# Baixar a cotação em PDF, Excel ou CSV: o menu Exportar e os modelos

> Baixe a cotação ou o pedido em PDF, Excel ou CSV pelo menu Exportar, com os atalhos e modelos da empresa, prévia e o Baixar tudo da compra.

Fonte: https://vendria.com/ajuda/baixar-a-cotacao-pdf-excel-e-modelos

## Onde fica

No menu, em **Cotações**, abra a cotação ou o pedido. O botão **Exportar** fica
na barra do alto da página, ao lado de **Outras ações**. Numa compra com vários
pedidos, a página da compra tem o botão **Baixar tudo**, que baixa todos os
pedidos num arquivo .zip.

O menu **Exportar** só baixa arquivos. Ele não envia nada ao cliente nem ao ERP.

### Um pedido que já está no ERP: um botão por aba

Quando a cotação já virou pedido no ERP, a página dela passa a ter **abas**: uma
por pedido e, por último, **Cotação original**. Aí cada aba tem o seu botão de
arquivo, e a barra do alto não serve as duas:

| Onde você está | O botão |
|---|---|
| Cotação sem pedido no ERP | **Exportar**, no alto, como sempre |
| Aba de um **pedido** do ERP | **Baixar cópia do pedido (PDF)**, nas ações do cabeçalho do pedido, ao lado de **Copiar link**. O **Exportar** do alto não aparece |
| Aba **Cotação original** | **Exportar cotação**, no alto: o mesmo menu, com o nome que diz de qual aba é o arquivo |
| Cotação com abas que ainda fica na cotação (envio incompleto, ou o endereço aponta uma linha) | **Exportar cotação**, no alto |
| Comprador | **Exportar**, no alto (o comprador não tem abas) |

A diferença de nome é proposital: o mesmo botão gerando arquivos diferentes
conforme a aba confundia. **Exportar cotação** baixa a cotação, o que o cliente
pediu, com os modelos da empresa; **Baixar cópia do pedido (PDF)** baixa a cópia
**daquele** pedido como o ERP o gravou, e só aparece depois que a leitura do pedido
chegou. Ver [O pedido como ele ficou no ERP](/ajuda/o-pedido-no-erp).

## O que tem no menu Exportar

De cima para baixo:

1. **Orçamento padrão** (*"No modelo e no formato em uso"*): baixa o orçamento
   como ele está agora, no modelo de orçamento que a empresa usa e no formato desse
   modelo. Em PDF é o mesmo papel que o cliente receberia se você enviasse agora;
   em Excel, a planilha com as colunas do modelo. Só aparece na cotação: num pedido
   confirmado o orçamento não existe mais.
2. **Os atalhos ★**: um por modelo que o administrador da sua empresa marcou
   como atalho. Cada um mostra o nome do modelo e o formato embaixo (por
   exemplo, "Excel"). Um clique baixa o arquivo pronto.
3. **Escolher modelo…**: abre a janela onde você escolhe qualquer modelo da
   empresa, cada um no formato dele, e vê uma prévia antes de baixar.
4. **Baixar arquivo**: os formatos simples: **PDF**, **Excel**, um **Excel (…)**
   para cada configuração de planilha da empresa, **CSV** e, quando o pedido
   tem rateio entre filiais, **Por filial (CSV ERP, .zip)**, com um arquivo por
   filial.

Se aparecer **Sem permissão para o atalho**, a sua conta não consegue ler os
modelos. Peça ao administrador da empresa.

## Baixar com um atalho ★

Clique no atalho e o arquivo baixa com o número do documento no nome. Não há
janela nem prévia.

Se o modelo converte quantidades em caixas e algum item não tem a quantidade por
caixa cadastrada, o atalho não consegue montar o arquivo: aparece *"Faltam
fatores de embalagem. Abra "Escolher modelo…" para ajustar."* e a janela
completa abre sozinha, já no ponto de resolver (seção abaixo).

## Escolher modelo: passo a passo

1. Em **Exportar**, clique em **Escolher modelo…**. A janela se chama
   **Exportar cotação** (ou **Exportar pedido**, depois de confirmado).
2. Em **Modelo**, escolha um dos modelos da empresa. Cada opção mostra, à
   direita, o formato em que sai: o formato é do modelo, e a janela não pergunta
   outro. As primeiras opções são o **Modelo padrão** de cada formato (**Excel**,
   **PDF**, **CSV** e **Texto (.txt)**), sem modelo nenhum. Os marcados com ★ são
   os atalhos. Na cotação a lista traz também os modelos de orçamento da empresa,
   inclusive as cópias dos **Extras**: em PDF eles baixam o papel que o cliente
   recebe, em Excel a planilha com as colunas do modelo. No pedido eles não
   aparecem.
3. Confira a **Pré-visualização**, que mostra as primeiras linhas como vão sair.
4. Clique no botão, que diz o formato: **Baixar Excel**, **Baixar PDF**, e assim
   por diante. O arquivo sai com o nome do documento.

Mudar as colunas ou o formato de um modelo é tarefa do administrador da empresa:
a janela não ajusta o modelo na hora.

## O que dá para configurar, e quem configura

| O quê | Quem | Onde |
|---|---|---|
| Os modelos de arquivo do pedido e da cotação: colunas, títulos, layout | o administrador da empresa | **Catálogo e exportações**, na aba **Orçamentos e pedidos** |
| O modelo do orçamento enviado ao cliente (na cotação ele aparece também no campo **Modelo** da janela) | o administrador da empresa | no mesmo lugar, na linha **Orçamento enviado** da lista **Modelos** |
| Os atalhos ★ que aparecem no menu **Exportar** | o administrador da empresa | no mesmo lugar, marcando o modelo como atalho |
| O formato e o modelo, pela conversa | quem está exportando, pedindo à Dri | *"manda em PDF"*, *"quais modelos eu tenho?"* |

O vendedor escolhe entre os modelos que existem, mas não muda o modelo. Ver [Modelos de exportação de pedidos e cotações: padrão, customizados e atalhos ★](/ajuda/modelos-de-exportacao-de-pedidos) e [Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp](/ajuda/exportar-cotacao-pelo-whatsapp).

## As tabelas extras do pedido confirmado

Num pedido já confirmado, o download pela janela leva junto, em arquivos
separados, as tabelas extras que o pedido tiver (a janela avisa: *"Os itens que
não entraram e os de pré-venda, quando houver, saem em arquivos separados ao lado
do pedido."*):

- **Itens que não entraram (demanda futura)**: exporta, como uma segunda
  tabela, os itens que ficaram fora do pedido: por falta de estoque, por não
  estarem no catálogo, ou porque alguém os guardou para depois. O arquivo usa o
  mesmo nome com o sufixo "_nao_entraram".
- **Itens em pré-venda**: exporta, numa tabela separada, os itens vendidos como
  pré-venda, com a data de chegada. Sufixo "_pre_venda".
- **Empacotar em ZIP**: junta o pedido e as tabelas extras num .zip só.
  Desligado, os arquivos baixam separados. Fica indisponível sem tabelas extras
  ligadas ou com ajustes personalizados.

## Quando falta a embalagem para converter em caixas

Se o modelo converte quantidades em caixas e algum item não tem a quantidade por
caixa, a janela mostra **Embalagem ausente para conversão em caixas**, com a
lista dos códigos. Você tem duas saídas:

- preencher **Unidades por caixa** e clicar em **Salvar embalagem e
  pré-visualizar**: isso grava a embalagem no cadastro do produto;
- clicar em **Exportar sem caixas**: a janela troca para um modelo da empresa
  que não converte em caixas e refaz a prévia.

Item sem produto no catálogo aparece como *"Item sem produto no catálogo"* e não
recebe embalagem.

## Baixar a compra inteira: Baixar tudo

Na página da compra, **Baixar tudo** abre um menu com:

- os atalhos ★, cada um gerando um .zip;
- **Escolher modelo… (.zip)**: a mesma janela, chamada **Exportar
  compra**. A prévia mostra o primeiro pedido, e o download sai com um arquivo
  por pedido dentro do .zip;
- **Excel (.zip)**: *"Uma planilha por pedido"*;
- **CSV (.zip)**: *"Para importar no ERP"*.

Se você não alcança todos os pedidos da compra, o .zip sai só com os seus e o
nome do arquivo termina em "_parcial". Quando falta embalagem num dos pedidos, a
mensagem diz qual pedido e quais códigos.

⚠️ Quando a sua empresa trata os pedidos de uma compra como independentes, a
página da compra não tem **Baixar tudo**: cada pedido se baixa na página dele.

## Qual PDF mandar para o cliente

O **PDF** de **Baixar arquivo** é gerado na hora, a partir da cotação como ela
está agora, e pode trazer campos internos da sua empresa. O **Orçamento padrão**
é o papel do cliente, também desenhado da cotação de agora: serve para conferir
antes de enviar. Para mandar a proposta ao cliente, use **Enviar orçamento** e o
**PDF da versão (vN)**, que é o arquivo que fica registrado. Ver
[Enviar orçamento: congelar e entregar o PDF ao cliente](/ajuda/enviar-para-conferencia-pela-tela).

## Quando dá errado

- **"Você não tem permissão para ver os modelos de exportação."** A janela não
  consegue ler os modelos. Peça ao administrador da empresa.
- **"Sem linhas para pré-visualizar."** O documento não tem linhas que o modelo
  exporte.
- **"Nenhum modelo sem conversão em caixas disponível."** A empresa não tem
  modelo sem caixas; preencha a embalagem ou peça ao administrador.
- **O atalho que eu usava sumiu.** O administrador tirou o atalho do modelo. Ele
  continua em **Escolher modelo…**, no campo **Modelo**, enquanto o modelo
  existir. O atalho do orçamento deu lugar ao **Orçamento padrão**, o primeiro
  item do menu; num pedido confirmado ele não aparece.
- **Quero o arquivo pelo WhatsApp.** Peça à Dri na conversa. Ver [Exportar a cotação em Excel ou PDF pelo WhatsApp](/ajuda/exportar-cotacao-pelo-whatsapp).