]**, **[Excel]** e **[PDF]** funcionam igual no WhatsApp
do celular, no do computador, no chat próprio da Dri e no Telegram, e o arquivo
chega na mesma conversa em que você pediu. Tocar em **Exportar** não abre
formulário: a Dri pergunta o formato na própria conversa.

No chat próprio, o arquivo aparece na conversa e abre numa prévia, com o botão
**Baixar**. Ver [Onde falar com a Dri: WhatsApp, chat próprio e Telegram](/ajuda/onde-falar-com-a-dri).

Quem confirma o pedido ao exportar é decidido pela pessoa, não pelo canal: a
regra da seção *Quem confirma o pedido ao exportar pelo WhatsApp* vale nos três.

## Quando o arquivo exportado não sai

Se o arquivo não chegar, a Dri avisa e manda o link da cotação para baixar pela
Vendria: *"Não consegui entregar a planilha aqui no WhatsApp. Peça de novo. Se
continuar, baixe pelo site:"*, seguido do link. O link abre a cotação, e lá o
menu **Exportar** baixa o arquivo. No chat próprio e no Telegram, a frase
nomeia o canal em que você está.

Se o arquivo não saiu, a cotação não é marcada como exportada e a conversa não
fecha: toque em **Exportar** de novo. Numa compra com mais de uma loja, ela
conta o que saiu e o que não saiu (*"2 de 3 arquivos enviados."*, com uma linha
por loja) e termina com *"Toque em Exportar para tentar novamente."*

O arquivo nunca some em silêncio: uma mensagem de "enviado" sobre um arquivo
que não chegou seria pior que o erro.

## Erros comuns

- *Tocar em **Exportar** querendo só o arquivo.* Exportar marca a cotação como
  exportada e encerra a conversa; para administrador, também confirma o pedido.
  Para só receber o arquivo, peça em palavras: *"manda em PDF"*.
- *Pedir o arquivo em palavras achando que exportou.* *"Manda em PDF"* entrega
  só o arquivo: a cotação continua em rascunho e nada vai ao ERP.
- *Exportei e a cotação continua Rascunho.* É o normal para vendedor e
  representante: confirme pela tela.
- *Pedi o PDF e a conversa não fechou.* Pedir por escrito entrega só o
  arquivo. Para exportar de fato, toque em **Exportar**.
- *Perguntar "como faço isso?" logo depois do aviso.* O **Exportar** encerra a
  conversa, e a mensagem seguinte começa um atendimento novo, que não tem o
  aviso anterior. Diga o que quer: *"como escolho o cliente da cotação?"*.
- *Mandei mais itens depois de exportar e virou outra cotação.* Depois do
  **Exportar** a conversa encerra. Diga à Dri em qual cotação pôr os itens
  (*"na última cotação, põe mais 2 AB10371"*), acrescente pela tela da cotação
  exportada, ou apague a cotação nova e ajuste a exportada.
- *Tocar em **Adicionar itens** numa mensagem antiga.* Ele só vale enquanto a
  conversa daquela cotação está aberta; depois do export, os itens vão para uma
  cotação nova.
- *A planilha não chegou e a Dri mandou um link.* Peça de novo. Se repetir,
  abra o link e baixe pelo menu **Exportar** da cotação, ou peça o PDF.
- *Pedir "o PDF do pedido com 4 itens por página".* Itens por página e grade
  não existem no arquivo da cotação; são da lista de produtos.
- *O cliente recebeu um item sem estoque.* Sem decisão na linha, a
  quantidade pedida vai inteira. Decida na cotação e exporte de novo.

## Perguntas comuns

**O que faço depois de exportar a cotação pelo WhatsApp?** Mande o arquivo ao
cliente. Se você é vendedor ou representante, abra a cotação pelo link e
confirme para gerar o pedido; o que faltar (cliente, prazo, forma de pagamento)
se escolhe ali.

**Exportei e veio "NÃO foi confirmado": o que falta?** Quase sempre o cliente
da cotação. Também pode ser a forma de pagamento, as quantidades de um pedido
de grupo, um cliente com título vencido, o pedido mínimo da loja, um cliente
que o ERP recusa ou o mesmo código em duas linhas, nas lojas cujo ERP não
aceita isso. A seção dos avisos lista cada caso e onde resolver.

**O PDF que veio com o aviso pode ir para o cliente?** Pode. O arquivo é o
orçamento e saiu normalmente; o aviso é sobre virar pedido.

**Como evito o aviso de cliente faltando?** Diga o cliente à Dri antes de tocar
em **Exportar** (*"é da Casa Modelo"* ou o CNPJ), ou escolha o cliente na tela da
cotação.

**Posso pedir para a Dri mudar o prazo depois de exportar?** Logo depois, não:
a conversa encerrou, e a Dri responde que não tem cotação aberta na conversa.
Mude pela tela da cotação, ou diga o prazo antes de tocar em **Exportar**.

**Por que eu, vendedor, não confirmo pelo WhatsApp?** Porque o WhatsApp não tem
tela para mostrar o que o pedido vai levar antes de confirmar. Você confirma
pela tela da cotação; ver a seção *Quem confirma o pedido ao exportar pelo
WhatsApp*.

**Dá para escolher o modelo do arquivo pela conversa?** Só entre o **Padrão
Vendria** e as planilhas de pedido da loja, no Excel. Os modelos customizados
de pedido se usam pela tela da cotação.